仕事が遅い人には理由があった!残業時間の削減方法

業務の効率化

仕事が遅い人には理由があった!残業時間の削減方法

仕事が遅い人には理由があった!残業時間の削減方法
社会人にとって切り離したくても切り離せない残業。残業をたくさんしたいと思っている社会人はいないでしょう。しかし、日本では長時間の残業が当たり前になっている企業や社員が多いのは周知の事実。
そこで残業を減らす方法をご紹介致します。


1.残業が発生するメカニズム

残業が発生する原因は主に2パターン。
1つ目は仕事が遅いパターン。2つ目は仕事の量が多すぎるパターンです。
仕事には何事も納期(いつまでにやるか)が決まっています。その納期ごとに1日や1週間、1か月のスケジュールを立てます。そのスケジュールに沿っておおよそ仕事を進めると思いますが、仕事が終わるかどうかは能力次第。作業の早さが関わってきます。特別仕事が増えていないのにスケジュールより遅れる場合は能力不足で仕事が遅いパターンです。

スケジュールを組んで仕事をしていても気が付いたら新たな仕事が多く組み込まれて遅れるパターンは仕事の量が多すぎるパターンです。 仕事が多すぎるパターンの場合、個人の努力の域を超えて部署や会社として対策しなければなりません。

今回は1つ目の仕事が遅いパターンについて詳しく解説していきます。


2.仕事が遅い人は共通点がある

仕事が遅い人にはいくつかの共通点があります。
1つ目:無駄な作業が多い
仕事を完結させるための方法はいくらでもあります。
例えば、「男女100人のパソコンの保有率を調べろ」という仕事が与えられたとすると、実際に街へ出かけて街頭アンケートを取る方法もありますし、電話でアンケートを取る方法もあります。調査会社に依頼する方法もありますし、既に誰かが行った調査結果をネット等で探すという方法もあります。
極端な例ですが、仕事が遅い人は遅い方法で仕事をしている場合が非常に多いです。

2つ目:話したり携帯をいじったり無駄な時間が多い
無駄な作業と似ていますが、仕事が遅い人は同僚とお話しする時間が長かったり、携帯をよくいじっていたり、業務に関係のない時間が多い場合があります。
このパターンは仕事が遅い人だけでなく周りの人へも悪影響を及ぼします。

3つ目:スケジュールの組み方が下手
スケジュールを立てることはただ単に仕事の順序を決めるとういうことだけではありません。仕事の進め方や仕事のランク(優先度)を決めて納期に合わせて組み込むという非常に大事な作業です。
この大事な作業が下手な場合、来た仕事を順番にただ行うだけや全体の仕事を把握せず目先の納期だけで仕事をするという非効率な形になってしまい、結果的に納期に間に合わないという事態になりやすいです。
「締め切りを守らない人の考え方」でもご紹介しましたが、仕事に対しての考え方が悪いと能率も悪く、納期にも間に合いません。


3.仕事を早くして残業を減らすには

残業時間を減らす方法はたくさんありますが、7月10日のYahooニュースにて面白い記事がありましたのでご紹介します。
終業の合図は「ロッキー」 音楽効果、驚きの残業時間減
オフィスで終業時刻に音楽を流し、帰宅を促す試みが広がりつつある。お店が閉店まぎわに「蛍の光」のメロディーを流すのと同じ手法だ。 「音楽が区切りになってだらだらと職場に残らなくなり、帰りやすい雰囲気になった。帰宅は2時間ぐらい早くなった」と喜ぶ。経理部の若林敏行さん(35)は「常に『ロッキー』から逆算して段取りなどを考えるようになった」。
参照:Yahooニュース
なんでもメリハリがないとダラダラ仕事をしてしまうようで、上記の例だと「ロッキー」の音楽という区切りに向け逆算していくことで上手いスケジュールがたてられるというわけです。
「締め切りを守らない人の考え方」でご紹介した逆算思考も同様です。
仕事を早くするためには、ゴールから逆算して必要な作業に集中することなのです。


4.仕事の効率を上げるMOT

考え方を変えることでダラダラと仕事をしてしまうことはなくなるでしょう。しかし、考え方だけでは限界もあります。
営業さんではお客様先に伺うことも多く、終われば事務所に戻りと移動時間がどうしても多くなります。そこで弊社の「MOT」というサービスを利用すると事務所に戻らずに外出先で業務を行うことが出来ます。その為、移動時間の削減により業務の効率化と残業時間の削減が可能です。
このMOTは
・スマホから会社番号で発信できるスマホ内線
・スマホでFAXが見られる、送れるインターネットFAX
・見込みや名刺の管理が簡単にできるクラウド
というような機能が利用できます。

パソコン1台さえあればどこでも仕事が出来る時代です。そこで営業マンに必須の電話やFAXが加われば業務の効率化がより効果的になるのではないでしょうか?


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