「担当者への取次ぎ」を廃止、社員のスマホへ直接発信する受付システムのメリットと比較

受付担当者の業務負担を軽減する受付システム。かつては総務など受付担当者が担当者への取次ぎを行っていましたが、訪問者が多い企業ではかなりの業務負担となることから活用が進んでいます。
当記事では、受付システムの活用メリットと製品比較のポイント、受付から直接担当者のスマホを呼び出せるシステムをご紹介します。

コンテンツの目次

1. 受付システムとは
2. 活用メリット
3. サービス比較ポイント
4. アプリインストールでスマホを内線化、担当者を直接呼び出す受付システム

1. 受付システムとは

受付システムとは、タブレットや専用端末によって受付を行うシステムです。簡単な操作だけで担当者を直接呼び出すことができます。これまで受付担当者が手作業で行っていた来訪者対応や電話による取次業務などの受付業務を自動化・無人化できるため、業務効率化やコスト削減効果があります。

主な機能は来客受付と担当者への通知、通知時に必要な社員データの登録です。サービスごとに様々な機能があり、来客者の情報管理や入退場記録の管理、他サービス（内線・チャットツール）と連携して通知を行う機能があります。

2. 活用メリット

メリット① 約束相手を直接呼出し、取次ぎの手間を省く

受付システムの機能によっては、システムの操作で直接担当者を呼び出すことが可能です。総務や受付担当者が約束相手を探す手間を省きます。内線やチャットツールなど様々な連絡手段と連携できるサービスが多く提供されているため、自社に適した方法で活用することができます。

メリット② 総務・受付担当者の業務効率アップ

総務や受付担当者は、来客対応以外の業務も兼任していることがほとんど。エントランスからの入電にすぐに対応できるよう気にかけたり、来客の度に業務が一時中断されたりすることは、社員の業務効率を下げる原因になっています。

さらに、多くの方がオフィス中に響き渡る着信音を騒がしく感じたことがあるのではないでしょうか。電話の取り逃がしを防ぐための音量設定とはいえ、担当者以外の集中力にも影響を及ぼすこともあります。受付・取次ぎに伴うノイズを減らすことで、オフィス全体の集中力アップも期待できます。

メリット③ フリーアドレス制にも対応

受付から約束相手を直接呼び出せるシステムでは、フリーアドレス制を採用しているオフィスでも活用が可能です。広いオフィスエリアで約束相手を探し回る必要がなくなるうえ、レイアウト変更も柔軟に行うことができます。

メリット④ セキュリティ対策として

入退室管理システムや入場ゲートと連携するシステムであれば、セキュリティ対策としても活用可能です。盗難や情報漏えいなど万が一の事件が起きた場合に内部にいた人間が分かることで、抑止力にもつながります。また、飛び込み営業など約束のない来客がオフィスに立ち入るリスクを減らすことも可能です。

メリット⑤ 来訪前後の業務も効率化

会議室予約：会議室予約システムと連携することで、会議室の予約・約束相手への連絡・当日の受付に使用するQRコードやパスワード等の送信などまとめて行うことが可能です。担当者の業務を簡略化するだけでなく、約束相手が受付にかかる時間や手間を省けることから活用が進んでいます。

入退室管理：入退室管理システムやスマートロックとの連携により、セキュリティ強化が可能です。生体認証やQRコードでの受付を行うことでセキュリティを強化しつつ受付にかかる時間を削減、スムーズな案内を実現します。

来客者情報管理：かつてはセキュリティ上の理由から、来客者情報を紙に記載する受付スタイルをとる企業も多くありました。しかし、紙媒体への記載・情報保管は煩雑なうえ、データベースへの転記も面倒。受付をデジタル化することで、来客者情報の入力・管理にかかる手間を省くことが可能です。

3. サービス比較ポイント

比較ポイント① 機能

主な機能である受付・担当者の呼び出しの他に、多くの機能を兼ね備えたサービスが提供されています。自社で必要な機能を洗い出し、機能性と価格帯の条件を両方満たすサービスを見つけましょう。

比較ポイント② 導入規模

数十名の社員が働くオフィス・店舗での活用と、広大な敷地で数千人が働く工場での活用ではシチュエーションが大きく異なります。社員それぞれのデスクにビジネスフォンが設置されている、1人一台パソコンを扱っている、社用携帯を支給しているなど、現在の連絡手段を踏まえたサービス選択が重要です。

比較ポイント③ メシステム連携、通知方法

来訪を伝える通知も、内線電話だけでなくPCやスマホで受けることができます。 チャットやメール、専用アプリなどから自社の環境や働き方に合わせて選ぶとよいでしょう。

比較ポイント④ カスタマイズ対応

iPadなどタッチパネル式のシステムでは、システムに表示する内容をカスタマイズできるサービスもあります。
一般的なオフィスでは「総合受付」「部署代表者呼出し」「担当者呼出し」「宅配受付」のように表示しているメニューを、店舗や工場での受付内容に変更すれば顧客の一次受付としてシステムを活用することも可能です。

比較ポイント⑤ 費用

サービスの機能や導入規模により、システム利用料も異なります。平均では月額5,000円～1万円程度であるサービスが多いようですが、規模の大きな事例や最新の認証システム・機能を備えていると月額10万円以上の利用料が発生するケースもあるようです。機能と価格のバランスを加味したサービス選択が必要です。

４. アプリインストールでスマホを内線化、担当者を直接呼び出す受付システム

特長① 受付から内線で直接担当者を呼出し、総務の業務負担を軽減

エントランスに設置された受付システムから、直接担当者のスマートフォンを呼びだすことが可能です。
テレワーク中や外出中、フリーアドレスでも素早い来客対応が可能になり、受付担当者の負担を軽減します。

特長② 用途に合わせてカスタマイズ可能、幅広いシチュエーションに対応

場面や用途に合わせて表示メニューを変更することが可能です。
表示内容をカスタマイズすることで、シェアオフィスでの受付として、店舗での一次受付としてなど幅広いシチュエーションに対応することができます。

５. アプリインストールでスマホを内線化するクラウドPBX「MOT/TEL」

特長① 個人のスマートフォンから、会社番号での発着信が可能

プライベートのスマートフォンにアプリをダウンロードするだけで、会社番号での発着信が可能になります。携帯番号からの発信でお客様に不信感を与えることもなく、出社して折り返す手間を省きます。

特長② 社用携帯・通信手当が不要、外線通話の通信費は会社に一括請求

アプリから外線通話を利用した場合、料金は会社に一括請求されます。社員が通信料を負担したり、通話履歴から利用状況を証明したりする手間が無くなり、より心地よく働ける環境を整備することができます。

特長③ 社員同士の内線費用を無料に

拠点間の通話や在宅勤務・サテライトオフィスを利用したテレワークなど、スマートフォンを利用した内線電話の費用は全て無料です。24時間利用可能であるため、夜間や早朝勤務などのケースでも一切費用はかかりません。

特長④ 安心・安全のセキュリティ

万が一スマートフォンを紛失した場合でも、リモートでMOT/Phoneの電話機能を利用不可にすることができます。クラウドへのアクセスも管理者権限で遮断でき、クラウドに登録された情報を安全に守ることができます。
※端末内に登録された履歴、電話帳などの情報については、お客様自身で端末にロックをかけていただく必要があります。

特徴⑤ 業務を効率化する機能を多数搭載

着信時に顧客情報を表示するCTI機能や、電話取次ぎの手間を省く自動音声応答（IVR）、クラウド上で共有できるWEB電話帳など、業務を効率化する機能が多数搭載されています。コスト削減に加え、社員の業務効率化・働き方改革への効果も期待できます。