Q: 会社への着信をスマホで受ける2つの方法｜電話の取次ぎ・折り返しを減らし業務効率化を実現
会社に自分宛ての電話があったとき、席を外していて対応できなかった経験は誰にでもあるのではないでしょうか。特に、近年テレワークが普及しオフィスの在り方が変わったことから、電話対応の課題を抱える企業も少なくないようです。
当記事では、会社への着信をスマホで受ける方法をご紹介します。
会社の番号をスマホで受けるメリット
会社の番号で発信するメリットには以下のようなものがあげられます。
取引先やお客様からの信用にも関わる事項もあり、「会社の番号をスマホで受ける」を実現する重要性が分かります。
・取次ぎ・折り返しなど電話対応業務の負担を減らす
・電話の取り逃がしによるビジネスチャンスの低減を防ぐ
・電話がつながらないことによるクレームを防止
・電話対応の担当者が不要になる。テレワークも可能に
方法① 電話転送サービスを使う
■電話転送サービス「ボイスワープ」とは？
NTTが提供している電話サービスを利用している場合、固定電話への着信をスマートフォンに転送する「ボイスワープ」というサービスを使うことができます。
ボイスワープを使うとあらかじめ設定しておいた電話番号に着信を転送することができ、「すべての着信を転送」「一定時間オフィスの固定電話を鳴らして応答しない場合に転送」など、自社の電話対応状況に応じた設定を行うことが可能です。
■電話転送サービスのデメリット
オフィスを空ける時間帯が多い営業所や小規模拠点を中心に活用されている転送サービスですが、電話対応にかかる費用がかさむというデメリットがあります。
下記の月額使用料に加え、固定電話・携帯電話の通話料金がかかるため、複数台の携帯へ転送したいなど拠点の規模によっては、方法②で紹介するクラウドPBXの活用がおすすめです。
参考：NTT「ひかり電話ボイスワープ」
方法② アプリをインストールするだけ！クラウドPBXを使う
■クラウドPBX「MOT/TEL」とは？
2つめの方法は、クラウドPBXを活用する方法です。クラウドPBX「MOT/TEL」では、従来ビジネスフォンで行っていた以下のような機能をスマートフォンやPCで行うことができます。アプリをインストールするだけで、会社のPCやタブレットではもちろん、社員それぞれのプライベート端末でも電話対応が可能になります。
機能例：外線通話・内線通話・転送・グループ着信・通話履歴の表示・スケジュール設定（曜日・時間ごとにコールセンターへの転送や留守電など設定）
特長① 会社番号への着信を個人のスマートフォンで対応
プライベートのスマートフォンにアプリをダウンロードするだけで、会社番号での発着信が可能になります。個人の携帯番号を伝えるリスクやお客様に与える不信感を低減。電話の取次ぎや折り返し業務の手間を省きます。
特長② 社用携帯・通信手当が不要、外線通話の通信費は会社に一括請求
アプリから外線通話を利用した場合、料金は会社に一括請求されます。社員が通信料を負担したり、通話履歴から利用状況を証明したりする手間が無くなり、より心地よく働ける環境を整備することができます。
特徴③ 運用方法に合わせて詳細設定が可能
特定のグループ（部署や拠点）に所属する社員が同時に着信するグループ着信や、クラウド上で共有できるWEB電話帳など、社内の運用に合わせて詳細な設定を行うことができます。
着信時に顧客情報を表示するCTI機能や、電話取次ぎの手間を省く自動音声応答（IVR）など、業務を効率化する機能も多数搭載されています。
→MOT/TEL機能一覧
特長④ 社員間の内線費用を無料に
拠点間の通話や在宅勤務・サテライトオフィスを利用したテレワークなど、スマートフォンを利用した内線電話の費用は全て無料です。24時間利用可能であるため、夜間や早朝勤務などのケースでも一切費用はかかりません。
特長⑤ 安心・安全のセキュリティ
万が一スマートフォンを紛失した場合でも、リモートでMOT/Phoneの電話機能を利用不可にすることができます。クラウドへのアクセスも管理者権限で遮断でき、クラウドに登録された情報を安全に守ることができます。
※端末内に登録された履歴、電話帳などの情報については、お客様自身で端末にロックをかけていただく必要があります。
まとめ
会社の固定電話への着信をスマホで受ける2つの方法をご紹介しました。
テレワークの普及により、オフィスの外でもオフィスと同じように仕事ができる環境が求められる昨今、自社に適した導入方法をぜひご検討ください。
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