Q: 現場従業員の電話負担軽減～現場事務所に固定電話が不要～
一般的な事務所と同じ様に建設現場の事務所にもデスクやネット回線・電話環境・FAXなどが構築され、一般の事務所で働く従業員の様に電話対応などを行っています。しかし、現場の従業員は作業中や仮眠中の対応は難しく電話対応の負担は大きいです、現場監督が少ない現場では電話を取りこぼしており現場での電話対応は改善したい項目です。そこで本記事では、現場従業員の電話負担を軽減する方法についてご紹介いたします。
1.現場従業員の電話負担が大きい
現場で働く従業員のメイン業務はデスクワークではなく現場作業です。その為、現場事務所へ設置した固定電話（ビジネスフォン）に着信したり、現場監督の携帯電話へ転送している着信に対応する為に作業を中断する必要があります。また、作業中だと電話に気が付かない場合も多く、電話の取りこぼしといった問題も挙げられます。
現場監督の少ない現場・従業員の少ない現場の場合は特に電話負担が大きく改善する必要があります。
2.電話負担を軽減する電話ソリューション
上記で挙げた様な建設現場の電話課題を解決するソリューションが『MOT/PBX』です。MOT/PBXでは設置先だけでなくインターネットがつながる場所であれば日本全国どこでもスマホやパソコンを使って内外線の発着信が利用できます。その為、現場事務所の番号へ着信した電話を本社や支店の従業員が対応するといった運用が可能です。
現場従業員は作業に集中したり、仮眠を十分にとったりすることができるようになります。
3.その他の導入メリット
本社や支店で電話対応を行う体制を作ることで現場従業員の電話負担を軽減できる効果以外にも様々な導入メリットがあります。
現場事務所の初期投資/撤去費用の削減
MOT/PBXはインターネットを経由して場所を問わずスマホやパソコンで固定電話（ビジネスフォン）の機能が利用できます。従来は、現場事務所立ち上げの際に電話回線や固定電話（ビジネスフォン）などを設置していましたが、MOTでは本社や支店などへ導入することで現場事務所に電話環境を構築しなくても従来のような電話業務が可能なので電話環境の構築や撤去費用の削減が可能です。
FAXをスマホで確認できる
MOTではビジネスフォンの機能（内線・外線・保留・転送など）以外に受信したFAXをPDFデータに変換して登録されているメールアドレスへ送信するインターネットFAX機能が利用できます。現場事務所でも図面のやり取りなどでFAXを利用する機会がありますが、インターネットFAXを利用することで現場事務所以外でも確認することができます。
また、電話環境と同じように本社や支店へ設置したMOTにインターネット経由で各端末から接続することで利用できるので、現場事務所へ複合機などを設置する必要がなくなります。
協力会社の電話環境もまとめられる
現場には自社の従業員の他、協力会社の従業員も一緒に作業を行います。ゼネコンなどが担当する現場では現場が移動しても協力会社も一緒に移動して同じようなメンバーで行うことも少なくありません。しかし、頻繁にやり取りする協力会社との通話は外線なので通話料が発生します。
MOTに登録した内線アカウントなどを付与することで自社の従業員に加えて、協力会社の従業員も利用することが可能です。その為、協力会社との通話が内線扱いとなり通話料が無料になります。
また、作業中の内容について聞きたい場合などに現場監督などの連絡先を知らないという場面がありますが、MOTでは登録してある電話帳を共有できるので、すぐに連絡を取ることができます。
圏外でも利用可能
現場の中にはキャリア電波が届かない/弱い地域やトンネル内などの圏外の場所の場合もあります。そのような場合、通話ができず意思疎通が遅れます。
MOTの場合、現場事務所やトンネル内に標準で設置されるWi-Fiを使って通話ができますので、迅速な意思疎通に役立ちます。
4.本社/支店の電話負担を軽減
MOTでは現場従業員の電話負担を軽減するだけでなく本社や支店の電話業務を効率化して負担を軽減することができます。
IVR（自動音声案内）
IVR（自動音声案内）機能は、着信時に問合せ内容を問うアナウンスを流して発信者に選択してもらい、選択された番号によって着信先を振り分けることができます。例えば、技術的な問合せは営業グループへ、採用のお問合せは人事グループへ着信させるといった運用が可能です。不要な電話取次の削減効果があります。
CTI（顧客情報の表示）
本社や支店でMOTを利用する場合、スマホではなくパソコン型（ソフトフォン）を利用することが多いですが、着信時にパソコン画面へ発信者の情報を自動で表示してくれる機能がCTIです。通話中も顧客情報（過去の取引履歴や入電履歴）を確認しながら対応することで内容の把握が簡単になり電話対応時間が短縮される効果があります。
また、ワンクッションとして音声案内を入れることで間違い電話や営業電話などが削減する効果もあります。
この様にMOT/PBXは現場従業員・本社/支店従業員の電話負担を軽減することができます。電話業務を改善し本来業務に集中できる環境を検討してみてはいかがでしょうか？
キーワード検索
最近の記事
【無料】人気ガイドブック
