Q: 会社の電話へ自動音声案内システムの導入～コストと業務負担の削減～
メールやチャットが普及している現在においても重要な用件は電話をする、メールの後に補足で電話をする等の行動を取られている方が多いのではないでしょうか？このように今でも電話は企業間のやり取りに置いて重要な方法です。 その電話ですが、不要な取次が多い・部署毎に番号を取得すると管理が大変など様々な改善する要素があります。本記事では、その不便な点を解消してくれる自動音声案内システムについて詳しくご紹介致します。
1.自動音声案内システムとは
1.自動音声案内システムとは
自動音声案内システムとは、一度はどこかで聞いたことがある「◯◯の方は1を、△△の方は2を・・・」のようなアナウンスを着信した際に流し、発信者が押した番号によって着信先を変更する機能です。
自動音声案内システムを導入することで電話業務の効率化とコスト削減が可能です。
2.ビジネスフォンを利用した電話業務の不便な点
2.ビジネスフォンを利用した電話業務の不便な点
一般的に企業が導入する電話システムはビジネスフォンが主流です。家庭用電話と違い複数回線を受けて、他の電話機と内線や取次などが行える便利なシステムです。しかし、電話をビジネスフォンでは下記の不便な点があります。
ビジネスフォンの不便な点
1.不要な取次が多くなる
企業の電話は、電話番の人や総務の方が電話の一次受けを行うことが非常に多く、用件を聞いて担当へ取次ぎを行います。この取次は不要な作業であり、総務の方は本来業務を止めて電話を受けるので業務の妨げになっています。
2.電話番号の管理が複雑になる
上記の取次ぎを削減しようとすると部署毎やグループ毎に番号・回線を取得し使用することになりますが、複数の番号で運用すると管理側の手間が増えます。また、当然回線が増えるのでコストも増加します。 グループの解体や部署の変更などがあると取引先やHPにて連絡先の変更を案内する必要もあります。
3.固定電話と社用のスマホなどと連携が出来ない
ビジネスフォンだと事務所にある電話機と個人が所有するスマホや法人で契約しているスマホなどと連携しておらず、内線や取次が出来ません。 この不便な点を解消するシステムがMOT/PBXです。
3.MOT/PBXの自動音声案内機能
3.MOT/PBXの自動音声案内機能
MOT/PBXは自動音声案内機能が利用出来る以外にも、スマホやPCをビジネスフォンのように利用できる内線化機能があり、固定電話とスマホ・PCが連携し内線や取次が可能になります。
MOT/PBXを導入するメリット
1.自動音声案内で不要な取次が削減
問合せの種類毎に着信先を変更出来るので総務や電話番などを挟む必要がありません。その為、取次の回数が減り総務は本来業務の時間を確保できます。
2.電話番号を1つで運用可能
自動音声案内でそれぞれの部署・グループへ着信させることが可能なので、それぞれで番号を取得する必要がありません。その為、管理の手間とコストを削減することが出来ます。
3.スマホと固定電話が連携する
スマホの内線化により、固定電話とスマホが連携します。その為、内線や取次が可能になり、電話業務の効率化が図れます。 スマホでは外出先や在宅勤務時でも利用出来、会社番号を使った発信が可能となり個人の番号を使わず業務が出来るのでプライバシーを守ることにも繋がります。
4.自動音声案内とセットで利用すると便利な機能
4.自動音声案内とセットで利用すると便利な機能
自動音声案内だけでは時間外の対応や着信が混み合っている場合の対応などが不十分です。 MOT/PBXでは、
- ・留守番電話
- ・時間外アナウンス
- ・お待たせメッセージ
- ・通話録音
の機能も提供しています。
留守番電話
時間や曜日を設定し留守番電話を利用することが出来ます。働き方改革法案が始まっているので時間外の電話対応は削減したいところです。留守番電話を設定しておけば時間外の電話対応が減り、残業時間が削減されます。
時間外アナウンス
留守番電話と似ていますが、こちらは録音するわけではなくかけ直しを促します。
お待たせメッセージ
「現在お電話が混み合っております」のようなアナウンスを流しお客様に待ってもらうことが出来ます。
通話録音
MOT/PBXの通話録音は固定電話のみならず、スマホから発信した外線も録音することが出来ます。その為、お客様とのやり取りを正確に保存しミスが減少します。 録音の為のアナウンス「この通話は品質向上の為録音させて頂いております」などを流すことが出来ます。 自動音声案内だけでも便利な機能ですが、MOTではセットで利用すると電話業務の大幅な削減が出来る機能が豊富にそろっています。
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