士業向け『初めてのテレワーク』~コロナウイルス対策~

士業の働き方改革(テレワーク)

Q:士業向け『初めてのテレワーク』~コロナウイルス対策~

A:
士業向け『初めてのテレワーク』~コロナウイルス対策~

新型コロナウイルス『COVID-19(coronavirus disease 2019の略)』の流行により、以前にも増してテレワークの注目度が増しています。そこで今回は、初めてテレワークの導入を検討している弁護士や社労士など士業の方がテレワークを導入する際の注意ポイントなどをご紹介致します。
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コンテンツの目次
  1. BCP対策としてのテレワーク
  2. テレワークを導入する際の注意するポイント
  3. テレワークの課題を解決する

1.BCP対策としてのテレワーク

冒頭でもご説明したように新型コロナウイルス『COVID-19』が世界的に流行しており、テレワークや時差出勤などが注目されています。 テレワークとは

  • ・自宅で業務を行う在宅勤務
  • ・移動中などにスマホやノートPCで業を行うモバイルワーク
  • ・本来業務を行う事務所以外のオフィススペース(レンタルオフィス等)で業務を行うサテライトオフィス勤務
を合わせた総称です。
テレワーク(在宅勤務・モバイルワーク・サテライトオフィス勤務)

このテレワークという働き方は、働き方改革を推進する方法として昨今注目されていましたが、新型コロナウイルスの流行によって出社が困難になった現在はBCP対策※として注目されています。
BCP対策とは、Business Continuity Planの略で日本語では事業継続計画と言い、様々な事業が止まるリスクに対して、発生時に事業が継続出来るようあらかじめ準備をしておくことを言います。BCP対策について詳しくは下記の記事をご覧ください。


新型コロナウイルス『COVID-19』の流行により首都圏では満員電車での出勤が危険視されるようになりました。出勤が困難になるとBCP対策を行っていない企業や事務所は事業が止まってしまいます。この様な際でもテレワークが可能な環境を構築しておけば事業を継続することが出来ます。


2.テレワークを導入する際の注意するポイント

働き方改革BCP対策として有効なテレワークは単に事務所以外で業務を行えば良いというものではありません。テレワークは適切なルールやツールを導入し運用しないと非効率・危険な勤務形態になってしまいかねません。非効率・危険な業務にならない為には下記のポイントに注意が必要です。

■セキュリティ

テレワーク在宅勤務)を行う為にスマホや個人のPCへ業務で使うデータなどを移して持ち帰った場合、情報漏えいのリスクが高まります。事務所内であればUTM※のようなセキュリティ機器が導入されていたりする為、セキュリティはある程度担保されています。しかし、自宅のネットワークでは事務所レベルのセキュリティ機器を導入しているケースはあまり見られず、不正アクセスやサイバー攻撃などを防ぐことが出来ません。また、個人のPCの場合、業務だけでなく私的な利用ももちろんあるでしょう。その際に情報を抜き取るような悪質なサイトなどへのアクセスにより情報漏えいが起きる可能性もあります。
※UTMとは複数のセキュリティ機能を1つにまとめて統合的にセキュリティ対策を実施・管理できるサービスです。詳細は下記をご覧ください。

■業務幅

テレワーク・在宅勤務を行う際、ツールを何も導入していないと、社内システムや社内PCにあるデータにアクセスすることは出来ません。テレワーク在宅勤務中にデータにアクセス出来なければ行える業務幅が狭くなり非効率になってしまいます。

■コミュニケーションが取りづらい

事務所に全ての先生、パラリーガルなどの従業員が集まって業務を行っている場合、コミュニケーションは簡単にとることが出来ます。しかし、テレワーク在宅勤務だと別々の場所で勤務している為、コミュニケーションが取りづらくなります。

■費用負担

在宅勤務の場合、個人の所有しているPCや自宅のインターネット回線・電気などを使用することになります。事務所としてどこまで費用負担するのか就業規則で決定しておく必要があります。


3.テレワークの課題を解決する

テレワーク働き方改革の推進や今回の新型コロナウイルス対策(BCP対策)として非常に有効です。しかし、上記でご説明したように注意すべきポイントやツールの適切な導入を行わないと様々なリスクの増加・非効率な業務になってしまいかねません。そうならない為にもテレワーク在宅勤務で普段の業務で何が『出来て』何が『出来ない』のか把握し、その課題に対してツールの導入を行う必要があります。例えばテレワーク支援パッケージ『MOT/Telework』(モットテレワーク)を導入すれば上記の課題を一気に解決できます。 テレワーク支援パッケージ『MOT/Telework』は、

  • ・リモートアクセスツール
  • ・コミュニケーションツール(内外線・WEB会議など)
  • ・出退勤ツール

が含まれています。

セキュリティ・業務幅という課題に対しては、リモートアクセスツールが有効です。MOT/Teleworkのリモートアクセスでは自宅のPCから事務所のPCや社内システムにアクセスすることが出来ます。

リモートアクセスの利用イメージ

アクセス時にはアクセス元(自宅PC)には情報が残らないだけでなく印刷・ハードコピー(スクリーンショット/キャプチャー)・メールの送受信などが禁止出来ます。その為、情報漏えいなどのリスクにしっかり対応しながら普段の業務をそのまま可能にすることが出来ます。

コミュニケーションが取りづらいという課題に対しては、スマホで事務所番号の電話や先生同士・パラリーガルと内線が出来るコミュニケーションツールが有効です。従来、事務所番号の電話を受けられるのは事務所にある電話(ビジネスフォン)だけですが、MOT/Teleworkを使用すると先生・パラリーガルがお持ちのスマートフォンで事務所番号の電話を受けることが出来ます。受けた電話が別の先生宛等の際、事務所の電話機のようにスマホ同士で取り次ぐことが可能です。内線も出来るのでコストを最小限に抑えながらコミュニケーションが簡単に取れるので物理的な距離の壁が気にならなくなります。

テレワーク・在宅勤務中の内外線利用イメージ

また、WEB会議の機能もあるので朝礼の代わりや依頼者との打ち合わせに利用したりすることで移動の時間などが削減される分、効率的な業務が可能になります。

テレワーク・在宅勤務中のWEB会議利用イメージ

更にMOTではメールFAXも利用できます。従来の複合機では受信枚数が最大で30枚ほどですが、MOTであれば100枚の受信も可能になり営業機会の損失を防止出来ます。

メールFAX利用イメージ

新型コロナウイルス『COVID-19』が流行している今、一刻も早いテレワークの導入が必要になっています。

また、新型コロナウイルス感染拡大を受けてテレワーク用通信機器の導入費用などへ1企業当たり補助率1/2、最大100万円の助成金が出ることになりました。
詳しくはこちらをご覧ください:https://www.mhlw.go.jp/content/11911500/000602479.pdf テレワークが安全・簡単に導入できるMOT/Teleworkの詳細はこちら  



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