テレワーク中の社外からの電話問題を解決する方法とは?

テレワーク

Q:テレワーク中の社外からの電話問題を解決する方法とは?

A:
テレワーク中の社外からの電話問題を解決する方法とは?

新型コロナウイルスの流行でテレワークを始めて見たものの、導入してみて初めて分かる問題もあります。例えば『社外からの電話対応をどのように行うか』という問題をどのように解決すればいいでしょうか。

コンテンツの目次
  1. テレワークを始めてみたものの様々な問題が発生
  2. 電話対応の問題を放置するとどうなるか?
  3. 電話対応の問題を解決するアプリケーション



1.テレワークを始めてみたものの様々な問題が発生

新型コロナウイルスの感染防止に向けて多くの企業がテレワークを行なっています。
こちらのアンケートではテレワークの実施率は合計で87.1%にも達しているというデータがあります。



テレワーク中の社外からの電話問題を解決する方法とは?

しかし、同時にテレワークを実際にやってみて、また導入するにあたって不満や懸念点などの声も聞かれます

テレワーク中の社外からの電話問題を解決する方法とは?

1位、2位とネットワーク系の問題が占めておりその下の 「コミュニケーションがとりづらい。」28.2% 等に続き
「社外からの電話対応が難しい」26.5%
「商談など、社外(顧客パートナー)とのコミュニケーションがとりづらい」20.7%
など電話対応の問題に関する回答も見受けられます。
しかしこちらのアンケートによる 「投資対象となるSaaS(クラウドで提供されるソフトウェアサービス)」ではビデオ会議、データ共有ツールなどネットワーク系の問題には投資していますが
『社外からの電話対応』や『商談など、社外(顧客パートナー)とのコミュニケーションがとりづらい』
などの問題解決するツールやサービスは上がっていません。


テレワーク中の社外からの電話問題を解決する方法とは?

これでは社外からの電話対応の問題については放置されたままということになります。これらの問題をそのままにしておくとどのような問題が起こるでしょうか。



2.電話対応の問題を放置するとどうなるか?

➀携帯番号だと電話に出てもらえない
まず考えられるのは自分の携帯電話から顧客対応しなくてはならないということです。
確かにそのままでも業務を行うことは可能ではありますが携帯番号では顧客からの信頼を得ることができず、出てもらえないということが多発することが考えられます。
➁プライベートの携帯番号の漏洩
さらに自分の携帯番号をプライベート以外の案件に使用することにより電話番号が漏洩。休日にも顧客からの着信があったりすれば、公私が混同し通常業務にも身が入らなくなる可能性もあります。
➂社員個人の携帯料金が高額に
さらに、業務中の電話料金をどのように請求するかなどの取り決めをしっかりとしていない場合、社員個人の電話料金が高額になることが考えられます。
➃出社している特定の社員や転送先の個人携帯に電話対応が集中
テレワークが進み、出社している社員だけが会社の電話対応をする。また特定の社員にのみ転送をかけている場合、その社員の業務が滞ることも考えられます。 また転送のたびに転送料金がかかってしまいます。

電話対応の問題が未整備のまま無理やりテレワークを導入すると、社員が会社への不信感を持つ原因になり、モチベーションの低下や社員の離職にと繋がりかねません。また営業機会の損失にもつながるでしょう。



3.電話対応の問題を解決するアプリケーション

テレワーク中の社外からの電話問題を解決する方法とは?

スマホで会社番号発着信。クラウド電話サービス『MOT/TEL』

テレワーク中の社外からの電話問題を解決する方法とは?

株式会社バルテックのクラウド電話サービス「MOT/TEL」はお手持ちのスマートフォンやパソコンに専用アプリをインストールすることで、どこからでも会社番号で発着信ができるサービスです。
現在使っているスマホやPCをそのまま使用できるため新たに携帯や電話機などを購入する必要が無く、低コストで導入することができます。
通常であれば会社番号への発信があった場合、会社に出社している社員や転送を受けている特定の社員が対応することになりますが、MOT/TELであれば専用アプリを利用している社員全員のスマートフォンに着信する為、機会の損失を防ぐことができます。着信番号によりグループ分けもできるので無駄な取次も削減できます。
さらに社員同士の内線通話が無料になる為、会社とテレワーク社員のコミュニケーションも円滑に行う事が出来、転送する際も内線取次になるため、転送料金も無料になります。
折り返す際も、スマホから会社番号での発信が可能なため、安心して電話に出てもらえます。
さらに、電話以外にも様々な機能が付属しています。


■ネットFAX機能
テレワーク中の社外からの電話問題を解決する方法とは?

パソコンやスマホからFAXの閲覧、送信が可能。
FAXを閲覧するためにわざわざ出社することがありません。



■社内限定チャットMOT/cha
テレワーク中の社外からの電話問題を解決する方法とは?

社内限定のセキュアなビジネスチャットが標準で搭載されています。
LINEなどのプライベートなチャットと比べ、公私を分けて使うことができます。


オプションでさらに便利に

IVR(自動音声ガイダンス)機能

テレワーク中の社外からの電話問題を解決する方法とは?

lvr(自動音声ガイダンス)機能により、要件に分けて窓口を分けることも可能なため、必要な案件のみ取り継ぐことも可能です。


■全通話録音機能

さらに全通話録音機能のオプションもあり、顧客との電話内容を後からいつでも聞くことができるため、新人教育にも効果を発揮します。
オンプレミスタイプ(会社側にアダプタを設置するプラン)であれば、電話対応の会話内容をききながら社員のみに聞こえるように別の社員がアドバイスをすることができる「ささやき機能」も利用できます。

スマホをビジネスホンに。『MOT/TEL』の詳細を確認する  

テレワークをはじめてはみたものの、導入してみて初めてわかることもあるでしょう。
しかし、問題を解決しないままテレワークを継続していると思わぬ弊害があるかもしれません。電話の問題など、ソリューションで解決できる部分があればなるべく早く対応しておくべきでしょう。





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