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締め切りを守らない人の考え方

 締め切りを守らない人の考え方
皆さんの周りに締め切りをよく守らない人っていませんか?締め切りを守る人から見ると、なんでこの人は毎回締め切りを守らないんだろう?と不思議に思いますよね。
自分自身が守れない人の場合、なんでいつも締め切りを過ぎてしまうのか不思議に思う人もいるかもしれません。
このページでは、「締め切りを守らない人の考え方」とその改善方法についてご説明いたします。


1.締め切りを守らない人の「締め切り」に対する概念

締め切りを守らない人の共通することとして、締め切りの概念の相違が挙げられます。
一般的に締め切りとは守らなくてはいけないゴール地点です。しかし、締め切りを守らない人は以下のように考えています。

・見積もりはあくまで見積もりでしかなく、予定どおりに仕事が進むとは限らない
・締め切り目前に、徹夜でも何でもして頑張ることが大切
・それでもどうしても締め切りに間に合わなかった場合は、その段階でスケジュールを変更してもらうしかない
一部抜粋:東洋経済

上記を見てわかる通り、締め切りを守らない人は「ラストスパート志向」なのです。
終わりそうになければ残業でもして終わらせようとしています。これでは締め切りなんて守れないですよね。

また、守れたとしても急いで終わらせるため、ミスがあったり良いことはありません。

2.積み上げ思考

締め切りの概念以外に締め切りが守れない人の考え方として「積み上げ思考」があります。
この積み上げ思考とは、今できることを精一杯やる考え方で、ゴールは先に設定しません。
実際に進めながら積みあがったものがゴールとなります。

例えば、A案件、B案件、C案件の3つがあるとすると積み上げ思考の人は、Aに2時間、Bに2時間、Cに2時間かかるから・・というように考えていきます。しかし、業務中に突発的な仕事が舞い込んで来たりします。そうすると突発的・急な案件を優先的に行い、当初予定していたABC案件は、ずれ込みます。その結果、一日の時間は決まっていますので、どんどん時間が無くなり、焦ります。そのような心境だとミスを起こしやすくなり、やり直しや確認してもらうという新たな業務ができます。そうなると結局締め切りに間に合わないという結果になってしまうのです。

これに対する考え方が「逆算思考」です。


3.逆算思考で締め切りを守る

逆算思考とは、ゴールを先に設定し、そこに到達するまでの過程や時間を決めること、そして今何をすべきか、どのように進めていくかを逆算していく考え方になります。
例えば、この案件は明日の13時が締め切りで、確認してもらい修正する時間を考えると今日の17時までに終わらせないといけない。ということは12時までに情報を集めて、作業に取り掛からないといけない。という風に逆算して考えます。

この逆算思考で大事な点は何時までに、どこを、どの状態にしておくなどの設定を明確にすることです。一日で終わる仕事であればこのような思考を取らなくてもいいかもしれませんが、長期の案件になればなるほど、この逆算思考は有効になります。


4.逆算思考の練習

あなたは上司に「この製品にちなんだブログを1週間後までに書いてほしい」と頼まれました。
逆算思考をしてみてください。

まず、必要なタスクを考えます。
ブログを書くにはブログのネタが必要なのでネタ探し、そこから文章の構成、デザインの構成、作成、確認、修正、公開
とざっと考えただけでこのようなタスクが出ます。

公開日は1週間後と決まっているので、前日までに修正して公開できる状態にしなければなりません。となると、忙しい時間の合間に確認していただくので公開前々日までに原案が作成できていないといけない。となると・・・という風に逆算していきます。
逆算してくと、何日の何時までに何をどの状態にしておかないといけないというゴールが見えます。そのゴールが見え、守っていくことが最終的な締め切りというゴールを守る結果となるのです。


5.締め切りを守らない人から守る人へ

部下が締め切りを守れないなら、部下の仕事への考え方を確認してみてください。1つ1つの案件に対する進み具合や考え方を確認すると自ずとわかってきます。
もし、自分が締め切りを守れないタイプの人なら、いつもの仕事に対する考え方を確認してみて下さい。

積み上げ思考をいきなり逆算思考に変化させるのは難しいですが、練習をすれば誰でもできます。
まず一日の始まりに一日の予定を決めましょう。どこをどの程度、何時までにというタスクを決めます。

これに、慣れてくれば1週間の逆算、1か月の逆算という風に考えていきましょう。

逆算思考に慣れてくれば、急な案件が入ってきても、スケジュールを組みなおすこともできます。
逆算思考の良い点は、有限の時間をどう使うかという思考になる点です。これは、どんな仕事でも役に立ちますので、ぜひ試してみてください。また、当ブログのようにお客様に役立つ情報を随時配信していますのでメルマガ登録もお待ちしています。さらに業務を効率化する手助けとなる記事も多数ありますので、下記からご覧ください。


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