WEB会議から始める士業のテレワーク

士業の働き方改革(テレワーク)

WEB会議から始める士業のテレワーク

WEB会議から始める士業のテレワーク

弁護士や社労士・司法書士などの士業はセンシティブな情報を取り扱う業種であり、なかなかテレワークを実施するに至ってない事務所も多いのではないでしょうか? そこで士業の方でも簡単にテレワークを始められるWEB会議についてご紹介致します。

コンテンツの目次
  1. テレワークとは?
  2. WEB会議システムとは?
  3. テレワーク中のコミュニケーション
  4. WEB会議システムを利用するメリット
  5. WEB会議システムの利用シーン

1.テレワークとは?

テレワークとは在宅勤務モバイルワークサテライトオフィス勤務の総称であり、場所を問わない働き方のことを指します。2020年の東京オリンピックなどの交通網の混乱が予測される時期や新型コロナウイルス(COVID-19)などの病気が流行した際などの有事の際でも従来の業務を停止せず継続出来るとして注目されている働き方です。

テレワーク(在宅勤務・モバイルワーク・サテライトオフィス勤務)

しかし、テレワークでは適切なツールの導入を行わない場合、情報漏えいなどのセキュリティ面や普段行っている業務が行えないなど様々なリスクが存在します。そのリスクに対応する為にはリモートアクセスツールの導入やVPNの構築などが必要ですが、一気に変更となると労力が要りますので、士業などセンシティブな情報を取り扱う業界では二の足を踏んでしまうのです。
しかしながら、そこでテレワークは無理だと諦めてしまうのは時期尚早です。昨今では様々なテレワーク関連のシステムが登場しており、部分的なテレワークの実施が可能になっています。今回おススメするサービスがWEB会議(テレビ会議)システムです。


2.WEB会議システムとは?

インターネットを利用して音声と映像をやり取りし、コミュニケーションが遠隔地にいる人とも取れるようになるシステムを『WEB会議システム』や『テレビ会議システム』と呼びます。

WEB会議システム利用イメージ

以前は、大型の専用スクリーンのような専用機器が必要だったのでテレワークにあまり活用されてきませんでしたが、今日ではパソコンやスマホで簡単にWEB会議が行えるシステムが登場したので、テレワーク中のコミュニケーション手段としても定着しています。


3.テレワーク中のコミュニケーション

テレワーク中のコミュニケーション手段として導入されているツールを総務省が調査した結果、WEB会議システム(グラフ内はビデオ会議と表記されてます)が49%と1位でした。

テレワーク中のコミュニケーションツールとして導入されているツール

(出典)総務省「ICTによるイノベーションと新たなエコノミー形成に関する調査研究」(2018)

ちなみにWEB会議システムの市場も年々増加しています。


4.WEB会議システムを利用するメリット

WEB会議はインターネットが繋がる環境であれば場所を問わず利用出来ます。その為様々なメリットがあります。

場所を問わないコミュニケーション

普段、支店や顧客が遠方だった場合気軽に顔を見ながら会話をすることが出来ません。しかし、WEB会議システムを使えば遠方の相手とも気軽に顔を見ながらコミュニケーションを取ることが出来ます。


移動が不要

遠隔地でも簡単に顔を見ながらコミュニケーションを取れるWEB会議システムがあれば、従来1カ所に集まって行っていた会議や打ち合わせがWEB会議を使ってその場で行えます。その為、会議や打ち合わせの為の移動が削減されます。


スピーディー

従来会議や打ち合わせの際は、1カ所に参加メンバー全員が揃ってから行われる為、会議や打ち合わせを思い立った時点から時間がかかります。例えば東京の本社に通うメンバー同士の会議であっても出先にメンバーがいれば、そのメンバーが事務所に戻ってきてから会議開始となります。しかし、WEB会議であれば、出先にいてもインターネットの利用出来る場所であれば会議に即時に参加することが出来、スピーディーになります。


テレワーク中でもコミュニケーションが減らない

WEB会議システムはテレワーク中のコミュニケーション手段としても使われます。テレワーク中は事務所外での勤務となる為、通常はコミュニケーションが減ります。しかし、WEB会議システムがあれば思いたったその瞬間に顔を見て会話が可能な為、同じ事務所で働くようにちょっとした疑問や意見交換の為の会話が可能になります。


5.WEB会議システムの利用シーン

弁護士・社労士・司法書士などの士業でWEB会議を使うシーンはいくつかあります。 例えば、依頼人などとの打ち合わせをWEB会議で行うことが出来ます。1回目の打ち合わせなどは対面の方が良いかもしれませんが、2回目3回目の打ち合わせや報告などは移動を伴わないWEB会議の方がスムーズでしょう。
社労士など顧客訪問がある場合には、その顧客訪問をWEB会議で代用が可能です。例えば、普段であれば1日3件の訪問に留まっていたところ、WEB会議であれば1日の対応件数を大幅に増加出来ます。もしくは同じ件数に留めて、営業活動や別業務を行うことが出来ます。
もちろん、支社間のコミュニケーションや先生同士のコミュニケーション、事務員と先生のコミュニケーションなどでも利用出来ます。 いずれも出先や自宅でも可能なので合間時間などで行うことが出来るため、テレワークを試してみる良い機会になるのではないでしょうか?
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