Q: テレワーク導入には就業規則の変更をする必要がある？～具体的規定例の紹介～
スマホなどのICTを活用し事務所以外で業務を行うことをテレワークと呼びますが、今までの働き方と違うため就業規則を変更する必要があるのかご説明致します。
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1.就業規則を変更する必要があるのか？
1.就業規則を変更する必要があるのか？
テレワーク（在宅勤務・サテライトオフィス勤務・モバイル勤務）を行うにあたって就業規則の変更は必要なのでしょうか？
厚生労働省が提供する「テレワークモデル就業規則」にも記載がありますが、現在行っている通常勤務と今後行うテレワーク勤務の労働時間や労働条件などが同じ場合は就業規則を変更しなくてもテレワークの導入が可能です。
実際、テレワークの1種であるモバイル勤務は知らず知らずのうちに多くの企業で既に行われています。
例えば、スマホやノートパソコンを使って移動中に業務メールのチェックやビジネスチャット・報告書の作成・様々なクラウドサービスへアクセスなどはモバイル勤務でありテレワークです。しかし、多くの企業で就業規則を変更していないのではないでしょうか？ このように労働時間などの労働条件が同じ場合は就業規則の変更は必要ありません。
2.就業規則の変更が必要な場合
2.就業規則の変更が必要な場合
テレワーク導入において就業規則の変更が必要な場合もあります。例えば労働開始時間と終業時間を変更する場合です。在宅勤務などでは通勤時間が削減される分、労働開始・終業時間を前倒しする場合もありますが、その場合は就業規則の変更が必要です。
また、労働開始時間と終業時間を労働者に委ねるフレックス制度の場合も就業規則の変更が必要です。
在宅勤務では介護・育児との両立のために採用されるケースも多く、そのような際に保育園の送迎など業務を一時的に離れる場合もあります。この時間を「中抜け時間」と呼び、中抜け時間を休憩時間としてや時間単位の年次有給休暇として許可するのであれば就業規則の変更が必要です。
休憩時間として認める場合は就業時間の繰り下げを行うことになります。
参照：厚生労働省「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン」
例えトライアルとしてテレワークの導入を行う際でも上記の様な変更がある場合は就業規則の変更を行ってからでないと出来ません。トライアルの際は労働時間などは一旦同じ条件で行う方が良いでしょう。
3.就業規則の変更が望ましい項目
3.就業規則の変更が望ましい項目
就業規則の変更が必ずしも必要ではありませんが、実際にテレワークを導入している企業が就業規則に追加や変更をしている項目をご紹介致します。
通信機器などの費用負担
在宅勤務の場合、労働者自身のパソコンやスマホ、ネット回線などを使用します。その際の費用負担を企業としてするのか？負担額の上限は？請求方法は？などをあらかじめ企業と労働者（労働組合）が協議し規定しておくと後々問題化するリスクを低減させます。
テレワークの対象者
全ての人がテレワークを行える環境が望ましいですが、実際の運用で弊害が出る可能性があります。在宅勤務では1人で業務を行う場合が多くコミュニケーションも社内にいる際よりも減少するでしょう。その為、業務を覚える段階の新入社員などをいきなり在宅勤務とするのは難しいという企業判断もあるでしょう。そのような際は、あらかじめ在宅勤務の対象者を「2年目以上の社員とする」などの規定を作っておくことも必要です。
情報の取り扱い
在宅勤務やサテライトオフィス勤務などでは労働者自身のスマホやパソコンを使うことも多く、情報の取り扱いの規定は必要です。情報を持ち出すことの禁止や取扱いのルールを規定しておきましょう。
4.就業規則変更の文章例
4.就業規則変更の文章例
テレワークの関する就業規則は就業規則本体に追加しても、テレワーク勤務規定を別に設けても問題ありません。下記に労働時間と費用負担の例文をご紹介します。
労働時間テレワーク勤務規定（テレワーク勤務時の労働時間）
テレワーク勤務時の労働時間については、就業規則第◯条の定めるところによる。
２ 前項にかかわらず、会社の承認を受けて始業時刻、終業時刻及び休憩時間の変更をすることができる。
３ 前項の規定により所定労働時間が短くなる者の給与については、育児・介護休業規定第◯条に規定する勤務短縮措置時の給与の取り扱いに準じる。
費用負担テレワーク勤務規定（費用の負担）
第１４条 会社が貸与する情報通信機器を利用する場合の通信費が会社負担とする。
２ 在宅勤務に伴って発生する水道光熱費は在宅勤務者の負担とする。
３ 業務に必要な郵送費、事務用品費、消耗品費その他会社が認めた費用は会社負担とする。
４ その他の費用については在宅勤務者の負担とする。
第１４条の２ 在宅勤務者が負担する自宅の水道光熱費及び通信費用（ただし、資料送付に要する郵便代は除く。）のうち業務負担分として毎月月額◯◯◯◯◯円を支給する。
その他の例文については厚生労働省の『 テレワークモデル就業規則 』をご覧ください。
5.テレワークをスムーズに行うツール
5.テレワークをスムーズに行うツール
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テレワークの就業規則の変更と同時にツールの検討もしてみてはいかがでしょうか？
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※実際の就業規則変更の際は顧問弁護士などにご相談下さい
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