最適なオフィス電話を選ぶポイント～固定電話が不要？～

メールやチャットと言ったテキストでのコミュニケーションツールでは意思疎通が難しい場合もあり、電話というツールは今も多く利用されており健在です。個人家庭では固定電話を置かない場合も増えているようですが、法人では1人1台の固定電話を設置している場合がほとんどです。そこで本記事では今の時代に合った最適なオフィス電話を導入するためのポイントをご紹介いたします。

コンテンツの目次

1. オフィス電話の種類
2. 自社に合ったオフィス電話の選び方
3. 各電話サービスのまとめ
4. 導入実績27,000社のMOTシリーズ

1.オフィス電話の種類

オフィスで利用される電話はいくつかの種類がありますので、確認していきましょう。
・家庭用の電話機
・オフィス用の固定電話（ビジネスフォン）
・IP-PBX
・クラウドPBX
多くの中小企業では、上記４つの中から1つを利用しています。

家庭用の電話機

家庭用の電話機を会社でも利用することが可能です。家庭用の電話機はシンプルに1回線につき1台の電話機というような構図です。子機を利用することで複数の台数で利用することができますが、1台につき1番号しか利用することができません。2番号利用する場合、2台の電話機（親機）が必要になります。

家庭用の電話機で問題ないケースとしては、「電話が極端に少ない」「特定の人のみと携帯で連絡を取っている」が挙げられます。逆にある程度、電話がかかってくる場合は家庭用では不都合が生じます。例えば、A番号で通話中にA番号に別の方が発信した場合、通話中となります。一般的な会社で利用される代表番号（同じ電話番号で複数の通話が可能）の仕組みを利用したい場合は次にご紹介するオフィス用の固定電話（ビジネスフォン）以降の選択肢から選ぶことが必要です。

オフィス用の固定電話（ビジネスフォン）

オフィス用の固定電話、いわゆるビジネスフォンと呼ばれる電話サービスは固定電話機と電話機を制御する機器（主装置・PBX）がセットになっています。家庭用の電話機ではできなかったA番号をA電話機とB電話機両方で利用するというような運用ができる点がビジネスフォンの特徴です。

また、家庭用電話機ではA電話機とB電話機が通話すると通話料が発生する外線になりますが、ビジネスフォンの場合は通話料がかからない内線となります。さらに、A電話機で受けた通話を1度保留してB電話機へ転送するといった運用が可能になります。

IP-PBX

ビジネスフォンは電話回線を利用したサービスに対して、IP-PBXはインターネット回線を利用するサービスです。構成としてはビジネスフォンと同じようにIP-PBXとIP電話機（インターネットを使った電話ができる電話機）のセットになっていますが、ビジネスフォンと違う点はスマートフォンやパソコンを活用できる点です。
スマホやパソコンへアプリなどをインストールして設定すると従来のビジネスフォンの機能（内線・外線・保留・転送など）が利用できます。スマホやパソコンはインターネット経由で社内にあるIP-PBXと接続して各機能を利用できるのでビジネスフォンでは難しかった、事務所外での利用が可能です。

IP-PBXを利用すれば社内で受けた通話を社外の担当者へ取次ぎを行うといったコロナ時代の働き方（テレワーク）でも活用できます。
固定電話を導入せずスマホやパソコンのみで運用することもできます、
導入する際は自社のサーバーへソフトウェアをインストールして利用したり、専用の筐体とソフトウェアがセットになっているものを設置する必要があります。どちらもソフトウェアのアップデートが随時行われ、品質の向上や新機能の追加など常に最新の状態で利用することができます。この点はビジネスフォンにはないメリットでしょう。

クラウドPBX

先にご紹介した家庭用電話・ビジネスフォン・IP-PBXはいずれも社内へ機器の設置が必要です。クラウドPBXでは社内へ何も設置する必要がありません。クラウドPBXはクラウド上へ設置されたIP-PBXをインターネット経由で接続して利用するサービスです。また、IP-PBX同様に固定電話が不要でスマホ・パソコンのみで運用することもできます。

クラウドPBXは他クラウドサービスの様に月単位で利用することができます。ビジネスフォンやIP-PBXは購入やリースでの導入が多いですが、初期投資が高額になったり契約期間中の解約ができないといったデメリットがあります。クラウドPBXであれば短期間の利用や起業時など初期投資を抑えたい企業でも手軽に利用することができます。

