Q: スマホを固定電話として利用！気になるデメリットも解消
近年では、固定電話の利用は減ってる一方、まだまだ利用している会社もあります。
根強い「固定電話への信頼性」と「スマホの固定電話としての活用の不安」がその理由です。
しかし、その問題を解決し、社会的信頼性の確保と業務効率化を両立してスマホを固定電話として使用する企業が増えています。
固定電話番号をスマホで利用すると、外出先でも会社の電話番号で発着信ができるようになるなど、業務の効率性が高まるからです。
- コンテンツの目次
ビジネスに固定電話番号は必要？携帯番号を使用するリスク
ビジネスの場において、固定電話番号は現在でも「法人としての信用を表すもの」として認識されています。
起業したての法人や個人事業主など携帯電話の番号を仕事で利用しているケースもありますが、取引先や顧客からの信用を得にくいというリスクがあります。
信用度合いは仕事の獲得や売り上げに影響する場合もありますし、銀行口座開設など法人の電話番号が必要な手続きができないといったことに繋がるリスクも。
また、プライベートの携帯番号を仕事に使用すると、プライベートの時間にも仕事の電話が鳴り、プライベートが浸食されてしまったり、個人情報を公にすることによるトラブルが発生する危険性もあります。
以上の理由から、ビジネスに固定電話番号は事実上避けられない存在のものであると言えます。
固定電話のデメリット
固定電話番号を利用できるものといえば固定電話（ビジネスフォン）ですが、固定電話にはデメリットもあります。
まず固定電話には電話回線が必要なので、固定電話を使うためには電話回線を引く必要があります。 設置のための工事の分は、当然追加で費用がかかってしまいます。
固定電話のデメリットは目に見える費用だけではありません。
例えば外回りが多い営業所やオフィスが無人になる時間帯がある小規模拠点では、電話対応のためスタッフがデスクにいなければならない固定電話に、使いづらさを感じる人もいます。
さらに、通常の固定電話ではテレワークや外出中の社員宛てにかかってきた電話は取次ぎ・折り返しが必要になるため、出社している人の電話業務負担が大きくなってしまいます。
それだけではなく、電話対応のためのスタッフがデスクから離れていた間に電話が来たときは、取り逃がしによるビジネスチャンスの低減にも直結してしまうのです。
「信頼のため固定電話番号は使いたいけれど、固定電話の問題や負担が大きい……。」
そんな電話業務のお悩みを解決するのが、「クラウドPBX」です。
固定電話番号をスマホで利用できる新たな選択肢「クラウドPBX」
■クラウドPBXとは？
クラウドPBXは、従来ビジネスフォンでしかできなかった様々な機能を、スマートフォンやPCで利用することができます。
アプリをインストールするだけで、会社のPCやタブレットではもちろん、社員それぞれのプライベート端末でも電話対応が可能になります。
機能はクラウドPBXを提供するサービスによって異なりますが、外線通話・内線通話だけでなく、転送やグループ着信、営業時間外にメッセージを流すといったスケジュール設定ができるサービスもあります。
営業時間中はスマホで電話を受けて、営業時間外は留守番電話が流れるように設定することもできますし、一時的にスマホで電話を受けないように設定することもできるので、プライベートが侵害されることも防げます。
固定電話番号をスマホで利用するメリット
・固定電話の代表番号をスマホで利用できる
外出先でも代表番号宛ての電話を取れるため、ビジネスチャンスを逃しません。
担当者が外出中ですぐに対応ができず、折り返し電話をしても先方のタイミングが合わなくて連絡がつかない事態を避ける事ができます。
また、代表番号ではなく携帯番号からの折り返し連絡は、番号が異なるため出てもらえない可能性もあります。
・コストを抑えられる
固定電話の代表番号をスマホで利用すると、さまざまな場面でコスト削減につながります。
電話対応だけのために従業員を確保する必要がなくなり、人件費を削減できます。
個人スマホをそのまま併用できるので、社用の端末を新たに準備するコスト、また、多くの場合、端末同士が内線として通話できるので、通信費の削減も可能です。
・信頼性の高い連絡先の確保
固定電話番号は、特にビジネスシーンや公式な手続きでの信頼性が高いとされます。
この番号をスマホで利用することで、信用を損なう事なく固定電話番号をスマホで利用するという柔軟な連絡対応が可能になります。
スマホを固定電話として利用するデメリット
一見、メリットばかりのような「スマホで固定電話番号を利用する」という事。
しかし、乗り換えるのに不安やデメリットに感じられている事もあります。
・通話品質が不安
クラウドPBXサービスを利用する場合、インターネット回線の状態が通話品質に直結します。
回線が不安定だと、ハウリングやノイズ・ラグが発生したり、通話が突然切れてしまうこともあります。
大切な商談の際に通話品質が悪いと、話がスムーズに進まなかったり相手に不信感を与えかねません。
通話品質が不安定だと業務の効率化にもつながらない結果となり、固定電話番号をスマホで利用する上での不安となります。
・セキュリティリスク
スマホで業務を行う場合、セキュリティ面のリスクも懸念されます。
スマホを紛失したり、盗難に遭ったりした場合も会社の機密情報が漏洩するおそれがあります。
また、特にクラウドPBXで通話をするときは、ネットに接続するため十分な情報セキュリティ対策が必要であるなど、十分な知識がないと不安に感じてしまう事もあります。
・プライベートとの区別
端末を会社が用意してくれるケースもありますが、私用のスマホを使う事が多いので、仕事とプライベートの境界があいまいになりやすい一面もあります。
オンとオフの切り替えがしにくく、プライベートな時間に影響がある事が懸念されます。
退勤した後や休みの日にも仕事の電話がかかってくることがあったり、従業員によってはオーバーワークになるケースがあります。
