官公庁・自治体向けクラウドPBX「MOT/TEL」

PBX・電話設備の老朽化を機に、電話環境をクラウド化

• 「故障する前に更新したい」

  長年使用しているPBXや電話機は、故障や保守終了、リース満了などをきっかけに更新が必要になる場合があります。

  MOT/TELなら、従来のPBXを中心とした電話環境からクラウドPBXへの移行を検討できます。
  現在の電話機や電話番号、拠点数、利用人数などを確認し、自治体ごとの環境に合わせた導入方法をご提案します。

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スマートフォンを内線化して、場所にとらわれない電話対応へ

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• 庁舎内の移動中や外出先でも電話対応

  MOT/TEL専用アプリをスマートフォンにインストールすることで、スマートフォンを内線電話として利用できます。
  固定電話だけに頼らず、外出の多い職員や庁舎内を移動する職員など、業務内容に合わせて電話端末を選択できます。

  PCを電話として利用することも可能

  ソフトフォンを利用すれば、パソコンから内線・外線の発着信が可能です。固定電話機だけに限定せず、パソコンやスマートフォンを活用した電話環境を構築できます。

本庁舎・支所・学校など、複数拠点の電話環境をクラウドで管理

• 拠点ごとに分かれていた電話環境を見直す

  本庁舎、支所、学校、関連施設など、複数拠点で利用する電話環境を見直せます。

  MOT/TELには複数拠点を接続する機能があり、拠点ごとに構築していた電話環境をクラウド上で連携・管理する方法を検討できます。

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代表電話の取次ぎをIVRで効率化

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• 問い合わせ内容に応じて、電話を自動で振り分け

  代表電話への着信時に自動音声で案内し、発信者が選択した番号に応じて着信先を振り分けます。

  問い合わせ内容に応じた担当部署への振り分けを自動化することで、代表電話の取次ぎ業務を見直せます。

  沖縄県庁様でもMOT/TELを導入

  沖縄県庁様では、コロナに関する多種多様な問い合わせへの対応において、専門部署への内線取次ぎや折り返し対応が課題となっていました。
  そこで、MOT/TELのIVRとクラウドPBXを導入し、問い合わせ内容に応じた電話振り分けを行っています。

FAXもスマートフォン・PCで。電話とFAXをまとめてクラウド化

• 受信FAXをデータで確認

  MOT/TELのインターネットFAXなら、スマートフォンやPCからFAXを送受信できます。

  受信したFAXはデータとして確認でき、メールやチャットによる通知にも対応。外出中や庁舎外からでもFAXを確認できます。

  今のFAX番号を継続できるケースも

  MOT/TELのインターネットFAXは、現在使用しているFAX番号をそのまま利用できるケースがあります。

  電話設備の更新に合わせてFAX環境も見直せます。なお、利用可否は現在のFAX番号や回線などの環境によって異なるため、事前に確認が必要です。

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通話録音で、電話対応の記録を残す

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• 外線通話を自動録音

  MOT/TELでは、外線通話の自動録音に対応しています。
  録音データは管理画面から確認・ダウンロードできるため、過去の問い合わせ内容を確認したい場合や、電話応対の内容を振り返る際に活用できます。
  録音している旨を音声で事前に流せるので過度な要求を抑止することで昨今問題となっているカスハラ対策としても有効です。

給付金・選挙・新制度など、期間限定の電話窓口にも

• 必要な期間だけ電話窓口を構築

  自治体では、特定の制度や事業の開始に伴い、通常業務とは別に一時的な問い合わせ窓口が必要になることがあります。

  MOT/TELはクラウド型の電話環境のため、期間限定の電話窓口やコールセンターの構築についてもご相談いただけます。

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官公庁・自治体へのMOT/TEL導入実績

MOTシリーズは累計33,000社以上、官公庁・団体では35団体に導入されています。
特許庁様、群馬県庁様、静岡県庁様、沖縄県庁様、下川町役場様など、電話設備の更新やIVR、複数拠点での電話環境など、さまざまな用途でご利用いただいています。

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  特許庁様

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  沖縄県庁様

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  群馬県庁様

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  静岡県庁様

官公庁・自治体で利用される主な機能

• スマートフォン内線化

  

  スマートフォンに専用アプリをインストールすることで、内線電話として利用できます。
  外出先や庁舎内の移動中でも、内線・外線の発着信に対応できます。

• パソコン電話

  

