Q: もっともっと便利に！ MOTシリーズの連携活用例
前回の記事では、MOT/DX Serverでインボイス制度や改正電帳法に対応する方法をご紹介しました。
バルテックのMOTシリーズは、他にもたくさんのサービスを展開しています。そしてMOTシリーズは、各サービスの機能を連携させればさせるほど
業務をもっと便利に、もっと効率化できるんです。今回はMOTシリーズの強力な連携例、業務改善例をご紹介します。
MOTシリーズを活用すれば、インターネット上で作業が完結するため出社する必要がなくなり、テレワークにもスマートに対応できますよ。
まずは、とっても便利なMOTシリーズ製品をご紹介いたしましょう！
↓↓インボイス制度や改正電帳法に手軽に対応したい！前回の記事はこちら↓↓
インボイス・改正電帳法って何？ 少しでも楽に対応したい！
「結局インボイスって何？」「なにから手を付けたらいいんだろう…」
「もう複合機との往復に疲れた。FAXと睨み合うのをやめたい……」
もう大丈夫です！ 本記事では、インボイスや改正電帳法がどんな制度・法律
なのか、そしてインボイスや改正電帳法への具体的な対応法を解説……
- 目次
基本はこれ！ クラウドPBX「MOT/TEL」
スマホ2台持ち生活にオサラバ！ MOT/TELなら、お手持ちのスマートフォンを内線電話として使用できるようになります。
MOT/TELは付属で利用できる専用アプリ「MOT/Phone」アプリが超強力。アプリのチャット機能で社内の人とチャットができるようになるだけでなく、
この後紹介する他のMOTシリーズの各種機能もスマホで使えるようになっちゃいます！
MOT/TELをご利用いただくと、クラウドサービスMOT/CloudのIDが無料で20アカウント分ついてきます。
MOT/Cloudにはクラウド電話帳機能やカレンダー機能があって、複数の社員で予定を共有したり、電話帳を共有したりできるんです。
オプションで通話録音ができるなど、とにかく高い拡張性が魅力のプラットフォームです。
MOT/TELはこれだけついているのに圧倒的低価格、しかも業界最高レベルの通話品質でご提供しています！
(PBX本体を社内に置くことで、セキュリティレベルを高めたオンプレミス版サービス、MOT/PBXもございます。)
クラウドPBXサービス「MOT/TEL」の詳細はこちら
次世代型ビジネスフォン「MOT/PBX」の詳細はこちら
MOT/Phoneアプリで超便利！MOT経費精算&MOT勤怠管理
MOT経費精算は経費精算、交通費精算、出張・旅費精算などの作業を簡単に行えるシステムです。
経費申請の承認はMOT/Phoneアプリからも可能！ 外出中やテレワーク時、忙しい時を選ばずいつでもどこでも申請が確認でき、業務の効率化が見込めます。
また、DX Serverを活用する際にも使用したMOT文書管理とも強力に連携しており、経費申請を行うだけで自動で文書管理システムに電子保存してくれます※。
もちろん、改正電帳法に対応していますよ！
システム単体としても初期設定のしやすさと、最初から機能が全部揃ったオプションなしのわかりやすい料金体系が魅力のシステムです！
MOT勤怠管理は、スマートフォンやパソコンで出退勤の打刻、有給や直行直帰の申請・承認・管理などができるシステムです。 MOT/Phoneアプリを使うとそれらの機能がスマホアプリで完結し、とっても便利ですよ！ どこでも打刻ができるので、 テレワークや外回りも怖くありません！ 出退勤の打刻時には位置情報を取得できるので、不正防止にも役立ちます。 勤怠データはもちろん自動集計。様々な雇用形態の労働時間・給料計算をとっても楽に管理できます。更に入社半年でつく有給や、 入社年月に合わせた有給日数の付与などもカスタマイズで自動化でき、とにかく便利です！
MOT経費精算もMOT勤怠管理も、それぞれ単独で十分輝くシステムです。「PCでもできることがスマートフォンでできるからって、一体何が便利なの？」 と思った方もいらっしゃると思います。筆者個人の意見ですが、これらの機能をスマートフォンアプリで行えるようになって一番嬉しいポイントは、 通知機能があることだと思います。設定次第で業務開始前や打刻がないときなどに自動でリマインドの通知を送ることができるので、 出退勤の打刻をし忘れたり、申請に気がつかなかった、申請を見逃した！ということは起こりません。素早く・漏れなく業務の効率化ができるのが魅力です！
MOT経費精算の詳細はこちら
MOT勤怠管理の詳細はこちら
縁の下の力持ちをもっと支える！MOT/HG
MOT/HGは採用から退職までの手続きを自動化し、人事や総務の業務を効率的に行えるシステムです。
社労士さんとMOT/HG上で直接やり取りができる仕組みがあり、これまで様々な工程を踏んでいた労務手続きをMOT/HGだけで完結させることができます。
社員から依頼のあったタスクは期日つきでリストに表示されており、タスク管理もそつなくこなせちゃいます。
煩雑だった業務を可視化すれば、業務も今よりずっと楽になるはず！
2023年8月末にはMOT/Cloudと連動し社内名簿を共有したり、年末調整ができるようになるなどの便利なアップデートが行われ、
その後もMOT文書管理など弊社サービスとの連携がどんどん強固になっていく予定です。
そんなMOT/HGは、MOT/TELをご利用の方はなんと無料でご利用いただけます。
