Q: 士業のテレワークがVPNでは不完全な理由とは？
法律事務所など普段業務を行う場所以外で業務を行うことをテレワークと呼びます。このテレワーク中のセキュリティ対策や行える業務幅を広げる為、VPNを構築するケースが増えています。しかし、VPNの構築では完全なるテレワークは出来ません。本記事で事務所と全く同じ環境を構築する為に必要なことを解説していきます。
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- コンテンツの目次
1.テレワークの導入課題
1.テレワークの導入課題
テレワークの導入には様々な解決すべき課題があります。総務省「情報通信白書」によると
- ・情報セキュリティの確保
- ・対象業務が絞られる
- ・適正な労務管理
- ・コミュニケーション
が課題として挙げられています。この課題に対しVPNの導入で解決できるのは、『情報セキュリティの確保』と『対象業務が絞られる』という2点です。したがってVPNの導入のみではテレワークの課題を全て解決できないのです。
2.テレワークを導入する理由
2.テレワークを導入する理由
本来士業の方がテレワークを導入する理由は、業務を効率化することで労働時間の短時間化を目指すものでしょう。 にもかかわらず、コミュニケーションが取りづらくなる環境のままテレワークを行ってよいのでしょうか？また、事務員の労務管理など新たな業務が増えることは本末転倒と言えるのではないでしょうか。
3.テレワークで求める電話システムとは？
3.テレワークで求める電話システムとは？
在宅勤務やモバイルワーク・サテライトオフィス勤務などのテレワーク中に求める電話システムとはどのようなものなのでしょうか？ まず考えられることは事務所の代表番号に着信した電話を事務所外にいる場合でもスマホで受けられることです。しかも、転送とは違い別途通話料などが発生しないもので、かつ事務所の電話のように複数台同時に着信し、電話に出られる人が受けて対応できる環境です。
4.テレワークに最適な「MOT/Telework」
4.テレワークに最適な「MOT/Telework」
上記でご説明した環境を構築できるサービスが「MOT/Telework」です。MOT/Teleworkとはテレワークに必要なリモートアクセスやコミュニケーションなどの機能が1つになっているサービスです。
リモートアクセス機能ではVPNのように事務所外からでも社内システムや社内PCへ安全にアクセスし業務を行うことが出来ます。また、VPN以上のセキュリティ機能も有しておりますので気になる方は、VPNとMOT/Teleworkの比較記事をご覧ください。
本記事で詳しく解説したい項目はコミュニケーションの分野です。VPNでは電話を含むコミュニケーションに関する機能は持ち合わせいていません。その為、一般的な企業や士業の事務所ではVPNに加えて、WEB会議システムや内線システム・ビジネスチャット・インターネットFAXなどのコミュニケーションサービスを別途必要に応じて導入しています。しかし、別々のサービスを導入する場合、サービス毎に利益の上乗せが当然あり、コストも高くなります。また、サービスを運営する企業も違うのでサポート窓口も別々になります。
この課題を解決したサービスがMOT/Teleworkです。MOT/Teleworkでは前述のようにリモートアクセスに加えてコミュニケーション機能を有しているので導入する際の合計コストが抑えられるほか、サポート窓口も一本化出来るのでテレワークを始める際にMOT/Telework1つで全てカバーできます。
5.MOT/Teleworkのコミュニケーション機能
5.MOT/Teleworkのコミュニケーション機能
MOT/Teleworkのコミュニケーション機能を詳しく見て行きましょう。
内外線機能
MOT/Teleworkでは先生・事務員がお持ちのスマホに専用アプリをインストール・設定することで内線・外線端末として利用することが出来ます。事務所の代表番号への着信に対し、全てのスマホが鳴動することも出来ますし、事務員と若手の先生のみ鳴動させるなどの細かい設定が可能です。普段は全員鳴動で、裁判などの最中だけアプリ内で外線の着信させない設定も可能です。 また、内線端末としても利用出来るので事務員と先生や先生同士の通話がすべて無料になる他、事務員が受けた外線を先生の端末へ取次転送も可能です。現在事務所で行っている電話対応を事務員が在宅でも先生がサテライトオフィス勤務でも継続することが出来ます。
WEB会議
パソコンなどでリアルタイムの映像会議を行うことが出来ます。利用の際、アプリのインストールや難しい設定を行うことなく利用することが出来ます。毎日の朝礼や支店毎の会議、顧客との打ち合わせなど、WEB会議を使って行うことが出来ます。
ビジネスチャット
私生活でのコミュニケーションとして一般的になっているチャット。誤送信などのセキュリティの観点から普段利用するチャットツールとビジネスで利用するチャットは分けた方が良いと言われています。MOT/Teleworkではビジネス向けのチャット機能を提供しており、利用することが出来ます。
インターネットFAX
紙ベースで受けるFAXとは違い、インターネットFAXなら受信したFAXを自動でPDF化し、前述したビジネスチャットかメールにて通知し閲覧することが出来ます。 チャットグループやメーリングリストへ通知することで複数人同時に着信したFAXを確認出来ます。今までFAXの対応は、事務員からの転送や連絡が必要でした。事務員がいない場合には戻ってからの対応となり効率が悪かったですが、インターネットFAXであればどこでも確認が出来、効率的です。送信もPDFデータを専用アプリ上から送信することで顧客へ紙のFAXとして送られます。
この様なコミュニケーション機能をMOT/Teleworkでは利用することが出来ます。また、スマホ・PCからリアルタイムで打刻が出来る勤怠管理も利用出来ます。合計勤務時間・残業などを自動で集計したり、労務管理が簡素化します。VPNでは出来ない機能ばかりですので、テレワークをこれから始めようとお考えの士業の方は、MOT/Teleworkもぜひご検討ください。
また、新型コロナウイルス感染拡大を受けてテレワーク用通信機器の導入費用などへ１企業当たり補助率1/2、最大100万円の助成金が出ることになりました。
詳しくはこちらをご覧ください：https://www.mhlw.go.jp/content/11911500/000602479.pdf
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