Q: コロナ対策のテレワーク～実際にテレワークツールを導入した担当者の感想～
新型コロナウイルスの影響で、東京都内では従業員３００人以上の企業では５７．１％もの企業がテレワークを実施しているという調査結果が出ています。
『東京商工会議所 新型コロナウイルス感染症への対応について （2020年4月8日）』
弊社、株式会社バルテックでも多くの社員がテレワークを実施しています。
今回は私が一カ月、テレワークを実施してみた感想をメリットとデメリットを踏まえ、紹介します。
- コンテンツの目次
1.通勤時間が無いというメリット
1.通勤時間が無いというメリット
やはり通勤が無くなるというメリットは大きいです。
現在、早朝の満員電車に乗るのは大変危険であり、それがないだけでも大変なメリットがありますが、やはり「通勤の時間が無くなる」というのはとても大きかったです。私の通勤時間が比較的長いということもありますが（ドアtoドアで1時間半程度）朝の支度をしなくても良いこともあり1日に仕える時間は1日3時間以上も増えます。長い目で見るとものすごい時間です。
この時間を十分な睡眠時間に当てれば日中に眠くて集中できないということも無くなります。
読書、資格の取得などさまざまなことに使えれば。個人のプライベートの充実はもちろん、資格の勉強などに当てられれば会社にとってもいい効果があります。
2.運動不足
2.運動不足
意識的に改善しなくてはならないのが運動不足です。
普通に過ごすと一日のほとんどをデスクで過ごし、確実に運動不足になります。
私の場合一日中家にいるとどうしても間食もしがちになりますのでどこかで運動をしなくてはと思い、仕事前の20分ほど日照不足を防ぐ意味でも散歩しています。
一説には一日中座っていると喫煙に匹敵するほど体に悪いとも言われており、4時間座り続けると総死亡リスク（糖尿病や高血圧、ガンなども含め）が11%上昇するという研究もあります。
1時間に一回は立ち上がる習慣をつけるなどして適度に体をうごかしましょう。（1時間ごとのアラームなどを設置するなども有効かもしれません）
またGoogleやFacebookなどの企業では数年前から立ってデスクワークをする「スタンディングデスク」というの習慣が浸透しています。集中力や生産性が上がると言われており、この機会にやってみました。ノートパソコンを高さのある台に置いて立ってノートパソコンを操作してみましたが、確かに座ったまま７時間過ごすよりも体のだるさは残っていない感じがありましたが、正直…これを一日やると当たり前の話ですが足はかなり疲れました。20分立ったままノートPCに向かい5分座るというようバランスがちょうどいいかなと思いました。
以上は私の運動不足解消の方法ですが、テレワークという働き方を長期的にする場合、意識的に体調管理することが大切です。
3.家族との相談が必要
3.家族との相談が必要
うちで仕事をする時には家族とどのように風に折り合いをつけるかが問題になります。
私の家族構成は妻と1歳半の男の子の3人家族ですが、はじめは、ちょっとした家事や子供の様子を見ながらも働けるかな。という気持ちもあり（ゴミ出しや、妻が料理をしている間だけでも子供の様子を見るなど）食卓やソファで仕事をしていましたが、当然のことながら子供が背中にしがみついてきますし、妻にも「子育てを手伝ってもらえる」という過剰な期待をもたせてしまい「ちょっと買い物してくるから見ててくれない？」というようなお願いをされるようになり。「テレワークは休日では無い」ということをしっかり伝えなくてはいけないと痛感しました…。
1時間の昼休みなど子供をつれて近くのスーパーなどに行くと結構体力を使ってしいまい、午後から仕事にスイッチが入らないということもありました。
せっかくなのでカフェなどで仕事ができればいいのですがコロナウイルスの影響でそれも叶わず、結局今は自室にこもって仕事をしています。（それでも部屋の外から子供の声が聞こえると気にはなりますが…。）
やはり家族とどの程度まで家事や子育てを手伝うかなどをしっかりと決めておかなくては集中して仕事に取り組めないと思いました。
