BCP対策ツールの選び方

事業継続計画 BCP対策

BCP対策ツールの選び方

BCP対策ツールの選び方

本記事を執筆している2019年は熊本の最大震度6弱の地震に始まり、北海道胆振地方中東部・宮崎県・千葉県・山形県沖・福島県沖での地震、九州北部豪雨、そして台風15号・19号と多くの自然災害が起きました。この様な非常時における企業の事業継続(BCP)対策は行っていますか?
記事「 台風からBCP対策の重要性を考える」でご紹介した通り日本は自然災害大国であり、もしかしたら明日あなたの地域が被災するかもしれません。いつか来る緊急時の事業継続計画(BCP)は企業が生き残る為にも重要です。本記事では事業を継続させる(BCP)対策ツールの選び方をご紹介致します。

コンテンツの目次
  1. 事業継続(BCP)対策とは?
  2. 事業継続計画(BCP)の種類
  3. BCP対策ツールの紹介
  4. 緊急時のBCP対策を効果的にするためには

1.事業継続(BCP)対策とは?

日々行われている業務(事業)は自然災害や事故・政治など様々な要因により継続出来ないリスクを抱えています。
具体的には、
自然災害:地震・津波・大雪・豪雨・台風・落雷・竜巻など
事故:火災・爆発・漏電・機器の故障・停電・断水など
政治:テロ・戦争・革命・政治亀裂による不買、破壊運動など
が挙げられます。事業継続のための対策はリスク毎に変わります。この対策をあらかじめ計画しておくことを事業継続計画(BCP:Business Continuity Planの略)と言います。
冒頭でも簡単にご説明したように2019年は自然災害が多く、筆者の勤務地のある関東近隣では台風15号・19号の被害が大きかったのを覚えています。台風15号では休み明けの月曜日に様々な交通機関で大幅な乱れが生じました。特にJR津田沼駅の長蛇の列はテレビやSNSなどでも放送・拡散されました。筆者の同部署の人の例では、朝に出発して、いつも以上の満員電車によりヘトヘトになりながらやっとの思いで昼過ぎに到着したという話を聞きました。この交通機関の遅延なども事業継続出来ない1つのリスクです。
また台風19号でも河川の氾濫により多くの企業・地域が浸水し被害にあいました。

河川の氾濫による浸水のイメージ図

また、年末~2月・3月頃までは日本海側などで特に大雪による交通網の乱れが生じます。地方では普段車通勤の人が多いですが、大雪の場合自宅から大通までの道の除雪が間に合わないのでバス停まで歩きバス通勤をしますが、大概そのような時はバスが大変混雑します。無理矢理出勤しても今度は雪かきに追われて仕事が出来ない状況になります。(この一日にも企業は賃金を支払っています。)
このように出勤しなければ仕事が出来ない状況というのは非常に多くのリスクを抱えていることになります。
また、企業は営利団体です。業務を継続できず利益を上がられなければ倒産してしまいます。上記の様な自然災害の被害にあっても倒産しない為に事業継続計画(BCP)を策定しておきましょう。

BCPについて詳しくは、ブログ「 BCP対策(事業継続計画)とは? BCP策定の考え方や考慮するリスク」をご覧ください。


2.事業継続計画(BCP)の種類

BCP対策は様々な角度からのアプローチが出来ますが大きく分けて情報・場所・管理の3つです。

BCP対策1:情報

情報を紙やローカルPC内だけで管理すると保管場所が被災した場合や保管場所へ行く途中のエリアが被災し出勤できない場合業務を行うことが出来ません。情報の消失リスクを低下させるために保存場所の分散が必要です。特定のエリアが被災しても情報を分散しておけば、その情報を使い業務を継続することが可能です。
また、紙で保存する必要がない場合はクラウドサービスなどを使用しクラウド上に情報を保存しておくことも有効でしょう。クラウド上に保存しておけば例え、全ての本社・拠点が被災したとしても情報は残るのでリスクを大幅に低下させます。

BCP対策2:場所

事務所に行かないと業務が行えない状況では事務所が被災・出社できない状況下に置かれた場合に全く業務が行えません。
クラウド上へ情報の保存を行うと同時にローカルPCに遠隔からアクセスするリモートアクセスシステムの導入や在宅勤務の実施、緊急時でも業務が行えるサテライトオフィスの確認や契約などを事前に行っておくことが重要です。

BCP対策3:管理

緊急時やテレワーク時でも労務管理を行う必要があります。事務所出勤型であればタイムカードでも客観的証拠として機能しますが、テレワーク中やBCP発動の緊急時では平時と違った場所で働くことになり、旧式のタイムカードでは管理が出来ません。スマホ等どこでも出勤・退勤の打刻が出来るクラウド型の勤怠管理などを導入すると労務管理が緊急時でも可能です。
また、平時には様々な管理(業務の進行状況・心身の状態など)を日々会話などで大方把握出来ますが、緊急時は対面することが難しいのでコミュニケーションも減ってしまいます。社員同士のコミュニケーションが出来る状況を作ったりすることも重要です。ビジネスにおける企業対企業のコミュニケーションではメールもしくは電話が一般的です。社外でもメールの確認が出来たり、会社宛ての着信を受けられる環境づくりも必要です。


