Q: 税理士・会計士・弁護士、士業×テレワークの課題｜テレワーク・出社のメリットと課題を解決するシステムを紹介
コロナ禍で私たちの働き方は大きく変わりました。なかでも、従来テレワークが難しいとされてきた士業にもテレワーク導入の動きがあり、業界全体に大きな変化が起きています。
当記事では、士業における働き方の変化と2022年現在の状況、テレワーク・出社それぞれのメリットを解説。厳重なセキュリティや通話録音機能などから士業での活用が増加しているVALTECのサービスをご紹介します。
１. コロナ禍で進んだ士業のテレワーク
■2020年4月の状況
『税理士法40条第3項』で、「2ヶ所目の事務所の設置は禁止」と表記されていることから、コロナ禍で緊急事態宣言が発出された際にも自宅で仕事を続けていいのか迷った方も多いのではないでしょうか。
2020年4月、日本税理士会連合会からの「税理士の業務とテレワーク」によると『臨時的に仕事を自宅に持ち帰り税理士業務を執行したり、自宅への来客に対し一時的に税務相談に応じる等の行為を行なったとしても、自宅が外部に対する表示の有無等の客観的事実により税理士事務所と判断される状態でなければ2カ所事務所の問題は生じない』と明言したことにより、士業のテレワーク導入が進みました。
初めて緊急事態宣言が発出された2020年4月、株式会社アックスコンサルティングが全国の士業事務所を対象に行ったアンケートでは士業全体の36%がテレワークを導入。業種別の内訳では、会計事務所の56%、司法書士事務所・弁護士事務所の39%、社会保険労務士事務所の49%がすでに導入・導入予定と回答していました。
■2022年現在の状況
コロナ禍を経て、テレワークは急速に浸透しました。緊急事態宣言が解除された2022年6月現在も、WEB会議ツールやクラウドツールを活用する動きは継続しており、コロナ前は対面で行っていた会議をオンライン上で行うことも一般的になっています。
士業においては、全社員が毎日テレワークを行う完全テレワークではなく、事務所内で出社とテレワーク・在宅勤務を両立するスタイルが浸透しているようです。部署ごとにテレワーク実施日を定めたり、事務所での顧客対応日を設け出社日に設定したりするなど、テレワークと出社のメリットを取り入れた働き方が採用されています。
下記では、テレワーク・在宅勤務と出社２つのスタイルのメリットを解説します。
２. テレワークのメリット
VALTECの製品をご利用いただいている士業の皆様や、司法書士の木村光太朗さんへのインタビュー記事「『士業ビジネスはコロナでどう変わる？』司法書士からみるオンラインでのビジネスの進め方」では、テレワークのメリットとして以下のようなものが述べられています。
■DX推進の機会ととらえ、生産性向上のきっかけに
変化せざるを得なかった働き方の変化を機に、業務の効率化に取り組む事務所が増加。テレワーク導入の一番の課題だった電話対応はクラウドPBXを導入し対処、データ保管が可能な資料は紙媒体ではなくデータ化してクラウド上で管理することにより、資料を送受信したり探したりする手間を省けたといいます。
■新たなビジネスチャンスをつかむきっかけに
新たな相談形態としてWEB相談を導入したことにより、遠くに住む相談者や海外からの依頼も増加したといいます。その他にも、遠方で行われる講演会では打ち合わせのために何度も出張していたといいますが、打ち合わせは全てオンラインで行うようになったことで時間を有効活用することが可能です。コロナ禍での働き方の変化により新たなビジネスチャンスをつかむ人も増えています。
■人手不足の解決に
労働人口不足が叫ばれる日本において、人手不足の解消・採用の課題は大きくなっています。コロナ禍でテレワーク・在宅勤務が可能な求人も一般的になり、地方で暮らしている・育児や介護で在宅勤務がしたいという方からの応募が増加しています。「テレワーク可」を条件に採用活動を行うことで、優秀な人材を採用できる可能性が高まるのです。
■BCP対策として
