Q: 既存PBXはそのまま！簡単に受付システムだけを導入する
A:
労働力人口の減少により、一人一人の業務を効率化しなければ現状維持でさえ難しい環境へなってきています。
最近、ニュースや記事などで見かけることも多くなった人手不足倒産。帝国データバンクが調査した結果では、43.9％もの企業が社員の不足を感じているという結果に。
この結果からも業務を効率化は今後必須の項目となってきます。そこで今回は業務を効率化する方法として受付システムの導入に注目していきます。
参照：http://moneyzine.jp/article/detail/214723
皆さんの企業では受付対応をどの様にされていますか？ドアを開けて直接対応・ベル・固定電話など方法は様々です。ある程度の人数規模になるとセキュリティ面からドアを直接お客様に開けさせるという方式は減っていきます。そうなると固定電話を置いて総務などが一次対応するパターンが増えていきます。
しかし、この総務が一次対応する方法だと実は総務の負担が大きいのです。お客様の来訪目的や自社担当を聞いて、それぞれの担当に繋ぎます。担当がしっかりアポの時間を覚えていて、席で待機していてくれたら時間もかからず問題ありません。が、実際担当は忘れていることも多く、席にいないこともあります。そうなると大変です。探しに行ったり、携帯へ連絡したり取り次ぐだけで非常に時間がかかってしまいます。他の部署の人では想像できない程負担になっている場合もあるのです。
上記の様な受付業務の簡素化は受付システムの導入で解決します。受付システムなら総務の方などを経由することなく直接お客様が自社の担当と連絡を取ることが出来ます。
弊社のiPadを利用した受付システムであれば直接担当者の電話、しかも固定の電話機ではなくスマートフォンを呼ぶことが出来るので、席にいない担当にも連絡が可能です。
また、このスマートフォンを利用することでフリーアドレスの導入も障壁がなくなります。
様々な受付システムが提供されていますが、導入時に既存のPBXと連携し、現在置いてある電話機を呼ぶことが出来ないケースが非常に多いようです。
しかし、弊社の受付システムなら既存のPBXに連携し固定の電話機を呼ぶことが可能です。この既存の電話機との連携は重要ですので、導入前に質問した方がよいでしょう。
最近、ニュースや記事などで見かけることも多くなった人手不足倒産。帝国データバンクが調査した結果では、43.9％もの企業が社員の不足を感じているという結果に。
この結果からも業務を効率化は今後必須の項目となってきます。そこで今回は業務を効率化する方法として受付システムの導入に注目していきます。
参照：http://moneyzine.jp/article/detail/214723
1.総務の負担が大きい受付対応
皆さんの企業では受付対応をどの様にされていますか？ドアを開けて直接対応・ベル・固定電話など方法は様々です。ある程度の人数規模になるとセキュリティ面からドアを直接お客様に開けさせるという方式は減っていきます。そうなると固定電話を置いて総務などが一次対応するパターンが増えていきます。1.総務の負担が大きい受付対応
しかし、この総務が一次対応する方法だと実は総務の負担が大きいのです。お客様の来訪目的や自社担当を聞いて、それぞれの担当に繋ぎます。担当がしっかりアポの時間を覚えていて、席で待機していてくれたら時間もかからず問題ありません。が、実際担当は忘れていることも多く、席にいないこともあります。そうなると大変です。探しに行ったり、携帯へ連絡したり取り次ぐだけで非常に時間がかかってしまいます。他の部署の人では想像できない程負担になっている場合もあるのです。
2.受付システムの導入で業務の効率化
上記の様な受付業務の簡素化は受付システムの導入で解決します。受付システムなら総務の方などを経由することなく直接お客様が自社の担当と連絡を取ることが出来ます。2.受付システムの導入で業務の効率化
弊社のiPadを利用した受付システムであれば直接担当者の電話、しかも固定の電話機ではなくスマートフォンを呼ぶことが出来るので、席にいない担当にも連絡が可能です。
また、このスマートフォンを利用することでフリーアドレスの導入も障壁がなくなります。
3.受付システム導入の問題点
様々な受付システムが提供されていますが、導入時に既存のPBXと連携し、現在置いてある電話機を呼ぶことが出来ないケースが非常に多いようです。3.受付システム導入の問題点
しかし、弊社の受付システムなら既存のPBXに連携し固定の電話機を呼ぶことが可能です。この既存の電話機との連携は重要ですので、導入前に質問した方がよいでしょう。
キーワード検索
最近の記事
【無料】人気ガイドブック
