Q: テレワーク時の代表電話を誰が取り次ぐ? 電話転送問題の解決法
新型コロナウイルスの影響を受けてテレワークの導入が求められています。
しかし、全社員がテレワークを導入すると「会社に誰もいなくなった場合に代表番号への着信をどのように取次ぐか」という問題が発生します。
1.出社している社員が取り継ぐ
1.出社している社員が取り継ぐ
社内のほとんどがテレワークに移行する中、業務の内容や作業環境が未整備のためやむを得ず出社している社員だけで、すべての電話を取り次ぐことになると、電話の取次ぎ業務だけで多くの時間を使ってしまい、通常の業務を妨げてしまいます。
在宅勤務の社員にも、均等に代表電話からの着信を受け取れるシステムにより、この問題を解決することができます。
2.代表番号を留守番電話にする場合
2.代表番号を留守番電話にする場合
テレワーク中、代表電話を停止し留守番電話に設定している場合もあると思います。
社内に誰もいない状況では仕方がないことですが、取引先や顧客から必要な時に会社側と連絡がつかないと顧客に不安を与え、機会の損失にも繋がります。
電話での対応ができない場合、ホームページなどからメールが大量に送られてくるとそちらの対応で本来の業務が停止しまうことも考えられます。
3.特定の社員に転送する
3.特定の社員に転送する
転送であれば、電話機から設定をすれば、使用することができますが、転送のたびに転送料金がかかってしまいますので、積み重なると結果的にコストが膨らんでしまいます。
また、ある特定の個人に着信が集中してしまうとこちらも業務の停滞につながります。
4.スマホから代表番号で発信する
4.スマホから代表番号で発信する
代表番号に誰も出られない為、顧客に個人の電話番号を教えてしまうと個人情報の流出に繋がります。公使を分ける意味でもなるべく避けたいものです。
今回はこちらで紹介する「MOT/phone」は、代表番号への着信を全社員に均等に振り分けて着信させることができるアプリケーションです。
5.代表番号への着信を全社員に一斉転送する
5.代表番号への着信を全社員に一斉転送する
会社の外にいても「内線通話」が可能なアプリ『MOT/Phone』をスマートフォンにインストールすれば、代表番号に電話がかかってきた場合、社員のスマートフォンに一斉で着信することができます。
着信を受けたスタッフが、別担当者にそのまま取次転送をかけることもできます。このことにより、折り返しの連絡をする手間が省けます。
また、スマートフォンから会社番号で発信することも可能であり、個人の電話番号と使い分けて使用することができる為、個人の電話番号で発信することで情報が漏洩することもありません。さらに、会社あてのFAXを閲覧したり、PDF化することで送信も可能になります。
転送料金もかからず、社員同士での通話も無料のためテレワーク中のコミュニーケーションも円滑にすることができます。
さらに「IVR機能」を使用すれば、部署ごとや要件ごとに電話を振り分けることが出来るため間違い電話や営業電話も事前に防ぐことができます。
円滑なテレワークの実現に『MOT/Phone』を導入してみてはいかがでしょうか。
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