BCP対策（事業継続計画）とは、企業が自然災害やテロなどの緊急時に事業を継続できるよう計画しておくことです。身近な緊急事態でいえば、交通機関の乱れにより出社できない状況が挙げられるでしょう。
このような場合に、サテライトオフィスやテレワークができる環境を構築しておくなどの準備をしておけば、社員が長い時間をかけて通勤する必要がなくなり、効率的に業務を行うことができます。自然災害が多い日本では、BCP対策は非常に重要なのです。
３. 出社のメリット
■顧客とのコミュニケーション
年配の方やWEBツールの操作に慣れていない相談者との面談は、対面で行うことが多いようです。近年ではテレワーク導入事務所が増えたことで、資格を持たずに業務を行うなりすまし事件も発生。信頼関係を築く段階では対面でのコミュニケーションを重視しており、事務所での対応を行っているといいます。
４. 士業×テレワークの課題
■セキュリティ（個人情報の扱い）
テレワーク・在宅勤務を行う為にスマホや個人のPCへ業務で使うデータなどを移して持ち帰った場合、情報漏えいのリスクが高まります。事務所内であればセキュリティ機器が導入されていたりする為、セキュリティはある程度担保されています。しかし、自宅のネットワークでは事務所レベルのセキュリティ機器を導入しているケースはあまり見られず、不正アクセスやサイバー攻撃などを防ぐことが出来ません。
また、個人のPCの場合、業務だけでなく私的な利用ももちろんあるでしょう。その際に情報を抜き取るような悪質なサイトなどへのアクセスにより情報漏えいが起きる可能性もあります。
■電話対応ができない
電話対応に関する様々な課題も生まれています。
～電話対応に関する課題～・携帯/通信手当を支給しており経費がかさんでいる
・録音できる通話に限りがあり、特に使用頻度の高い携帯での通話を録音できない
・録音データの管理が面倒
・手動で操作が必要であり、録音漏れがある
・録音する番号としない番号を分けられない
・転送料金がかさんでいる
・重要な電話も代行サービスにつながるため、お客様からの質問に答えられず不信感を与えてしまった
■ペーパーレス化への対応が困難
紙媒体でのやりとりが多い士業では、ペーパーレス化が大きな課題となっています。紙媒体での保管が必要な書類とデータ保管が可能な書類を区別し、適した対応を行う必要があります。
近年では紙媒体での提出が必要だった書類が、WEB上で提出できるようになった事例もあります。業界全体でペーパーレス化を促進することは、BCP対策としても効果的です。
■生産性への懸念
テレワークを導入した企業では、多くの業務を抱える社員が業務時間外でも作業をしてしまい体調を崩したり、質問や相談を気軽にできない状況で生産性が落ちてしまったりといった状況が生まれました。
従業員の労働時間の管理やチャットツールなどを活用したコミュニケーションの促進により、労働環境の整備に力を入れる必要があります。
■相談者との面談対応
テレワーク導入の大きな課題のひとつが、相談者への対応です。年配の相談者などWEB面談を行うことが難しかったり、業務内容によっては対面での面談が義務付けられているケースもあったりすることから、事務所としての機能を完全になくすというのは難しい事務所が多いようです。
近年ではWEB面談を悪用し弁護士・会計士・税理士などになりすます事件も発生しています。相談者からの信用を得るために、事務所での面談対応日を設けている事務所が多いようです。
■「事務員はテレワークができない」状況が生まれることも
税理士・会計士・弁護士などと、事務員の間でテレワーク導入へのハードルが異なることも課題のひとつです。個人情報や紙媒体の資料を扱う事務員は他のスタッフがテレワークをしているなかでも出社を強いられているケースもあり、不満が募ります。不公平な扱いを受けていると感じ、従業員満足度に関わる恐れもあり、解決が難しい課題となっています。
■自宅の業務環境が整っていない
