Q: CTIシステムを導入するメリット
A:
着信時に誰からかかってきた電話なのか事前にわかっていたら電話対応がとても簡単・楽になりますよね。そのシステムこそCTIシステムです。
このページではCTIシステムを導入するメリットをご説明致します。
着信時に相手の情報がわかるCTIシステム。正式名称はComputer Telephony Integration Systemと言い、略してCTIやCTIシステムなどと呼ばれます。
システムの内容としては、電話とコンピューターを統合して情報をパソコン画面に表示するものが一般的です。
お客様の情報表示で最も簡単なものはナンバーディスプレイによるお客様番号の表示でしょう。市外局番により、だいたいの地域がわかったり、ナンバーディスプレイ対応の電話機を利用していて番号登録があれば名前が表示されたりします。
しかし、ナンバーディスプレイではわからない点も多いのです。その不明点を補ってくれるシステムがCTIシステムです。
CTIシステムにはナンバーディスプレイでは不明な点も表示することが可能ですが、その点以外にも導入メリットがあります。
・お客様情報の検索時間の短縮
今までお客様から電話があった際に顧客リストなどから検索して情報を閲覧していませんか？CTIシステムを利用すると着信時に自動で検索をかけて情報を表示してくれるため、検索時間を短縮することが可能です。また、お客様に無駄な質問が減り、顧客満足度の向上が見込まれます。
・経費削減と利益増加
電話対応の時間短縮により、本来の業務を行う時間の増加や電話担当者が複数いる場合は人員を削減し人件費のカットなどが行えます。本来の業務時間が増えることで利益が増加する場合も当然あるでしょう。
お客様情報の表示が自動で行えるCTIシステムは一般企業でも十分に効果を得られます。中小企業であれば電話対応の時間はなるべく短縮し、営業時間を確保したいと思う社員も多いはずです。そのため、電話対応時間の短縮が可能なCTIシステムは一般企業や中小企業に適しています。
ですが、もっとCTIシステムに適した企業があります。
・コールセンターを構築しようとしている企業
コールセンターでは様々なお客様からお問い合わせを頂きます。最大受電数に対応して人員を配置する為、最大時以外は無駄な人員になってしまいます。そのため、一件一件の対応時間を短縮し効率化することが求められます。
短縮する為にCTIシステムは有効です。検索時間と無駄な質問の削減により、電話対応の短縮が可能です。そのため、人員数を削減して対応も可能になるので経費の削減に繋がります。
・ECサイト運営会社
ECサイトを運営されている会社では注文の依頼や商品のお問い合わせなどネット販売ですが電話の需要があります。さらに、ECサイトはAmazonや楽天市場など複数で商品を出せますので、電話対応時に情報を検索することが大変です。
大変な分、CTIシステムを導入すると効果も絶大です。
以上の2つが特に適していると言えるでしょう。
業務を効率化する電話システムの「MOT/PBX」でもCTIシステムは利用可能です。
MOT/PBXのCTIシステムで表示するお客様情報はPBX自体に登録してある情報やMOT/PBXのオプションであるクラウドサービス「MOT/Cloud」に登録してある情報を標準で表示可能です。
・相手番号
・顧客名
・自社担当
・前回通話者
・通話履歴
が表示されます。より詳しい情報は詳細ボタンを押すと表示されます。
また特徴としてお客様が既存で利用中の基幹サービスやCRMなどとカスタマイズにより連携も可能です。
連携について詳しくはこちら
既存のCRMなどと連携することにより、必要な情報が瞬時に表示され的確なアドバイスや対応が可能になります。
弊社のユーザー様でECサイトを運用している株式会社夢・八天様の事例では、
ECサイト運営会社株式会社夢・八天様の事例はこちら
弊社では、「CROSS MALL（クロスモール）」やネクストエンジンと既に連携可能です。
MOT/PBXでCTIシステムを利用することが可能ですが、電話自体の変更も可能です。ビジネスホンを利用し、更にCTIシステムを導入すると割高になりますが、弊社のサービスは一体型となっているため、低価格で導入が可能です。
また、スマホやPCにソフトやアプリをインストールすることでビジネスホンのように利用することが出来ます。そのため、ビジネスホンを購入するより低価格で利用できます。
スマホがビジネスホンになるスマホ内線化はこちら
パソコンが電話になるソフトフォンはこちら
電話対応が簡単になるCTIシステムを検討してみてはいかがでしょうか？
お客様情報が表示されるCTI機能はこちら
また、当サイトのようにお客様に役立つ情報を随時配信していますのでメルマガ登録もお待ちしています。
このページではCTIシステムを導入するメリットをご説明致します。
1.CTIシステムとは
着信時に相手の情報がわかるCTIシステム。正式名称はComputer Telephony Integration Systemと言い、略してCTIやCTIシステムなどと呼ばれます。1.CTIシステムとは