私の場合は、電車の行き帰りの時間にしていた読書の時間がなくなってしまったため妻にお願いし、始業前と終業後の1時間は自室で読書などに当てさせてもらうことで仕事の前後でリフレッシュする時間を頂いています。この間に家と仕事の切り替えをしているという感じになっています。
現在、在宅勤務の拡大や子供の休校などの影響によるストレスでDVの増加なども懸念されています。家族としっかりと相談し、集中力を保って働けるバランスを考えることが大切と思います。
4.コミュニーケーションの問題
4.コミュニーケーションの問題
テレワークで問題になるのはやはり、コミュニケーションがとりづらいという問題があると思います。
今回のテレワークでは
・社内チャット
・スマートフォン無料内線
・WEB会議
の3つのツールで社内のコミュニーケーションをとりました。
私の業務が基本ブログやデザイン制作などの黙々とこなすタイプの仕事が多いということもありますが、そこまで大きくコミュニーケーションが取りづらいと思う場面は今のところありませんでした。
チャットで用件を伝え、無料内線機能を部署を超えての連絡が可能でしたのでむしろコミュニケーションの壁が低くなった感じすらありました。
ただ、よく見かける意見として、雑談や愚痴などをいう相手がおらず気分が落ち込んでくるという話もよく聞きます。
家族がうちにいれば雑談なども挟みながらできますが仕事の愚痴などは難しいです。
ビデオ通話機能で映像をお互いに共有しながら仕事をすることで雑談などもはさみながら緊張感の持続を図る企業も多いようです。
ただ昨今、利用者が急増しているあるクラウド型ビデオ会議システムではサーバーの暗号化がされておらずセキュリティ上の懸念から使用を禁止している国もあります。
外出が困難な現在、友人との飲み会などにクラウド型WEB会議システムを使うのはいいですが、ビジネスで使う場合は、自社にサーバーを設けるなど安全システムを使用することをお勧めします。
とりあえず1ヶ月間テレワークを実施してみましたが、いつまで今回のウイルス騒動が継続するかは全くわかりません。
テレワークがさらに長期化する場合なにか新たな問題が出てくる可能性もありますが、必要な場面で必要なツールを使い分け自己管理を怠らなければ今のところは滞りなく業務を遂行できています。
それではこの一か月間で使用したツールを紹介いたします。
これらのツールを使うことで滞りなく業務を行うことができました。
様々な働き方な合わせて最適にツールを選んでテレワークに役立てて頂きたいと思います。
5.今回使用したテレワークツール
5.今回使用したテレワークツール
1.リモートデスクトップ
まずはリモートデスクトップについて紹介します。
『VALTEC SWAN(バルテックスワン)』は、自社サーバーを使用してのリモートを行うためクラウド型やVPNを使用するよりも安全にリモートデスクトップが可能です。
バルテックスワンを使った担当者の感想
自宅のPCは現在あまり使用していない古いものでしたが、ソフトや性能がアクセス先のPCに依存するためフォトショップやイラストレーターなどのツールも過不足なく使用することができました。
自宅で作業をする場合、個人のPCにイラストレーターやフォトショップ、ワードやエクセルなどのアプリを導入するだけでも年間数万円単位の費用が掛かり、大変な負担になりますが、こちらは会社のPC内にあるアプリやシステムなどが全て使えるため会社にいる時と同じ状況で仕事ができます。
また会社のPCやUSBメモリを使ってのデータの持ち帰りでは紛失による情報漏洩のリスクも伴いますのでやはり在宅での仕事には圧倒的にリモートデスクトップおすすめです。
デメリットとしてリモートデスクトップ特有の微妙なタイムラグがあり気になる方もいるかもしれませんが、私として使っているうちに気にならなくなりました。月額でのレンタルもあるので気軽に申し込んでみてはいかがでしょうか。
2.内線通話機能
