Q: 【コンサルティング】iPad受付システムで、受付業務の簡素化-ビズリードコンサルティング株式会社様
iPad受付システムで、受付業務の簡素化
ビズリードコンサルティング株式会社
代表取締役 松本 真幸 様
ホームページ https://bizlead.jp/
今回の導入事例ポイント
- 外出先でも会社宛の電話に出られる
- 転送していても誰からの電話か一目瞭然
- スマホ一台で会社とプライベートをわけられて、BYODを実現
掲載日：2016年6月21日
事業内容について
ITシステムの導入を検討されているお客様や現状のITシステムに不満をお持ちのお客様へコンサルティングを行っています。
お客様の状況や課題をお客様以上に把握する必要があるので、プロジェクトを組んで何ヶ月という単位でお客様先に出向いて常駐するというスタイルをとっております。
こんなシステムを使いたいというお客様のご要望をヒアリングしながら、お客様の課題に対して解決策としてITシステムの設計・導入から運用までトータルにご提案しています。
導入のきっかけ
私たちは業務の際、お客様先に常駐して仕事をするので、事務所を空けることが多いです。
そのため、事務所にかかってきた電話に出られないことが多く、改善しなければいけない課題だと感じていました。
事務所移転の話もあって、外にいながら会社への電話を受けることは出来ないのだろうかと思いネットで探していたところ見つけたのがVALTEC（バルテック）さんのMOT/PBXでした。
どんな製品か聞いてみようと思い問合わせをして実際に営業の方に来ていただきました。
スマートフォンのアプリも実際に見せて頂きました。外出先でも会社の電話に出られること、外出中の社員に素早く転送できることに魅力を感じ、これなら課題を解決できると確信して導入に至りました。
導入後
導入後、私宛もしくは外出中の社員宛てにかかってきた電話を事務所にいる社員が受けた場合は転送してくれたり、外出しているときでも自分で電話を取れるようになりました。
導入前は、転送サービスを利用していましたが、転送サービスだと携帯電話にかかってきた電話なのか会社にかかってきた電話なのか判断できませんでした。
また、プライベートと会社への電話が混同することが凄く嫌でした。しかし、MOT/PBXを導入してからは会社への電話はMOT/Phoneのアプリを経由するので一瞬で判別できるようになり、BYODも実現できました。
他社さんの製品の話を聞いてもスマートフォン一台でプライベートの電話と会社の電話を分けられるのはMOT/PBXのみでしたので導入する決め手の一つでもありました。
更に個人の携帯電話で会社の番号を使ってお客様と連絡がとれるという機能も便利に使っています。会社の電話番号からお客様に電話をかけられるので信用面でお客様の反応も違ってきます。
以前は会社用の携帯を支給するという選択肢もありましたが、一人ひとりに支給すると費用がかかってしまいます。特に中小企業では費用の問題で支給出来ない企業が多いと思うので、そういったときにMOT/Phoneは会社用の携帯を持たなくても一台のスマートフォンで公私を分けられるので、そこも大きなメリットだと思います。
+αに良かったこと
MOT/PBXのオプション機能である、iPad受付（MOT/Phone受付システム）は、来社されたお客様から評判がいいです。実は受付のアプリを自分たちで作ろうと考えていたのですが、既にiPad受付のシステムがMOT/PBXに有り、実際に見せてもらってこれなら十分に使えると思ったので導入しました。
来訪されたお客様は担当者の名前をタッチするだけで担当のMOT/Phoneに繋がります。本来なら受付電話を事務所の誰かが受けて担当者に回すという手順で、手間がかかりますが、その一手間を削減できていると思います。何よりシンプルで直感的に操作できる点が非常に良いと思います。
お客様から「凄いね。どうなってるの？」と聞かれることもありますし、見た目も綺麗で音質もクリアなので評判はかなりいいですね。
また、会社に来たFAXをメールで見られるのは凄く便利に感じています。今までは全部紙で届いていたのですが、関係ないFAXに紙を消費していました。しかし、今ではFAXを自動でデータ化してくれるので必要な物だけ印刷するといった形をとれています。営業FAXが多いのでメールで区別出来るところが便利だと思います。
後は留守番電話。指定した時間になったら留守番電話に切り替えることが出来るので、すごく使い勝手がいいと思います。以前は留守番電話の設定をまったくしていなくて、営業時間外にかかってきた電話をどうしようか悩んでいましたが、今は留守番電話で対応できるので、心配もなくなりました。
キーワード検索
最近の記事
【無料】人気ガイドブック
