Q: 社用携帯は支給すべき？メリット・デメリットとスマホ２台持ちを解消するアプリ
テレワークの普及とともに、社用携帯を支給する企業も増加しました。当記事では、社用携帯のメリット・デメリットや、管理者が導入時に注意すべきポイントを解説します。また、社員個人のスマホにダウンロードするだけでビジネスフォンの機能を果たすアプリもご紹介します。
１. 社用携帯の支給状況
スマートフォンなどデバイスを支給する企業が増加
従来、オフィスの固定電話で行っていた電話対応や取引先との連絡。テレワークが浸透するにつれ、「在宅勤務者への取次ぎ業務が面倒」「出社している人に電話対応業務の負担がかかる」などの課題が生じました。
これらの課題を解決するために、多くの企業ではオフィス以外の場所でも電話業務ができるよう社用携帯を支給。日本情報システム・ユーザー協会（JUAS）の調査では、「スマートフォンなどのデバイスを支給しているか」という質問に対し、2019年度は4.5%であった「特定の条件を満たした従業員のみ」という回答が42.3%に増加しました。
営業など社外での連絡が必要な部署にのみ支給されていた携帯は必要な従業員全員に支給されるようになり、働き方が大きく変化したことが分かります。
２. 社用携帯導入のメリット
メリット① 情報漏えいを防止できる
プライベート端末を業務利用する場合、個人の契約内容によってはセキュリティサービスに加入していないため情報漏えいの危険性があります。また、プライベートで利用したアプリ・サイトからウイルスに感染する可能性もあります。
一方、法人契約をする場合にはセキュリティサービスも豊富であり、端末は会社管理のもとセキュリティ対策を施すことが可能です。安心して社用携帯を支給できる環境を整えることができます。
メリット② 生産性を向上させる
顧客や取引先との連絡手段がオフィスの固定電話だけだと、担当者の外出時や在宅勤務時に連絡が取れなくなります。メッセージを残すことはできますが、業務効率が低下し、電話対応にかかる社員の時間も無駄になります。外出や在宅勤務者が多い部署から少しずつ新しいシステムの導入を進めることで、生産性の向上を実感できます。
メリット③ 経理業務の負担を軽減
社用携帯を利用すれば、通信費や通話料を一括管理できます。プライベート端末を業務利用した場合の計算や申請が不要になり、事務処理作業が効率的に行えます。
また、社員の急に退職した場合でも、社用携帯に保存されている情報にアクセスできない問題が解消されるため、事務業務にかかる時間も削減できます。
メリット④ 仕事とプライベートの切り替えができる
仕事中にプライベート端末を使ったり、休日に業務連絡を返したりすることがなくなり、公私の切り替えがしやすくなります。
また、個人の携帯番号を取引先に伝えると、個人情報の保護やトラブルのリスクが高まります。業務用にプライベートとは別の電話番号を持つことで、取引先に安心して連絡先を伝えられるようになります。
メリット⑤ 従業員による通信費・通話料の負担がなくなり満足度アップ
プライベート端末を業務利用している社員のなかには、「通信費や通話料を自己負担している」「申請の手間がかかる」などの不満を抱えていることがあります。業務用とプライベート用を分けて使用することで、こうした不満を解消できます。
３. 導入のデメリット
デメリット① プライベート利用による情報漏えいのリスクがある
社用携帯をプライベートでも利用する社員がいると、アプリやサイトからウイルスに感染したり、情報漏えいにつながる危険性があります。使える機能やルールを事前に設定し、社員に浸透させる必要があります。
デメリット② ２台持ちの管理が面倒、紛失・盗難の危険性がある
プライベート端末との２台持ちになる場合、管理が面倒になるというデメリットがあります。管理が不十分だと、紛失や盗難のリスクが高まり、機密情報や個人情報が悪用される可能性もあります。
デメリット③ 導入コストがかかる
社員一人ひとりに社用携帯を支給する場合、通信料や通話料などの多くのコストがかかります。さらに、紛失や故障などの緊急時には追加費用が発生することもあります。様々なシチュエーションを考慮して予算を組む必要があります。
４. 導入時の注意点
セキュリティ対策を徹底する
社用携帯は会社の機密情報や個人情報にアクセスできるため、セキュリティ対策が重要です。紛失や盗難に備えて、パスコードロックやアプリごとのパスワード設定などを実施しましょう。また、遠隔で端末を操作し、情報を削除できるアプリも利用可能です。事前に対策を講じ、緊急時の対応も準備しておくことが重要です。
データのバックアップを取る習慣を身につける
社用携帯には、企業や取引先にとって重要なデータが日々蓄積されます。万が一携帯を紛失・故障してデータを失った場合、情報の復旧にかなりの時間を要することになります。
日頃からバックアップを取る習慣を身につけることが最も重要ですが、面倒な場合は「毎週金曜の20時」など定期的に自動バックアップを取るサービスを活用するのも1つの方法です。
