Q: 中小企業にこそ必要な「脱・固定電話/FAX」を実現する方法
2020年4月の緊急事態宣言によってテレワークで業務を行うことが余儀なくされた企業も多いことでしょう。全社員出社禁止としテレワークへ移行したものの出社しないとできない業務「会社番号を使った電話業務」や「FAX業務」に対応するため、持ち回りで出社していた方も少なくありません。そこで本記事では社員数が多くない中小企業にこそ必要な「脱・固定電話・FAX」を実現する方法をご紹介いたします。
1.感染リスクが高い出社
連日報道されている新型コロナウイルスに感染するリスクは自宅から1歩も出ない在宅勤務より、当然出社して業務を行う方が高くなります。リスクが高いにも関わらず1部の社員が出社をしなければいけないのは、冒頭でも簡単にご説明した様に出社しなければできない業務がある為です。
電話・FAXは今だに昔ながらの固定電話や複合機を利用している企業も少なくありません。会社番号へかかってきた着信を社内でしか対応できなかったり、会社番号で発信できないなど固定電話での業務は利用場所に大きく制限があります。FAXも同様に社内でしか送信・受信できません。
様々な業務において場所を問わず利用ができるクラウドサービスが導入されつつありますが、実は固定電話もFAXもクラウドで提供されたサービスがあります。
2.固定電話/FAXのクラウド化
従来の固定電話(ビジネスフォン)をサブスク型で提供している電話のクラウドサービスが「クラウドPBX」です。クラウドPBXとは、従来事務所(社内)へ設置していたPBX(各電話機を制御する機械)をクラウド上で展開し、インターネット経由でスマホやパソコンから各電話機能(会社番号を使った発着信や内線など)を利用するサービスです。
従来型の固定電話(ビジネスフォン)では、利用できる場所に大きな制限がありましたが、クラウドPBXではインターネットがつながる場所であれば日本全国どこでも同じ機能が利用できます。その為、在宅勤務などテレワーク中の電話対応を改善することができます。
FAXのクラウド型サービスがインターネットFAXと呼ばれるサービスです。受信したFAXをPDFデータへ変換して登録してあるメールアドレスなどへ送信してくれるサービスです。FAX送信もPDFデータのままインターネットFAX用のソフトなどから直接送ることができ、相手側には今までの様に紙で届きます。
3.脱・固定電話/FAXを行うメリット
固定電話・FAXをクラウド化して、「脱・固定電話/FAX」を行うメリットがいくつかあります。
場所の制約を受けない
インターネットが利用できる場所であればクラウドPBXなどを利用出来るため、電話業務・FAX業務の為にわざわざ出勤する必要がなくなります。新型コロナウイルスなどの感染リスクを抑える他、テレワーク以外でも営業先から会社番号発信やFAXの確認など効率的な働き方が可能にあります。
電話/FAX業務を集中させない
1部の人が出社し他は在宅勤務とする場合、出社している社員に電話/FAX業務が集中することになります。多くの中小企業だと電話業務は本来業務(経理担当なら経理業務・総務担当なら総務業務など)の合間に行うことが多く、電話業務の集中は本来業務の大幅な遅れに繋がります。また、1部の出社している社員へ電話業務が偏ることで不公平感なども感じてしまいます。
電話業務では社外でも電話を受けられるように転送する電話転送サービスがありますが、1人に転送することとなり出社の場合と同じように電話業務が集中するデメリットがあります。
一方、クラウドPBXを利用すると従来の固定電話(ビジネスフォン)の様に一斉に着信させて誰かが取れば他の端末は鳴りやむといった運用が可能です。
誰か1人に電話業務を集中させず社員全員や内勤者(営業以外)で電話業務を受けることで、負担を分散化させることができます。FAXも同じようにそれぞれが出社時と同じように必要に応じて利用できるので出社している人へお願いするといった面倒な手間が省けます。
入れ替えコストの削減
固定電話(ビジネスフォン)や複合機など従来のサービスでは機器を社内へ設置する必要がありました。その為、メンテナンスや老朽化に伴う入れ替えなどが定期的に行われてきました。
一方、クラウドPBXやインターネットFAXでは社内へ機器の設置が必要ありません。固定電話の代わりとなるスマホは社用で配布した端末はもちろん、個人が所有している端末でもアプリをインストールすることで利用できます。パソコンは多くの企業で1人1台支給されているので、その端末へ電話ソフトをインストールして利用することができます。各端末を制御するPBXはクラウド上で展開されるので老朽化に伴う入れ替えは不要になり、将来的なコストの削減効果もあるでしょう。
4.インターネットFAXも利用できるクラウドPBX
従来、クラウドPBXとインターネットFAXはそれぞれ別サービスですが、クラウドPBX「MOT/TEL」では電話機能とインターネットFAXの両方を1つのサービスで利用することができます。
また、他クラウドPBXでは既存で利用している市外局番から始まる会社番号を継続して利用できないものもありますが、MOT/TELでは既存番号を継続して利用も新規で番号を取得して利用することもできます。
中小企業では社員数も多くないので効率的な電話対応が求められます。クラウドPBX「MOT/TEL」では電話業務を効率化できる様々な機能を利用することができます。
例えば、着信時に自動で顧客管理ソフトの情報を表示してくれるCTI機能は便利です。従来の固定電話では過去の履歴などを参照したい場合、検索をかける必要があったため非効率でした。CTI機能では発信番号から自動で検索をかけて表示してくれます。その為、電話業務を短時間化して効率的な電話対応ができます。
その他にも通話録音や社員で共有できる電話帳(WEB電話帳)など中小企業の電話業務を効率化できる機能がそろっています。新型コロナウイルスの感染リスク軽減や効率的な働き方につながる「脱・固定電話/FAX」を検討してみてはいかがでしょうか?
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