Q: リモートワークでコミュニケーション不足を解消するツール4選
東京オリンピックの開会が迫る今、東京には4度目となる緊急事態宣言が出されました。緊急事態宣言の度にリモートワークに移行する企業や継続的にリモートワークを行っている企業などそれぞれですが、リモートワークという働き方は新しい働き方ではなく一般的な働き方として定着しつつあります。そんなリモートワークですが課題も多く、特にリモートワーク中のコミュニケーションについては多くの方が取りにくいと感じているようです。 そこで本記事ではリモートワーク中のコミュニケーションを改善する方法をご紹介いたします。
1.リモートワークの課題
人材育成サービスを提供するラーニングエージェンシーはさまざまな業種や企業規模の人事、教育担当者を対象にした「新型コロナウイルスの感染拡大が企業の組織運営や人材育成に与える影響」の調査結果を発表しています。下記はリモートワークを「以前より導入している」「新型コロナウイルス対策として導入した」と答えた企業に「働き方の多様化が社員に与える影響」について聞いた結果です。
引用：【ラーニングエージェンシー「新型コロナウイルス感染症の影響調査」】
育児・介護との両立がしやすい・残業の削減など良い影響がある一方、コミュニケーションの不足・テレワークに不向きな職種・業務による不平等の発生という課題を感じているのがわかります。次に、適切なツールの導入で課題の解消が可能なコミュニケーションの不足について見ていきましょう。
2.コミュニケーションが取りにくい原因
従来の働き方でコミュニケーションと言えば、会議/打ち合わせやオフィス内での雑談など顔を合わせて行う方法がほとんどでした。その為、リモートワークで非対面になった途端にコミュニケーションが取りづらくなったのです。その為、現地で対面してコミュニケーションを行うのではなく、WEBなどを活用した非対面でのコミュニケーションツールを導入することでコミュニケーション不足は解消されます。
3.リモートワークで活用できるコミュニケーションツール
リモートワーク中でも利用できるコミュニケーションツールをご紹介いたします。
電話
ビジネスで利用するコミュニケーションツールと言えば、まず初めにイメージするのは「電話」ではないでしょうか？社員同士、電話でコミュニケーションを取る場合、通話料がかかる外線では気楽に利用できません。
社用携帯を1人1台支給していれば社員同士の無料通話が同キャリアで可能な場合もありますが、社用携帯を新たに支給となると費用負担が大きくなってしまいます。社員個人のスマホへアプリを入れて社員同士の無料通話（内線）が利用できる「クラウド電話」であれば費用負担が少なく済みます。例えば、クラウド電話「MOT/TEL」では、20台まで利用できるプランで3,980円で利用することができます。
チャット
今やチャットは私生活では欠かせないコミュニケーションツールとなっています。しかし、普段利用しているチャットツールをビジネスでも利用することは誤送信などの情報漏洩の観点から危険です。普段利用しているチャットとしっかり切り分けができているという企業では無料で利用できるチャットツール（LINEやSkype）でも良いでしょう。しかし、切り分けができない・よりセキュリティを高めたいという場合は、ビジネス用に特化したビジネスチャットの導入がおすすめです。
先ほどご紹介したクラウド電話「MOT/TEL」でビジネスチャットも利用することができます。
WEB会議
映像をお互いに映し出して対面の様に会話ができるWEB会議は、リモートワークの普及に伴って広く利用されるようになったツールの一つです。Zoom飲みの様にWEB会議を利用した飲み会も開かれるなどステイホーム中の楽しみ方としても活用されたWEB会議は業務での打ち合わせなどにももちろん利用できます。Zoomは無料でも1対1のミーティングであれば利用時間の制限などもありません。複数のメンバーで長い時間行う場合は有料版の方が制限もないので使いやすいようです。
バーチャルオフィス
実際のオフィスへ出社ではなく仮想空間上にオフィスを作成して気軽な声掛けがしやすい環境を作るツールです。
それぞれオリジナルアバターを作成して、バーチャルオフィスへ出社します。資料作成中などステータスをそれぞれつけることで話しかけて良いか、取り込み中なのか判別ができます。
その他にも、実際の社員の顔を映し出して疎外感などを減少させるバーチャルオフィスサービスなどがあります。
先にご紹介した調査結果の様にリモートワークは育児・介護との両立や残業の削減、生産性の向上など良い面はたくさんありますので、コミュニケーション不足を自身の企業に合ったツールを導入して改善することで更に良いリモートワークになるでしょう。この機会にリモートワークのコミュニケーションツールの検討をしてみてはいかがでしょうか？
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