コロナ対策で急な在宅勤務~困った電話対応を解決する方法~

テレワーク

Q:コロナ対策で急な在宅勤務~困った電話対応を解決する方法~

A:

新型コロナウイルスの国内感染者数は10,000人をはるかに超え、今もなお増加しています。このウイルス対策として8割、最低7割の接触を減らす為、在宅勤務を急に導入したという企業も多いのではないでしょうか?
実際に行ってみると社内勤務者と在宅勤務者の電話環境が分断され、社内にかかってきた在宅勤務者宛ての電話を取次げない・在宅勤務者は携帯電話番号でしか取引先などに連絡できない等、電話関連の問題が出てきました。 そこで本記事では、在宅勤務の際の電話対応の悩みを解決する方法をご紹介します。

コンテンツの目次
  1. 在宅勤務を取り入れた企業の電話の悩み
  2. 在宅勤務の困った電話対応を解決する方法

1.在宅勤務を取り入れた企業の電話の悩み

新型コロナウイルスの流行により出来る限りの在宅勤務をするよう政府から要請されています。その為、全ての社員とはいきませんが、大半の社員・一部の社員など限定的に在宅勤務を導入した企業も多いでしょう。社内のパソコンを持ち帰ることで限定的ではありますが、業務を行うことが出来ます。しかし、社内の電話は違います。持ち帰っても自宅では使えません。その為、下記の悩みが出てきます。

社内の人しか会社宛ての電話を取れない

在宅勤務の者は会社宛ての電話を取る方法が現状なく、すべての着信を社内の人が対応しています。その為、社内勤務者から不公平であるという不満も出てしまいます。

在宅勤務者宛ての電話取次が出来ない

社内にかかってくる電話の中には在宅勤務者宛て・在宅勤務者の担当案件などもあります。すべて社内で勤務していれば取り次ぐだけで終了しますが、在宅勤務者へ取次げない為、折り返す為の情報を聞いて在宅勤務者へ連絡してという作業が増えてしまいます。

携帯番号の発信になってしまう

折り返しをする際など、在宅勤務者は携帯番号で発信することになります。BtoBなど相手側が企業であれば影響はないかもしれませんが、相手側が個人(BtoC)の場合、知らない携帯番号は出ないという方も比較的いらっしゃいます。何度もかけ直す必要があったり、社用携帯ではなく個人の携帯を利用している場合、個人の番号を相手に知られてしまうというプライバシーの問題もあります。

内線が出来ない

社内の電話機と個人の携帯が連携しておらず、内線通話が出来ません。通話料が発生してしまうので在宅勤務者は電話での連絡を避けるようになり、コミュニケーションの減少にも繋がってきます。

転送先が決まらない

少人数の企業の場合、全員で在宅勤務に取り組んでいる場合があります。その場合、会社宛ての電話を受け取る為、有料の転送サービスを導入しますが、同時に複数人へ転送することが出来ない為、転送先を決めなければなりません。しかし、会社の代表番号宛ての電話は様々な方から様々な内容の問合せがあります。その為、どの社員にしても取次が多くなってしまいます。

留守電で機会損失

転送を行うと、転送先の社員は電話対応に追われ本来業務が出来ません。その為、留守番電話を設定し対応すると今度は対応が遅れる為、折り返しをした際には「他社で決まってしまった」「電話に出ない」など機会損失に繋がってしまうこともあります。


2.在宅勤務の困った電話対応を解決する方法

上記でご紹介した悩みはクラウドPBXMOT/TEL(モッテル)」を利用することで解決できます。MOT/TELでは現在社内で使っている電話機(ビジネスフォン)の機能が専用アプリを通してスマートフォンで利用することが出来ます。

MOT/TELの利用イメージ

また自宅などでも利用出来るので下記の様な使い方が可能です。

一斉着信

代表番号など会社宛ての着信に対して、社内の電話機と在宅勤務者のスマホが一斉に鳴ります。1人が着信を取れば、他の電話機・スマホは鳴りやみます。全ての社員が電話対応を行うことが出来るので不公平感や業務の偏りが解消されます。

MOT/TELの一斉着信イメージ

グループ着信

会社の電話番号には部署毎・プロジェクト毎などの限定的な番号もあります。そのような番号毎に着信させる電話機・スマホを設定出来ます。例えば、代表番号は全ての社員・総務の番号は総務のメンバーだけ着信させるなど設定が可能です。無駄な取次が削減されます。

MOT/TELのグループ着信イメージ

会社番号発信

専用アプリから会社番号で発信することが出来ます。個人の番号を使用せずに済むのでプライバシーの課題が解決できます。 また、代表番号と個人専用の番号(例:03-1111-2222など)を設定し発信する際に選択して発信することが可能です。個人専用の番号であれば折り返しも直接本人へ着信するのでグループ着信同様に無駄な取次の削減に繋がります。

MOT/TELの会社番号発信の切り替えイメージ

内線通話

社内の電話機と専用アプリの入ったスマホの通話は内線通話となり、通話料がかかりません。費用負担がないので簡単な質問でも直接電話でやり取りが出来るようになり、コミュニケーションの減少防止に有効です。

MOT/TELの内線イメージ

自由な取次

社内の電話のようにスマホ同士などで自由に電話の取次ぎが可能です。グループ着信や個人専用番号の活用により、最大限無駄な取次を削減しつつ必要な際には電話の取次ぎを行うことが可能です。

MOT/TELの取次ぎイメージ

上記の機能を利用することで、機会損失を防ぐことにも繋がります。在宅勤務の電話対応の課題は企業毎違います。様々なツールが提供されているので自社にあったツールを探してみてください。
MOT/TELの詳細はこちら  



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