利用ルールを定める
「業務以外の使用禁止」「アプリダウンロードは管理者が行う」などの利用ルールに加え、端末を紛失・破損した場合や退職時の対応についても事前に定めておきましょう。端末が私的に利用されると、指定外のアプリをダウンロードされる恐れがあります。安全でないアプリやページからウイルスに感染、社用携帯内の情報が漏えいするリスクもあるため、厳重なルールを定めて社内に浸透させる必要があります。
５. 個人スマホを内線化するアプリ「MOT/TEL」
MOT/TELアプリをダウンロードすることで、スマートフォンやパソコン、タブレットを内線化できます。従来のビジネスフォンで提供されていた外線通話・内線通話・転送・グループ着信などの機能を、スマートフォンでご利用いただけます。
社員同士の内線費用が無料
スマートフォンアプリを利用した内線電話の費用は全て無料です。全国の拠点や在宅勤務、出張中でも通話料は発生しません。24時間利用可能で、夜間や早朝の勤務で追加費用は一切かかりません。
個人スマホから会社番号での発着信が可能
プライベート端末にアプリをダウンロードするだけで、会社番号での発着信が可能です。在宅勤務や外出時、プライベート番号からの発信でお客様に不信感を与えることがありません。また、社内で受けた電話を転送可能であるため、出社して折り返す手間を省きます。
社用携帯・通信手当が不要、外線通話の通信費は会社に一括請求
アプリから外線通話を利用すると、料金は会社に一括請求されます。これにより、社員が通信料を負担したり、通話履歴から利用状況を証明したりする手間が無くなり、快適に働ける環境が整います。
社用携帯の貸し出し費用や2台の端末を管理する負担も軽減され、会社と社員の双方に大きなメリットがあります。仕事とプライベートの切り替えもスムーズに行えます。
安心・安全のセキュリティ
万が一スマートフォンを紛失した場合でも、リモートでMOT/Phoneの電話機能を無効にできます。また、管理者権限でクラウドへのアクセスを遮断することで、クラウドに登録された情報を安全に保護できます。
※端末内に登録された履歴や電話帳などの情報については、お客様ご自身で端末にロックをかける必要があります。
電話番号はそのまま利用可能。オフィス移転でも番号は変わりません
電話番号の新規取得はもちろん、03や06など市外局番の既存番号の継続利用が可能です。従来のビジネスフォンでは、移転にともない電話番号が変わる可能性がありましたが、クラウドPBXでは移転しても番号は変わりません。番号変更にともなうお客様・取引先への周知が不要になり、移転先の選択肢が増えるメリットがあります。
社内コミュニケーションの促進
私用のチャットツールを業務連絡で使用すると、社外の人への誤送信がきっかけで情報漏えいにつながる可能性があります。社内専用のチャットツールを利用すれば、誤送信などのセキュリティリスクを低減できます。 また、必要な情報だけを送信できるのでスピーディーな情報伝達が可能です。
契約期間の縛りがない
クラウドPBXを利用する際は、最低契約期間などの契約条件に注意が必要です。お試し利用のつもりで契約したものの解約できない期間があるなど、ルールを設けているケースもあるため事前に確認しましょう。
MOT/TELでは最低契約期間がなく、１か月からのお試し利用が可能です。使いやすさを実際に試し、社員の意見を参考にしながら、最適な選択肢を見つけることができます。
業界トップクラスの音質
他社のクラウドPBXでは1つのデータセンターへ接続が集中するため、時間帯によっては通話が不安定になることがあります。MOT/TELでは東北、関東、東海、北陸、中国・四国、九州へそれぞれ専用のデータセンターを設置することで、安定した通話品質を提供しています。その品質の高さから、MOT/TELは27,500社以上に導入されています。
20内線で4,980円（税別）の料金設定
クラウドPBXは通常、1アカウントごとに料金が発生します。そのため、多数のIDを契約するとスマホ内線化の導入時に月額費用が安くても、結果的に高額になることがあります。MOT/TELは20内線で4,980円（税別）で提供しており、1内線ごとのライセンス料は発生しません。
出退勤記録・シフトをまとめて管理
MOT勤怠管理システムとの連携を行うことで、出退勤やシフト管理をスマートフォンで一括管理できます。打刻時にGPS情報と時間を記録することで、自宅到着後の退勤打刻などの不正な勤怠を防止可能です。また、役割毎の過不足が簡単に把握できるシフト管理が標準で搭載しており、システム上で簡単にシフトを組むことができるため、業務の効率化に役立ちます。
６. まとめ
社用携帯の導入について、メリット・デメリットと導入時に注意すべきことを解説しました。社用携帯のプライベート利用やスマホの２台持ちといった現状の課題を解消するクラウド電話アプリ「MOT/TEL」を、ぜひご活用ください。
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