  専用ソフトをインストールしたパソコンを電話機として利用できます。
  内線・外線の発着信や保留・転送など、ビジネスフォンの機能をパソコンで利用できます。

• 複数拠点接続

  

  本庁舎・支所・学校・関連施設など、複数拠点の電話環境を接続できます。
  拠点間の内線通話など、複数拠点での電話環境をまとめて運用できます。

• IVR

  

  電話着信時に自動音声で案内し、発信者が選択した番号に応じて着信先を振り分けます。
  代表電話の問い合わせ内容に応じた部署振り分けなどに活用できます。

• SMS送信

  

  IVRの選択番号によって任意のSMSを送信できます。よくある質問などWEBサイトへの誘導が可能です。

• インターネットFAX

  

  スマートフォンやPCからFAXを送受信できます。受信したFAXはデータ化され、メールやチャットで通知できます。

• 通話録音

  

  外線通話を自動で録音し、録音データを管理画面から確認・ダウンロードできます。
  問い合わせ内容の確認や電話応対の振り返りなどに活用できます。

• 保留・転送

  

  通話中の電話を保留し、別の担当者へ転送できます。庁舎内だけでなく、スマートフォンやパソコンへの電話取次ぎにも対応できます。

• CTI

  

  電話着信時に、登録された顧客情報などをPC画面へ表示できます。電話を受けながら相手の情報を確認し、スムーズな応対をサポートします。

官公庁・自治体向けMOT/TEL導入までの流れ

• 01

  現在の電話環境を確認

  現在のPBX・電話機・電話番号・回線・FAX・拠点数・内線数などを確認。

• 02

  必要な機能・運用を整理

  スマートフォン内線、IVR、FAX、通話録音など必要な機能を整理。

• 03

  構成・費用をご提案

  自治体の環境に合わせて構成と費用をご案内。

• 04

  導入・運用開始

  必要な設定・導入作業を行い、運用を開始。導入後も弊社がサポートいたします。

官公庁・自治体からよくあるご質問

• 現在の電話番号はそのまま使えますか？

  現在使用している電話番号を継続して利用できる場合があります。番号の種類や現在の回線・電話設備などによって対応方法が異なるため、現在の電話環境を確認したうえでご案内します。

• 既存のPBX・電話機はそのまま利用できますか？

  現在使用しているPBXや電話機を継続利用できる構成についてもご相談いただけます。既存設備の種類や構成によって対応方法が異なるため、現在の設備を確認したうえでご提案します。

• スマートフォンを内線として利用できますか？

  はい。MOT/TEL専用アプリをスマートフォンにインストールすることで、スマートフォンを内線電話として利用できます。内線だけでなく外線の発着信にも対応しています。

• 本庁舎と支所など複数拠点で利用できますか？

  はい。MOT/TELには複数拠点を接続する機能があります。本庁舎・支所・学校・関連施設など、複数拠点で利用する電話環境についてご相談いただけます。

• FAXもクラウド化できますか？

  はい。MOT/TELのインターネットFAXなら、スマートフォンやPCからFAXを送受信できます。受信したFAXはデータとして確認でき、メールやチャットでの通知にも対応しています。

• LGWAN環境でも利用できますか？

  LGWANを利用している場合でも、現在のネットワーク環境や利用方法を確認したうえで、MOT/TELの導入構成についてご相談いただけます。ネットワーク構成によって必要な対応が異なるため、まずは現在の環境をお聞かせください。

• 災害・停電時の電話環境について相談できますか？

  はい。自治体の電話環境や運用状況を確認し、災害・停電時を含めた電話環境についてご相談いただけます。現在の回線やネットワーク、必要な電話機能などを確認したうえで構成をご提案します。

• 来年度予算のための見積もりを依頼できますか？

  はい。導入を検討している電話機台数や拠点数、必要な機能などをお聞きし、構成に応じた費用をご案内します。来年度予算の検討段階など、導入時期が先の場合もご相談いただけます。

• 入札・プロポーザルでの導入について相談できますか？

  はい。入札・プロポーザルなどの調達方法を含め、自治体の導入条件に合わせてご相談いただけます。必要な機能や電話設備の構成などを確認し、導入方法をご案内します。

• まだ導入時期が決まっていなくても相談できますか？

  はい。導入時期が決まっていない段階でもご相談いただけます。現在のPBX・電話機、電話番号、拠点数、利用人数などを確認し、更新時期や必要な機能に合わせた電話環境をご提案します。

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