ビジネスホンで構内放送が簡単にできる!|IP-PBXならMOT/PBX

業務の効率化

ビジネスホンで構内放送が簡単にできる!

構内放送用のスピーカー
デパートなどで迷子のお知らせやキャンペーンの案内などのアナウンスを聞いたことがありませんか?構内放送は、構内にいる方すべてに情報を周知することが出来る機能です。 そこで、このページでは構内放送のメリットなどをご紹介し、最後にビジネスホンから構内放送を可能にするIP-PBXの「MOT/PBX」についてご紹介致します。



1.構内放送とは

冒頭でもご紹介したデパートの「迷子のお知らせ」や「○○さん、××様よりお電話です」、「○○さん、××様より3番にお電話です」、「本日3時より3階洋服コーナーにてタイムセール中」のようなアナウンスを放送することを構内放送と言います。構内放送は各階にスピーカーを設置し、放送室などから放送します。 この構内放送はビジネスホンでも利用することが出来ます。通常の電話と同じ感覚で話すと、その声がスピーカーに流れるという仕組みです。そしてこの構内放送機能のことをページング機能とも言います。ページングとは呼び出すというpagingという言葉からきています。

2.構内放送は社用携帯やPHSを補うものだった

「○○さん、××様より3番にお電話です」という内容なら内線電話ですればいいのでは?と思う方もいらっしゃるでしょう。しかし電話の着信に常に気が付ける業務をしている人ばかりではありません。
例えば、電話機が置いてあるデスクに常時いないような業務内容の方は着信に気が付かないことも多いでしょう。
また、PHSや社用携帯を持っていても工場や倉庫の場合、着信に気が付かない程の音に溢れています。このような業種や業務内容、業務形態の方に構内放送は向いています。


3.構内放送のメリット

構内放送は工場や倉庫で利用されることが多いです。構内放送を導入するメリットは具体的にはどのようなものがあるでしょうか?
いくつかありますが主に2点のメリットであると私は思います。
・広範囲に情報の周知が可能
通常電話やメールでは1対1の連絡が基本です。周知に時間がかかりますが、構内放送であれば社員全員に一気に周知させることも可能なため便利です。
また最近ではビジネスチャットで全員が見ることができるチャットを作成し周知するような方法もありますが、デパートや病院、学校などスマートフォンを操作しているのは印象が良くないこともあります。そのようなときにも役立ちます。

・連絡先を知らなくても迅速に連絡できる
倉庫や事務所で担当者がどこにいるのか不明な場合や音がうるさく携帯での連絡が困難な場合でも情報を届けることが出来ますが、なにより連絡先を知らなくても情報を伝えることが出来る点は非常に便利です。
弊社でも「○○さんいらっしゃいますか?」という電話も多く。その方の内線番号を調べて連絡して、席にいなければ話すことも出来ず、時間がかかることがあります。しかし、構内放送であれば時間の短縮が可能でしょう。
人数の多い企業や曜日・時間によって交代制の工場など連絡先をしらなくても迅速に情報を伝えられる点はメリットです。


4.構内放送を利用する為の機器

構内放送をビジネスホンで行う為には、PBX(電話の制御装置)と構内放送用アダプタ、そしてスピーカーが必要です。
スピーカーは各階や倉庫ごとに取り付けます。


5.構内放送利用シーン

構内放送は様々なシーンで利用されます。
  • ・お客様からお電話があったことを伝える(○○さん。××様からお電話が入っています)
  • ・指定する方へ連絡してもらう(例:○○さん、至急××さんまでご連絡下さい)
  • ・手の空いている人に作業を頼む(例:レジの開放をお願いします)
  • ・緊急の放送(例:地震発生、エレベーターは利用しないでください)
  • ・全員への周知(例:タイムセール実施中です)
  • ・定時の合図(例:お昼休憩です)
等があります。
倉庫にアナウンスが流れている様子


6.MOT/PBXの構内放送

IP-PBXの「MOT/PBX」でも構内放送は利用可能です。必要な機器も通常のビジネスホンと同じようにMOT/PBX・構内放送用アダプタ・スピーカーとなります。
通常のビジネスホンの構内放送と違う点は、スマートフォンからも構内放送が可能な点です。スマートフォンから構内放送が出来るので、場所を問わず構内放送が可能になります。また、スマートフォンの内線化により、ビジネスホン(固定電話)があるデスクまで行かなくてもお客様からの電話を取ることが出来たり、折り返しの対応が可能です。
スマートフォンがビジネスホンのように利用できるので、ビジネスホン自体の削減にも繋がり、コスト削減をしながら構内放送の導入も可能です。
この機会に検討してみてはいかがでしょうか?
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