受付システムを導入すべき5つのポイント|IP-PBXならMOT/PBX

業務の効率化

受付システムを導入すべき5つのポイント

受付システムが入っていそうなエントランス
綺麗なオフィスに受付嬢、そんな時代は終わりをつげスマートな受付が流行っています。iPad受付システムやソフトバンク社のペッパーを利用した受付など日々進化を続けています。
そこで今回は受付システムについてご紹介致します。




1.受付システムとは

Wikipediaにはこのように書かれています。
受付システム(うけつけシステム)とは、製品などの販売やサービスの提供の際に、順次、訪問・到着する来客に対処し、効率的および円滑な販売・サービスの提供を意図して導入される機器や手法のこと。
引用:Wikipedia
簡単に言うと受付嬢がいままで行っていた受付業務を代わりに行ってくれるシステムのことです。


2.受付の現状

受付システムを導入する企業が増えていますが、まだ受付に電話を置いているだけの企業やインターフォンなどの受付にしている企業も多いでしょう。
具体的に挙げると現状では以下のような受付の種類があります。
・受付嬢
・受付システム(タブレット対応)
・受付システム(スタンドタイプ)
・受付システム(ペッパー)
・受付電話
・インターフォン
・ベル
・何も置かない

とざっと挙げるだけでも色々種類があります。


3.受付は企業の顔

受付なんてどんな種類でも問題ないのでは?と思われる方も多いはずです。しかし、受付についてよく考えてみてください。受付はお客様が一番最初に目にする場所ですよね?そのため、その企業に対するイメージなどが形成される場所でもあります。したがって、たかが受付と思わずしっかり考慮した方が良いでしょう。

4.受付システムのメリット

受付は企業のイメージを左右する大事な場所です。そこに受付システムを導入するメリットはどういったことがあるのか具体的に見て行きます。
・受付システムを導入することでスタイリッシュさを表現
iPad受付の場合、iPad自体にあるスタイリッシュさをそのまま利用できます。

・先進性をアピール
ペッパーやiPadなどを利用するので企業としての先進性をアピールすることが出来ます。IT技術を扱う会社などは先進性をアピールすることは非常にお客様のイメージに有効でしょう。
ペッパーの受付
イメージ以外にもコストや運用面のメリットもあります。
・人件費のカット
受付嬢や受付担当などを雇う場合、かなり高額な費用がかかります。また、対応の仕方を教えたり他の人の時間までも占有してしまいます。 しかし、受付システムであれば人を雇うより安く導入することが出来ます。また、設定さえしてしまえばそれ以上何もしなくてもいいので他の人の業務時間を使いません。

・電話業務の削減
受付担当がいる場合、受付担当の方が電話を取り担当へ取次ます。そのため、無駄な取次が増えてしまいます。
しかし、受付システムを利用すれば担当者へ直接連絡することが可能なので電話業務の削減が可能です。

・担当者を探す手間の削減
電話業務の削減と同様、直接担当者へ連絡がいくため受付担当の方が担当者を探す手間が削減されます。
席に担当者がいれば短時間のことかもしれませんが、もし離席中などの場合は非常に面倒かつ時間もかかります。その無駄な時間が削減出来ます。

以上が運用面メリットです。
この5つが受付システムを導入すべきポイントです。


5.受付システムの選定ポイント

受付システムは上記で見た通りイメージ面でも運用面でもメリットのあるシステムです。しかし、導入する際どのシステムにしたらいいのか迷うと思いますので、選定のポイントをいくつかご紹介します。

受付システムはいったん導入すると比較的長く利用されるシステムです。そのため、保守等の対応は事前に注意するポイントです。
また、実際に利用するお客様が使いやすいものであるかも重要なポイントです。


6.MOT/Phone iPad受付システムとは

弊社IP-PBXの「MOT/PBX」でもiPadを利用した受付システムを利用することが出来ます。MOT/PBXはスマホやPCをビジネスホンのように使えるので、固定電話機が不要になるシステムです。このMOT/PBXを導入して受付を利用します。
その為、単体で受付システムとビジネスホンを導入するより低価格で導入することが出来ます。
また、スマホを外出先でも会社の電話番号を利用した受発信も可能なため、業務の効率化にも繋がります。受付から直接外出中の担当へ連絡も可能なので、予定時刻より遅く帰社する場合などもそのまま伝えることが出来ます。
保守に加入いただくと新機能も無料でバージョンアップ可能なためいつでも最新の状態で利用出来ます。アプリ自体の故障は一度も起こっていませんが、万が一起こった場合は通常の電話受付が出来るよう、SIP電話機を無料で貸出しています。

この機会にビジネスホンと受付システムを検討してみてはいかがでしょうか?

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