2.自社に合ったオフィス電話の選び方

オフィスで利用する電話を選ぶ際は、自社の現状と将来的なビジョンも想定することが必要です。極端に電話がかかってくることが少なく、今後もずっと続くと想定される企業では家庭用電話機でも問題ありません。しかし、ある程度、電話の発着信がある企業であれば、ビジネスフォン・IP-PBX・クラウドPBXから選ぶことになるでしょう。

ポイント1：働き方

1つ目のポイントは、働き方です。事務所や工場など特定の場所でしか電話業務を行わない働き方なのか、新型コロナ対策やワークライフバランスを考慮して在宅勤務などのテレワークを行うのかをチェックします。特定の場所でしか電話業務を行わない場合は必要な機能やコストを考慮して決めていきます。
一方、テレワークなどがある場合はビジネスフォンでは対応に限界があるのでIP-PBXかクラウドPBXの選択肢になるでしょう。ある程度長いスパンでの利用であれば購入タイプのIP-PBXがトータルでの費用が安くなります。逆にどの程度利用するか不透明・初期投資を抑えたいというような場合ではクラウドPBXが良いでしょう。

ポイント2：社員数の増減

2つ目のポイントは社員数の増減です。社員の増減（特に増える場合）電話機の増設のしやすさがサービスによって異なります。ビジネスフォンは制御するPBXに対応できる最大数が決まっています。その対応幅の中でユニット（基板）と呼ばれるものをPBXの中へ収容して増設していきます。その為、PBXに対応できる範囲であればユニットの追加と電話機・配線などの工事を行います。PBXが対応できない場合は対応できるPBXへ入れ替える必要があります。
IP-PBXの場合も対応できる最大値は決まっていますがユニットの追加は不要な為、例えばスマホやパソコンで増設対応する場合、管理画面から内線番号の追加などを自社で行い追加することができます。工事を行わず増設対応ができるので費用の削減が可能です。ただし、IP-PBXが対応できる数を超える場合はビジネスフォン同様に対応できるIP-PBXなどへ入れ替える必要があります。
クラウドPBXの場合、PBXなどの機器を自社で管理する必要がないので機器の入れ替えがありません。プランは提供会社により異なり「1ID毎」の料金体系や「～10IDまで」の様なプランがあります。いずれも希望の台数を対応できるプランへ変更して手元の各端末へ設定を行うだけで簡単に増設ができます。

ポイント3：サポート

3つ目のポイントはサポートです。製品の中には海外製もあり、「日本語サポートがない」「サポート対応時間が現地時間なので日本だと業務時間外」「サポートが遅い」などのデメリットがあります。また、日本の製品でも「サポートが全国対応できない」「サポートは別会社」といった場合もあるので事前に確認が必要です。

ポイント4：機能

最後のポイントは機能です。自社で利用したい機能が提供されているのか確認する必要があります。 ビジネスフォンではそれほど違いが出ませんが、IP-PBXやクラウドPBXは提供会社により利用できる機能が大きく異なる場合があるので、利用可能機能は一通り確認することが重要です。
機能の中にはビジネスフォンで使えるないので知らない場合もありますが、使ってみると電話業務を大きく効率化できることがあるので営業担当から紹介してもらうのも良いでしょう。

3.各電話サービスのまとめ

各サービスの特徴をまとめてみましょう。

様々な機能を利用して電話業務を効率化を図る場合はIP-PBXかクラウドPBXという選択になることが多く、代表組などの基本的な使い方かつ事務所のみの利用でよい場合はビジネスフォンでもよいでしょう。

4.導入実績27,000社のMOTシリーズ

当社でもビジネスフォン・IP-PBX・クラウドBXを取り扱っています。特に自社で開発から製造・販売・サポートまで行っているIP-PBX「MOT/PBX」とクラウドPBX「MOT/TEL」は累計導入実績が27,000社を超えている人気シリーズです。

IP-PBX・クラウドPBXともにインターネット回線を利用したIP通話なので音質が悪いサービスもあります。しかし、MOTシリーズは15年以上の開発実績から業界でもトップクラスの高品質で機能も豊富です。また、クラウドPBX「MOT/TEL」は20内線まで利用できるプランで月額3,980円（税別）という業界最安級の値段で利用することができます。

新型コロナウイルスの拡大により急速にテレワークが広まり新しい働き方が定着しつつある今、時代に合わせて働き方を変えていくように電話の在り方も変わっていくのかもしれません。この機会にオフィスで利用する電話について検討してみてはいかがでしょうか？