バルテックの『MOT/phone(モットフォン)』はスマートフォンから会社番号を発信できるアプリですが、内線通話も無料になるため気軽に電話が掛けることが可能になります。
上司や同僚などにちょっとした疑問や要件があっても「今は忙しそうだな」と話しかけづらい時もありますが、内線通話であれば手元のスマートフォンから電話を掛けられるため手軽に連絡を取ることができました。他部署に用があるときにもわざわざ出向いて話しかけるよりも使い慣れたスマートフォンから電話をかける方がストレスなくコミュニケーションが取れると感じました。
スマホをビジネスホンに。MOT/Phoneの詳細を確認する
3.社内チャット
社内限定のチャットツール『MOT/CHA(モッチャ)』を使えば、情報漏洩の心配をせずに気軽にやり取りができます。
画像のやり取りもスムーズに行えるため現場写真などの情報共有がよりスピーディーに行えます。
社内チャットMOT/CHA(モッチャ)を使った担当者の感想
メールでは文面を読みやすく整えたりあいさつ文を入れたりしないと失礼に当たるという印象がありますが、社内チャットであれば用件を手短に伝えることができメールよりもスピーディーにやり取りができました。何よりメッセージに既読がつくのは大変安心感があります。
LINEなどのツールであれば社内全員の連絡先を登録するのは難しく公私混同しますが、こちらは社員の連絡先はすべて自動で登録できるため部署間を超えて気軽に連絡をとることができました。
4.WEB会議システム
WEB会議もテレワークをする上では必須のツールとなります。
WEB会議のメリットとしては実際の会議と違い会議室を抑える必要もなく、時間を決めてすぐに集まることができ、別支店など遠方から参加する場合も交通費がかからないなどのメリットがあります。
バルテックのウェブ会議システム『VALTEC WEB MEETING（バルテックウェブミーティング）』は、サーバーを自社内に設置するため安全なやり取りができ、アプリのダウンロードや設定などが必要ないためスマートフォンやタブレットからも使えます。使い慣れたブラウザからすぐに入室することができました。
VALTEC WEB MEETING（バルテックウェブミーティング）のWEB会議を使った担当者の感想
１０分後にすぐ会議をしたい時もすぐに集まることができるため、複数人に伝えたいことがある場合などに大変重宝します。
WEB会議のデメリットとしてはやはり場の雰囲気が読み取りずらく、発言のタイミングが難しいという印象がありました。
WEB会議の際には議題をしっかりと決めておき会議の進行者が必ず一人一人に質問を振るなどして発言の順番をしっかりと決めることが重要と感じました。
5.勤怠管理システム
スマートフォンで出退勤打刻ができる『MOT/Cloud勤怠管理』により自宅から出退勤打刻が可能になります。打刻時にGPSで位置情報を記録するため不正も防止できます。
勤怠管理システムを使った担当者の感想
在宅の問題として公私のスイッチの切り替えが難しいという問題がありますが、私の場合バルテックスワンで会社で使い慣れたPCに接続し画面を視界に入れてスマートフォンで出勤打刻をすることがルーティーンになっており、それで仕事のスイッチが入るという感じになっていました。
自宅仕事をしていると退勤を押すのを忘れがちになりますが事前に残業申請をしていないと残業扱いにはならないため無駄に残業代が発生することはありません。さらに申請無しで退勤を押していないと着信アラームが鳴る機能があるため打刻忘れの防止になります。
テレワークには生産性の向上や、出勤時間が無くなることによる時間と交通費の削減。家族や個人の時間の拡充によるワークライフバランスの改善など様々な利点があります。
コロナウイルスという大変ネガティブな理由からではありますがテレワークが拡大することで今後の日本の働き方が良い方向に向かえば幸いと思います。
バルテック製品を使ってテレワークを快適に行ってみてはいかがでしょうか。
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