会社用スマホは用意する必要がない!~スマホ2台持ちをやめてコスト削減~

社用携帯

会社用スマホは用意する必要がない!~スマホ2台持ちをやめてコスト削減~

会社用スマホは用意する必要がない!

社用のスマホを支給している企業も多くスマホはガラケーに比べ、検索・アプリ・地図など利用出来る機能が多かったり、得られる情報も様々で利点が多い反面、ガラケーより費用が高額になります。しかも、個人でのスマホ所有率が高く個人のスマホと社用のスマホの2台持ちをしている方も多いのではないでしょうか?
そこで今回は2台持ちのメリット・デメリットと2台持ちを廃止する為の社用電話アプリについてご紹介致します。



コンテンツの目次
  1. スマホ所有率が7割越え
  2. 会社用のスマホをわざわざ支給する理由
  3. 個人のスマホを利用する(BYOD)メリット
  4. メリットを活かしつつデメリットを解消する電話システム
  5. 業務の効率化と経費の削減も同時に可能

1.スマホ所有率が7割越え

社用スマホの前に個人でどれ程度スマホを所有しているのか見ていきます。Marketing Research Campによると下記のようになっています。

2012年7月 ガラケー61.9%、スマホ32.4%

2016年7月 ガラケー23.5%、スマホ72.2%
に変化しました。

スマホとガラケーの推移

ガラケーとスマホの逆転が起きたのは2013年9月です。この月はiPhone5sの販売やNTTドコモでiPhoneの取り扱いが開始されました。docomoでの取り扱いを待っていた人も多かったようですね。
若い人(10代)に近づくほど所有率は増えます。2016年7月にはなんと94%という高所有率となっています。また、2019年1月の調査では70代でもスマホの所有率がガラケーを上回ったとの結果も出ています。



2.会社用のスマホをわざわざ支給する理由

上記にてスマホの所有率を見ていきましたが、かなり高い所有率であることはわかって頂けたでしょう。個人でこれ程までに持っているスマホをわざわざ会社が支給する理由は何でしょうか?

個人が所有しているスマホを利用することのデメリットを回避するための策として会社用スマホを支給しているようです。
具体的には、

  • ・個人のスマホにデータを保存すると紛失時や退職時に対応が大変
  • ・社員が個人の番号をお客様に教えたくない
  • ・番号を教えてしまうと休みの日も電話がかかってきてしまう
  • ・電話が休みの日もかかってしまうとオン・オフの切り替えが難しくなる
  • ・通信費の申請や経理のチェックなどの手間が増える

などの情報漏えいのリスクとプライバシーの対策のようです。しかし、個人のスマホを利用することはメリットもたくさんあります。



3.個人のスマホを利用する(BYOD)メリット

個人のスマホなどを仕事でも利用することをBYODと言います。このBYODは上記で見た通り対策をしなければデメリットはあります。しかし、メリットも多数あります。

  • ・使い慣れた端末なので操作が早い
  • ・2台持ちが不要になる
  • ・経費削減になる
  • ・災害時にも対応が出来る

やはり、使い慣れた端末で仕事をすることが一番、作業効率がいいです。どこに何があるというのが頭に入っている分、操作が早くなり効率的に業務が行えます。
また、社用携帯だと常に身に着けているわけではありませんが、個人所有のスマホなら常に身につけているため、災害時の安否確認など緊急時の対応も迅速に行うことが出来ます。



4.メリットを活かしつつデメリットを解消する電話システム

スマホの所有率は7割を超えていますので、利用しない手はありません。しかし、デメリットがあるのも事実・・・
そこでデメリットを解消するような電話のシステムを一緒に導入するとより一層BYODの導入のハードルが低くなります。

弊社が提供する電話システムの「MOT」では、固定電話(ビジネスフォン)に加え、スマートフォン・PCも会社用の電話として利用出来るようになります。利用する為には専用アプリ「MOT/Phone」をインストールして利用します。MOT/PhoneであればBYODのデメリットを解消しつつ、しっかりメリットも享受出来ます。

アプリ「MOT/Phone」では主に以下の機能が利用できます。
・スマホから会社番号で発信が可能
・スマホで会社の電話を取れる
・事務所や社員と内線や取次が可能

MOT/Phoneを利用するメリットは、

1.個人のスマホにデータを保存しないで利用可能

個人の電話帳とは別に会社用の共通電話帳を利用することが可能になります。会社の電話帳に保存することで端末へ保存する必要がなく紛失時や退職時には閲覧不可に簡単に可能です。

2.会社の番号で運用が可能

スマホからでも現在お使いの会社番号で受発信が可能になります。そのため、お客様とのやり取りを全て会社の番号で行うことが出来るので、個人の番号は教えずに済みます。

3.休日設定が可能

留守電の設定や休日のガイダンスを流す設定などが可能です。会社番号で全てやり取りを行っていれば休日などは全て留守電などに鳴る為仕事の電話が急にかかってくることがなくなります

4.公私の切り替えがしっかり可能

留守電・休日のガイダンス設定など時間や曜日によって柔軟に可能です。また、個人の端末でも外線の着信をしない等の設定が可能なので有給時などでもしかっり公私の切り替えが可能です。

5.通信費の切り分けも可能

個人の端末を利用する場合、通話料の切り分けが難しいですが、「MOT/Phone」を利用した電話の場合、通話料の請求は会社に一括して請求されます。端末に元々インストールされていた電話アプリから発信すれば今まで通り個人へ通話料が請求されます。そのため、発生した費用を申請し、承認して振り込むというような煩わしい作業はありません。

この様に「MOT/Phone」はBYODのメリットをそのまま活かしつつ、デメリットは解消したサービスになります。
この様なサービスを導入すればわざわざスマホを支給しなくても良いでしょう。



5.業務の効率化と経費の削減も同時に可能

「MOT/Phone」はBYODを最大限、効果を発揮出来るようサポートするサービスです。
また、BYOD以外にも業務の効率化と経費の削減にも効果があります。

業務の効率化

1.フリーデスクが導入可能

上記で説明した「MOT/Phone」はスマホに加え、パソコン版(Windows)もあります。このパソコン版はソフトフォンと呼ばれ、ソフトのインストールとUSBタイプの簡易的な受話器にて利用することが可能です。このソフトフォンは現在お使いの固定電話(ビジネスフォン)のような専用線が不要です。無線で繋ぐか有線(LANケーブル)にてネットが繋がればいいのでフリーデスクをすぐ導入することが出来ます。



2.外出先でも事務所と全く同じように利用できる

スマホはLTEや3Gなどのキャリアが提供する電波にて通信を行うことが出来ます。そのため、事務所にいるときでも外出中でもまったく同じ運用をすることが出来ます。例えば内線通話にて事務所にいる人と無料通話ができたり、事務所にかかってきた電話を切ることなくそのまま取り次げたり(保留・転送)出来ます。

経費の削減

1.固定電話が不要

スマホやソフトフォンを利用すると現在のようなビジネスフォンは不要になります。ビジネスフォンの端末代金は高価ですので、この端末が不要となれば経費の削減効果は大きいです。

2.無料通話で通信コストダウン

今までは通信費がかかっていた社外にいる社員との電話のやり取りが内線通話(無料)になったことで通信費用のカットが出来ます。また、拠点間の通話も「MOT」同士で繋ぐことで無料化が可能です。

社員がお持ちのスマホを有効活用することで業務の効率化・経費の削減を行ってみませんか?



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