テレワークを導入する全ての企業・事務所が直面する課題ではありますが、自宅でテレワークができるよう環境を整備することは容易ではありません。WEB会議ができる安定したインターネット環境はもちろん、家族や子どもが自宅にいる場合には業務に集中できる静かな環境が必要です。コロナ禍では「テレワーク手当」として環境整備への手当を出す企業も増加しました。
５. 課題を解決するVALTECのサービス
■アプリインストールでスマホを内線化！クラウド電話「MOT/TEL」
MOT/TELは、個人のスマートフォンにアプリをダウンロードすることで、ビジネスフォンの機能を代用できるサービスです。スマートフォンやパソコンがビジネスフォンの機能を備えることで、どこで働いていてもオフィスで勤務しているような電話対応が可能です。スマートフォンから会社番号での発着信ができるため、080・090番号からの発信で不審に思わせる心配や、外出先での着信・電話の行き違いで生まれる手間を省きます。
通話録音
全ての外線通話を録音し、社内LANに接続されたパソコンからデータの確認・削除・バックアップ等が可能です。通話開始時間、通話時間、通話相手電話番号情報もあわせて保存されています。録音開始などの手動操作は必要ありません。
聞き間違いや聞き漏らしを防止し、顧客満足度を向上することに加え、電話相手との「言った・言わない」の齟齬が生まれることもなくなり、不正の防止・訴訟リスクの軽減につながります。
→通話録音について詳細はこちら
IVR（自動音声案内）
自動音声応答を利用することで、着信する電話を個人やグループへ振り分けることができます。また、迷惑電話・営業電話を減らす効果があるため、本来の業務に集中することができます。
→IVR（自動音声案内）について詳細はこちら
CTI（顧客情報表示）
電話着信があった際、素早く着信者の情報をパソコンなどに表示する機能です。お客様との会話よりも先に情報を得られるため、慌てることなく応対が可能です。お客様をお待たせする事がなくなり顧客満足度が向上することに加え、何よりも電話を受ける社員の負担が大きく軽減します。疲労の低減・通常業務の中断などの影響も少なく、業務の効率アップに効果的です。
→CTI（顧客情報表示）について詳細はこちら
■通話・転送料無料の電話代行「オフィスの電話番」
会社宛ての電話を、御社名で一次受付する電話代行サービスを利用することができます。MOT/TELと連携して内線取次をするため、電話代行サービス業界初の通話料・転送費用０円を実現しました。お客様からのお問い合わせが多い士業でのテレワークに適しています。
また、お客様と電話代行センターとの会話の録音データを確認できます。聞き漏らしや報告ミスが無くなることに加え、会話の雰囲気を感じ取れるため商談やクレームの事前対策も行うことができます。
転送・取次ぎ費用0円は「オフィスの電話番」だけ！詳細はこちら
■事務所のPCを安全に遠隔操作リモートアクセス
自宅にあるPCへUSBを挿入するだけで、社内にあるPC画面を転送して操作することができるリモートアクセスサービスです。
会社のPC画面を転送し遠隔操作するため、自宅と会社のネットワークが異なります。そのため、万が一自宅のPCがウイルス感染しても会社のPCには広がりません。USBの紛失時も、管理画面からアカウントを削除することで会社のPCへアクセスを迅速に停止できます。さらに、会社のPCからアクセス元のPCへデータの転送を禁止。在宅勤務・テレワーク中に使用するPCへ情報を保存しないので情報漏えいの防止に役立ちます。
安全に使えるリモートデスクトップ「V-Warp」の詳細はこちら
■スマホ・PCでFAXの送受信ができる「MOT/FAX」
スマートフォン・パソコン上でFAXの送受信が可能です。受信したFAXは自動でPDF化。あらかじめ設定した「メール」または「ビジネスチャット」で共有され、確認することができます。
FAXがデータ化されていることで紛失の心配もなく、日付などで検索することができるので業務を効率的に進めることができます。
FAX専用機器のリース料や消耗品費はかからないため、コスト削減を図ることができます。
スマホ・PCでFAX送受信ができる「MOT/FAX」の詳細はこちら
■紙文書の電子化サービス
