ナンバーディスプレイより便利なCTI機能をもっと活用する

業務の効率化

ナンバーディスプレイより便利なCTI機能をもっと活用する

CTI機能を利用して嬉しい人
現在スマホやガラケーを持ってない人を探す方が大変になってきました。それ程電話が身近なものになっています。そしてスマホやガラケーが着信すると名前が表示されますよね?逆に名前が表示されず番号だけの場合、出ないという方も多いのではないでしょうか?相手の情報がわかることが当たり前の機能となっている証拠です。
しかし、会社の電話になるとその当たり前を行っていない会社が多く、そのことに何の疑問も持たない社員が多いのも事実です。
この会社の電話が着信した際に相手の名前などが表示される機能をCTI機能と言います。 このページではそのCTI機能について具体的にご紹介致します。




1.CTI機能は電話の必須機能

個人が利用するスマートフォンや携帯電話(ガラケー)などで相手の名前が表示されるのは当たり前の機能です。しかし、会社の電話になるとその当たり前を行っていない企業も多く電話業務に苦労している社員が多いのも事実です。
会社の電話対応に苦労している社員がどのような理由で苦労するかと言うと出るまで「誰かわからない」「内容がわからない」「自分で対応できるかわからない」と言うような、「わかないこと」だらけな点が非常に電話対応を苦労させる点です。

この難しい電話対応を簡単に・楽にしてくれるのがCTI機能。CTI機能は誰がかけてきたのか着信時に自動でわかる機能です。スマホやガラケーに必須の機能であるように会社の電話にも必須の機能です。
NTTのネームディスプレイやナンバーディスプレイを使った表示も可能ですが、ネームディスプレイに対応した電話機でないと表示がでません。注意しましょう。


2.ネームディスプレイやナンバーディスプレイでは不十分

個人で利用しているスマホやガラケーの場合、名前が表示されれば今までの電話の内容や相手の情報などは記憶しているので対応が出来ますが、会社の電話で相手の名前だけ表示されて対応出来ますか?自分が対応しているお客様であれば名前だけで十分かもしれませんが、他の人が対応しているお客様の場合名前が表示されても全く意味ないですよね?
このようにネームディスプレイやナンバーディスプレイでは不十分なのです。

では、どのような情報があれば社員が均一の電話対応が出来るのでしょうか?
名前ではわからないので今までの対応履歴は必須ですね。誰が・いつ・どの様な対応をしたのか履歴にあればどの社員でも、その対応履歴を見ながら対応することが出来ます。

また、お客様に対して行った事(商談をした・見積もりを送ったなど)が把握できているとより電話対応者は楽に対応が出来ますね。

さらに、現在使っている顧客管理ソフトと連動して見たい情報が自動で出てくるのも重要ですね。例えば、ECサイト運営をされている会社様の場合、楽天・Amazonなど複数のサイトに出店しています。そしてその情報を管理しているのがネクストエンジンやCROSS MALLなどの受注・在庫管理システムです。このシステムにて商品が今どの状態なのか(入金確認待ちや発送準備中・発送済みなど)わかります。受電時にこのシステムで管理している情報が表示されるのが一番社員も嬉しいでしょう。

この様に業種や取り扱う商品などによりお電話での質問の内容も変われば、事前に表示してほしい内容も変わります。
ここまでくるとナンバーディスプレイやネームディスプレイでは不十分なことがわかりますね。


3.MOTのCTIなら万全

ナンバーディスプレイやネームディスプレイだとしても代替案が思いつかない・・ということがあるでしょう。
そこで、万全のCTI機能を利用できるサービスがありますのでご紹介致します。

コミュニケーションツールである「MOT」は電話機能・チャット機能・FAX機能などのコミュニケーション機能に加え、グループウェアや出退勤など時短・効率化を行う機能も豊富に備えています。
そのMOTでもCTI機能が利用できます。
MOTでは
1.顧客情報を管理するクラウド機能を利用して、CTIとして表示
2.お客様がご利用中の顧客管理ソフトなどと連携して、CTIとして表示
の2種類の内からどちらかを利用することが出来ます。

企業ごとに利用している基幹ソフトや顧客管理ソフトは違い、表示させたい項目も違います。そのため、今現在利用中の顧客管理ソフトなどを表示することが一番社員にとって嬉しいでしょう。MOTでは様々なソフトと連携を既に実現しています。詳しくはお問い合わせ下さい。

最後に、MOTのCTIを導入したお客様で単価UPを実現されましたECサイト運営を行う株式会社夢・八天様の導入事例をご紹介致します。
導入前の課題
・出てみないと誰がかけてきたのか、どのような内容かわからない
・顧客管理ソフトから毎回検索している

導入後
・着信時に利用しているソフトの顧客情報が出る
・検索が要らなくなった

その為、対応時間の削減や事前にある程度の質問内容が把握できるので準備が出来るようになりました。電話対応が簡単になると社員は自信が付き、電話対応が向上します。電話対応が向上すると最適なアドバイスを行えるので単価UPと、導入時に想定していなかった好結果をもたらしました。
夢・八天様の導入事例の詳細はこちら

MOTのCTIは電話対応が簡単になるだけでなく、客単価UPなど売上にも貢献できる機能です。また、CTI機能以外にも業務を効率化する豊富な機能が備わっているのでお気軽にお問い合わせ下さい。
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