デメリットとされる「固定電話番号をスマホで利用する際の不安面」も、クラウドPBX「MOT/TEL」なら、不安なく解決します。
固定電話番号をスマホで利用するスマホ内線化アプリ 「MOT/TEL」の詳細はこちら
スマホを固定電話として使用する3つの方法
スマホを固定電話として使用する方法は、3つあります。
スマホの固定電話化を考えている企業の方は、目的や、規模などを参考にどの方法で導入するか検討してみてください。
電話転送サービス
電話転送サービスを使って、固定電話番号にかかってきた電話を登録してあるスマホの番号に転送する方法です。転送サービスは、多くの場合電話回線業者がオプションとして取り扱っています。
スマホさえあれば、固定電話にかかってきた電話を受ける事ができます。
会社にかかってくるすべての電話がスマホに転送される事、転送元に通話料金がかかるため、電話の回数が多いほどコストが高くなる事に注意が必要です。
そして、転送先として登録できる電話番号はひとつだけです。
スマホで折り返すと、スマホの番号が相手に通知されます。その番号を知らない相手だと警戒されてしまい、出てもらいにくくなる可能性もあります。
固定電話番号取得サービス
固定電話番号取得サービスとは、物理的な電話回線を引かずに、スマホに専用のアプリを入れて固定電話番号を使った発着信を可能にするシンプルなサービスです。
アプリをインストールするだけで簡単に利用できます。
スマホ、PC、タブレット、またはIP電話機で利用でき、月額料金や通話料がかかりますが、導入コストが抑えられます。月額はかかるものの、通常の固定電話回線よりも安価です。
また、基本的な発着信や留守番電話が利用可能ですが、高度な機能（自動応答や内線通話など）は基本的に利用できません。
自宅用に市外局番付きの信頼性ある番号を持ちたい個人利用や、複数の番号管理や高度な通話分析を必要としない店舗やサービス業に向いています。
クラウドPBX
クラウドPBXは、従来のPBX（構内交換機）をクラウド上で実現したサービスで、ビジネス用途に特化した電話番号運用と管理のための高度なシステムです。
電話転送サービスのような電話をそのまま転送するものではなく、インターネットを介して発着信するため、スマホだけではなくパソコンでも固定電話番号を使った通話が可能です。
内線通話（オフィス内外問わず）、自動応答（IVR）、通話履歴管理、録音機能、外部ツール連携（CRMやチャットツールなど）の多彩な機能が特徴です。
導入費用が安く、電話転送サービスのように転送するたびに通話料金が発生しないため、通話にかかるコストが抑えられます。しかし、固定電話番号取得サービスよりは初期費用や月額料金が高額になる場合が多いです。
設定や管理に一定の技術的知識が必要になる場合がある事とインターネット環境によっては通話品質が不安定になる可能性があるので注意が必要です。
中小企業・大企業、多拠点での内線管理や複数番号の一元管理が必要な場合や、遠隔地の従業員にも社内電話番号を付与したい場合、コールセンター業務や顧客管理システムと連携して通話分析を行う場合に適しています。
アプリインストールでスマホを内線化！クラウドPBX「MOT/TEL」
クラウドPBX「MOT/TEL」は、15年以上の開発実績を持つクラウドPBXで、日本独自のビジネスフォンに合わせた馴染みやすい操作性が持ち味です。
MOTシリーズは累計27,500社以上の導入実績があり、サポート体制も評価されています。
特長① 個人のスマートフォンから、会社番号での発着信が可能
プライベートのスマートフォンにアプリをダウンロードするだけで、会社番号での発着信が可能になります。携帯番号からの発信でお客様に不信感を与えることもなく、出社して折り返す手間を省きます。アプリでは「今外線を受け付けない」「今内線の着信を受け付けない」といった設定を個別に行えるので、プライベートの時間もしっかり守ります。
特長② 社用携帯・通信手当が不要、外線通話の通信費は会社に一括請求
アプリから外線通話を利用した場合、料金は会社に一括請求されます。社員が通信料を負担したり、通話履歴から利用状況を証明したりする手間が無くなり、より心地よく働ける環境を整備することができます。
特長③ 社員同士の内線費用を無料に
拠点間の通話や在宅勤務・サテライトオフィスを利用したテレワークなど、スマートフォンを利用した内線電話の費用は全て無料です。24時間利用可能であるため、夜間や早朝勤務などのケースでも一切費用はかかりません。
特長④ 安心・安全のセキュリティ
万が一スマートフォンを紛失した場合でも、リモートでMOT/Phoneの電話機能を利用不可にすることができます。クラウドへのアクセスも管理者権限で遮断でき、クラウドに登録された情報を安全に守ることができます。
※端末内に登録された履歴、電話帳などの情報については、お客様自身で端末にロックをかけていただく必要があります。
特徴⑤ 業務を効率化する機能を多数搭載
着信時に顧客情報を表示するCTI機能や、電話取次ぎの手間を省く自動音声応答（IVR）、クラウド上で共有できるWEB電話帳など、業務を効率化する機能が多数搭載されています。コスト削減に加え、社員の業務効率化・働き方改革への効果も期待できます。
特徴⑥ 安定した通話・地域専門サポート
一般的なクラウドPBXでは、1つのデータセンターへ接続が集中する為、時間帯によっては通話が不安定になる場合があります。
モッテルでは、東北、関東、東海、北陸、中国・四国、九州へそれぞれ専用データセンターを設置することで安定した通話を提供、お近くのエリアからサポートいたします。
まとめ
スマホで固定電話番号を利用できるクラウドPBXサービスをご紹介しました。
テレワークの普及により、オフィスの外でもオフィスと同じように仕事ができる環境が求められる昨今、自社に適した導入方法をぜひご検討ください。
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