請求書・領収書・契約書などの帳票を電子化してクラウドシステムへアップロード。事務所や自宅などどこからでも電子証憑を検索・閲覧・ダウンロードすることが可能です。
受取請求書は当社の文書管理センターにて受取るため、御社に請求書は届きません。全ての紙文書をPDFデータで電子文書として保管できます。※電子帳簿保存法にも対応しています。
テレワークの紙文書問題を解決する紙文書の電子化サービスの詳細はこちら
６. お客様の声
弁護士法人コスモポリタン法律事務所
事務所の業務効率化を図るツールを多数導入しており、弁護士業界のデジタル化に関する発信にも力を入れている髙橋様。
クラウドPBXを導入するにあたり、最も重視していた機能は「通話録音」機能だといいます。大容量・全自動で設定が柔軟に変えられる、かつデータの管理もしやすい機能を求めていた髙橋様が、MOT/TELを導入された感想を動画でご覧ください。
７. テレワーク導入時に気を付けること
■テレワークで行う業務を判別、必要なツールを洗い出す
業務のなかでも、テレワーク実施が可能なものとそうでないものがあります。クラウド上に保管されているデータを用いる業務であればテレワークは可能ですが、持ち出し厳禁の資料を扱う業務は事務所で行う必要があります。日常業務をテレワークができるもの/できないものに分類することで、必要なツールが見えてきます。全ての業務をやみくもにテレワーク化するのではなく、部署ごと・業務ごとなど小さく始めてみることが肝心です。
■就業規則等の確認
テレワーク実施にあたり、就業規則の変更が必要になる事務所もあるでしょう。特に注意が必要なセキュリティ上のトラブルに関して、事前にルールを定めておく必要があります。
■費用負担を定める
在宅勤務の場合、個人の所有しているPCや自宅のインターネット回線・電気などを使用することになります。事務所としてどこまで費用負担するのか就業規則に定めておく必要があります。
■テレワーク時に役立つツールや公的支援の利用を検討
テレワーク導入のハードルを上げているのが、ツール導入時の費用ではないでしょうか。事務所内では、費用をかけてまでテレワークを導入すべきか？と疑問に思うスタッフがいる可能性もあります。
費用面の課題をクリアするために、国が働き方改革の一環で行っている助成金を利用することができます。都道府県や自治体など事務所が所属する地域で助成金を出しているケースもあるため、費用面の不安で迷っている場合には調べてみるといいでしょう。
■テレワーク時のルールや就業規則の変更をスタッフへ周知
働き方の変化に伴い、様々な課題が生じることが予想されます。テレワーク・在宅勤務時のルールを定め、特に不足しがちなコミュニケーションのフォローに努めましょう。テレワーク研修として導入目的やルール、就業規則の変更点などを周知、疑問を解消する時間を設けることも必要です。
■顧客・取引先への事前連絡
テレワークの導入により、電話対応や郵送物の送り先に変化があることも。顧客や取引先からの信用がなにより重要な職種であるため、事前の連絡や説明をしておく必要があるでしょう。テレワークを導入したばかりではツールに慣れておらず不便をかけるかもしれません。事前に知らせておくことで疑問や不信感を和らげるため、事前の周知が重要です。
８. 参考サイト
・日本税理士会連合会「『税理士の業務とテレワーク(在宅勤務)～新型コロナウイルス感染防止対応版～』の掲載について」
・株式会社名南経営ソリューションズ「税理士の業務とテレワーク（在宅勤務）のFAQ 日税連」
・株式会社アックスコンサルティング「士業事務所のテレワーク導入率は36%。全国の士業事務所に緊急アンケートを実施」
・株式会社朝日新聞社 GLOBE+「『士業ビジネスはコロナでどう変わる？』司法書士からみるオンラインでのビジネスの進め方」
・株式会社アシロ「弁護士・法律事務所のテレワーク実施は難しい？直面する課題と解決策・テレワーク導入事務所事例あり」
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