システムの内容としては、電話とコンピューターを統合して情報をパソコン画面に表示するものが一般的です。
お客様の情報表示で最も簡単なものはナンバーディスプレイによるお客様番号の表示でしょう。市外局番により、だいたいの地域がわかったり、ナンバーディスプレイ対応の電話機を利用していて番号登録があれば名前が表示されたりします。
しかし、ナンバーディスプレイではわからない点も多いのです。その不明点を補ってくれるシステムがCTIシステムです。
2.CTIシステムのメリット
CTIシステムにはナンバーディスプレイでは不明な点も表示することが可能ですが、その点以外にも導入メリットがあります。2.CTIシステムのメリット
・お客様情報の検索時間の短縮
今までお客様から電話があった際に顧客リストなどから検索して情報を閲覧していませんか？CTIシステムを利用すると着信時に自動で検索をかけて情報を表示してくれるため、検索時間を短縮することが可能です。また、お客様に無駄な質問が減り、顧客満足度の向上が見込まれます。
電話対応の時間短縮により、本来の業務を行う時間の増加や電話担当者が複数いる場合は人員を削減し人件費のカットなどが行えます。本来の業務時間が増えることで利益が増加する場合も当然あるでしょう。
3.CTIシステムはコールセンターやECサイト運営会社に適する
お客様情報の表示が自動で行えるCTIシステムは一般企業でも十分に効果を得られます。中小企業であれば電話対応の時間はなるべく短縮し、営業時間を確保したいと思う社員も多いはずです。そのため、電話対応時間の短縮が可能なCTIシステムは一般企業や中小企業に適しています。3.CTIシステムはコールセンターやECサイト運営会社に適する
ですが、もっとCTIシステムに適した企業があります。
・コールセンターを構築しようとしている企業
コールセンターでは様々なお客様からお問い合わせを頂きます。最大受電数に対応して人員を配置する為、最大時以外は無駄な人員になってしまいます。そのため、一件一件の対応時間を短縮し効率化することが求められます。
短縮する為にCTIシステムは有効です。検索時間と無駄な質問の削減により、電話対応の短縮が可能です。そのため、人員数を削減して対応も可能になるので経費の削減に繋がります。
・ECサイト運営会社
ECサイトを運営されている会社では注文の依頼や商品のお問い合わせなどネット販売ですが電話の需要があります。さらに、ECサイトはAmazonや楽天市場など複数で商品を出せますので、電話対応時に情報を検索することが大変です。
大変な分、CTIシステムを導入すると効果も絶大です。
以上の2つが特に適していると言えるでしょう。
4.MOT/PBXのCTIとは
業務を効率化する電話システムの「MOT/PBX」でもCTIシステムは利用可能です。4.MOT/PBXのCTIとは
MOT/PBXのCTIシステムで表示するお客様情報はPBX自体に登録してある情報やMOT/PBXのオプションであるクラウドサービス「MOT/Cloud」に登録してある情報を標準で表示可能です。
・顧客名
・自社担当
・前回通話者
・通話履歴
が表示されます。より詳しい情報は詳細ボタンを押すと表示されます。
また特徴としてお客様が既存で利用中の基幹サービスやCRMなどとカスタマイズにより連携も可能です。
連携について詳しくはこちら
既存のCRMなどと連携することにより、必要な情報が瞬時に表示され的確なアドバイスや対応が可能になります。
弊社のユーザー様でECサイトを運用している株式会社夢・八天様の事例では、
名前が聞き取りにくかったり、お客様が外出中のため、雑音が大きく聞こえないなどの問題が度々起こっていました。しかし、聞き取りにくいからと言って何度もお客様に聞き直すのは失礼ですし、イライラさせてしまうこともあるというお悩みをCTIシステムにて改善させて頂きました。
ECサイト運営会社株式会社夢・八天様の事例はこちら
弊社では、「CROSS MALL（クロスモール）」やネクストエンジンと既に連携可能です。
5.PC電話を利用でコストも安く
MOT/PBXでCTIシステムを利用することが可能ですが、電話自体の変更も可能です。ビジネスホンを利用し、更にCTIシステムを導入すると割高になりますが、弊社のサービスは一体型となっているため、低価格で導入が可能です。5.PC電話を利用でコストも安く
また、スマホやPCにソフトやアプリをインストールすることでビジネスホンのように利用することが出来ます。そのため、ビジネスホンを購入するより低価格で利用できます。
スマホがビジネスホンになるスマホ内線化はこちら
パソコンが電話になるソフトフォンはこちら
電話対応が簡単になるCTIシステムを検討してみてはいかがでしょうか？
お客様情報が表示されるCTI機能はこちら
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