お値段据え置きならぜひとも使いたいところ！ 使わない機能は非表示にできるので、使いたい機能だけをちょっと使いたい！という需要にもバッチリお答えします！
MOT/HGの詳細はこちら
業務に集中！オフィスのでんわばん
いらない営業電話で手を止めるのは、もうやめにしませんか？「オフィスのでんわばん」はMOT/TELを使った電話代行サービスです。
御社宛の電話を「御社名」で一次受けし、不要な電話をシャットアウトすることで、業務の効率化を促進します。
人が直接応対するので必要な電話は逃さず、不要な営業電話や迷惑電話をしっかりはじきます。
電話を取り次ぐ時はMOT/TELの内線を使用するので、転送料金がかかりません。
ご不在などで取り次げなかった電話や取り次がなかった迷惑電話の内容はMOT/Phoneアプリのチャット機能でご報告します。
MOT/Phoneアプリなら会社番号で発信できるので、どこからでも折り返し電話をかけることが可能。外出の多い方やテレワーク中の方との相性も抜群です。
オフィスのでんわばんの詳細はこちら
MOTシリーズ活用例
MOTシリーズの各サービスがどんなものなのかをご紹介いたしました。では実際にこれらのサービスが業務効率化に活かされる例を2つ、ご紹介いたします！
今ある不便を減らしていこう！業務改善型
導入サービス：MOT/TEL、オフィスのでんわばん、MOT勤怠管理、MOT/DX Server
導入経緯：営業さんが外周りに出かけていることが多い、小規模の不動産会社。
営業さんはスマホ2台持ちで荷物が重たいと感じていたり、業務用スマホを忘れてしまって業務が滞るということがあった。
社内に届くFAXは営業さんから事務員さんに連絡し、事務員さんがFAXを取り込んで営業さんにメールで転送。
直行直帰や有給の管理は事務員さんが各社員に直接聞き取りをして手作業で記録しており、
更に事務所にかかってきた電話も事務員さんが対応していたため事務員さんの負担が大きく、残業が常習化していた。
ただでさえ大変なのに最近はインボイスや電帳法の対応にも追われ、事務員さんが完全にパンク。一体どうしたらいいの…⁉
改善結果：
MOT/TELとオフィスのでんわばんを導入したことで、営業さん宛の電話や営業電話の対応に取られていた時間がゼロに。
MOT勤怠管理で営業さんの出退勤をスマホでできるようになったことで、勤怠の記録ミスや有給の管理ミスがなくなり
、関連した事務作業も大幅に時短。結果、事務員さんの残業時間がゼロに！ インボイスと電帳法の対応もさっくりできたので、
業務で感じるストレスも大きく減少した。
営業さんもスマホを2台持つ必要がなくなったので忘れ物が減り、業務の停滞頻度が減少。MOT/DX Serverで営業さんが
どこでも直接FAXの内容を確認できるようになり、これまで待ち時間が長かった業務も一気に短縮。会社の評判が上がり、
受注件数の上昇につながった。事務員さんの負担が減っているので、受注の増加にも無理なく対応できた。
更に業務用スマホや複合機にかかっていた費用がなくなって、経費が大幅に削減。企業全体としての業績が好転した。
新しい働き方を追求する！スイスイ テレワーク型
導入サービス：MOT/TEL、MOT勤怠管理、MOT/HG、MOT経費精算、MOT/DX Server
導入経緯：毎年新卒を数人採用している中規模の会社。
近年は特に事務方のテレワークを推進しているが、請求書の受け取りや各種申請の確認など出社しないと出来ない作業が多く、あまりテレワークが浸透していなかった。
社用スマホは営業さんにしか配布していないので、個人の電話回線やLINEなどを使って連絡を取っている。
しかし業務で個人の電話やLINEを使用することには、不安や不満の声も。確かにLINEのトークが流出したなんてニュースも聞くから、
危険なのかもしれない。
いっそテレワークを廃止にしてしまおうかな？でも今、働き方改革を進めるように言われているし……。
もう少し安全かつ便利にテレワークができないだろうか？
改善結果：
MOT/TELを導入することで電話帳が社内で共有でき、テレワークの人にも迅速に連絡が取れるようになった。
電話するほどではない連絡はMOT/Phoneアプリ搭載のチャットで手軽に送信。会社に管理権限があるので、
安心して業務に関する連絡をとれる場所ができた。これまで曖昧なままだった勤怠も、スマホアプリから打刻することできっちり管理できるように。
MOT/HG、MOT経費精算、MOT/DX Serverの導入で、テレワークの社員の出社回数を最小限に抑えることに成功し、社員の満足度が上がった。
もちろん、テレワークの社員以外も新システムの導入で業務が楽になり、残業時間が減少。
ワーク・ライフ・バランスが取れた職場として、優秀な人材が志願してくれるようになった。
MOTシリーズの可能性は無限大！もっともっと日々の業務をラクにしよう！
MOTシリーズの活用例を2つご紹介しました。今回紹介した事例はあくまで一例に過ぎません。
MOTシリーズには豊富なプランがあり、SOHOや小規模の企業様から大規模な企業様まで、様々な企業様に導入いただいています。
バルテックでは、企業規模や業務内容、抱えている課題など、それぞれの企業様に対するヒアリングを丁寧に行っています。
バルテックでなら、自分の会社に合った導入方法がきっと見つかるはず。まずは一度、お気軽にお問い合わせください！
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