3.BCP対策ツールの紹介

BCP対策には様々な種類があり対策ツールもそれぞれで違います。対策したい項目に合わせてツールの導入がおススメです。

リモートアクセス『VALTEC SWAN』

リモートアクセス『VALTEC SWAN』

・遠隔のPCなどから社内PC/システムへアクセスできる
・Windowsタブレット3台付き
・提携レンタルオフィススペースの利用可能

VALTEC SWANは主に遠隔から社内PCや社内システム(基幹など)へ安全にアクセスするリモートアクセスシステムです。メールの確認から作成中の資料の続きを行ったり、基幹システムへ入力したり事務所にいる際と同じ業務を行えます。

VALTEC SWANはリモートアクセスに必要なハードウェア本体やアクセス端末(Windowsタブレット3台)・提携レンタルオフィスなどのスペース利用などが1つになったパッケージ商品です。
リモートアクセスではアクセス端末の制限やワンタイムパスワードなどのアクセス制限やアクセス時に端末へ情報を残さない・コピーや印刷の禁止などセキュリティをしっかり担保しながらリモートアクセスをすることが出来ます。
初期からWindowsタブレットが3台付いているので自宅にPCがないという社員に配布したり、部長や役員などに配布するのも良いでしょう。

全国・台湾にあるレンタルオフィスなど提携スペースを利用することも出来るので緊急時のセカンドオフィスとしても有効です。平時では出張の際、短時間業務を行いたい場合などに利用するお客様が多いです。

台風や大雪などの出社が困難・出社に時間がかかる場合でもリモートアクセス『VALTEC SWAN』があれば在宅や提携スペース(サテライトオフィス)・近くのカフェなどでも業務が行えるようになります。
リモートアクセス『VALTEC SWAN』詳細ページはこちら  

ワークスペース『VALTEC BCP』

リモートアクセス『ワークスペース『VALTEC BCP』

・全国/台湾の提携レンタルオフィスなどのワークスペースを利用可能
・特別価格でセルフプリント・コピー・製本・ラミネートなどが出来る

VALTEC SWAN内の提携レンタルオフィスなどのワークスペース利用は単体でもサービスとしてご提供しています。
執筆している2019年11月現在提携している店舗は
国内:札幌・仙台・銀座・東京(西新宿・西新宿オークタワー・池袋サンシャイン60・田町・紀尾井町)大阪・広島紙屋町・沖縄の店舗
海外:台湾台北
のレンタルオフィスを利用することが出来ます。
店舗ではデスクやフリーWi-Fi・フリードリンクが提供されています。その他にも会員様だけの特別価格でセルフプリント・コピー・セルフラミネート・セルフ製本・セルフ大判プリント・セルフ名刺などが利用出来ます。
ワークスペースは緊急時のリモートオフィスや出張時のセカンドオフィス・外回りの空き時間の資料作成や休憩など様々な利用シーンがございます。

コミュニケーション『MOT』

コミュニケーション『MOT』

・スマホ/PCで外線内線が出来る
・ビジネスチャット/インターネットFAXも利用可能
・事務所以外でも利用出来る
・クラウド型なので設置工事不

MOTは普段ビジネスフォンで行う外線や内線をスマートフォン・PCで行うことが出来るサービスです。それぞれ専用のアプリ・ソフトである『MOT/Phone』をインストールし設定することで利用出来ます。インターネットを通じて利用するので事務所以外でもネット環境さえあればどこでも利用出来ます。特にSIM入りのスマホであれば4Gなどの電波を使用し在宅勤務や移動中などでも会社宛ての電話を受けたり、逆にお客様へ会社番号を使用し発信したりすることが可能です。社員同士の内線ももちろん可能です。
電話以外にもビジネスチャットやインターネットFAXなどビジネスにおけるコミュニケーションをほとんど網羅できます。

緊急時でも会社の電話をストップさせないことで受発注やお客様からのお問い合わせを受けることが出来ます。また、内線やビジネスチャットにて状況の確認やコミュニケーションが取れます。
平時の在宅勤務などテレワーク中でも事務所勤務と同じように電話業務が出来るので不公平感も減少させます。

MOTはクラウド型・設置型の両方をご用意し、クラウド型では設置工事なども不要な為簡単に利用することが出来ます。
コミュニケーション『MOT』詳細ページはこちら  

クラウド勤怠管理『MOT/Cloud勤怠管理』

クラウド勤怠管理『MOT/Cloud勤怠管理』

・スマホ/PCで出退勤の打刻が可能
・MOT/Phoneと連携し未退勤の場合着信でお知らせ
・累計残業時間の通知機能

テレワーク中の労務管理の難しさも様々な媒体で指摘されていますが、緊急時も同様です。昔ながらのアナログな紙やエクセル管理・タイムカードでは出社できない環境下で客観的な記録とはなりません。
MOT/Cloud勤怠管理ではスマホ・PCから出退勤の打刻が出来ます。打刻されたデータはクラウド上に保存され、残業時間などを自動集計してくれます。

日々の勤務時間では定時を過ぎても退勤の打刻がされなければ先述のMOT/Phoneから着信で知らせてくれます。累計の残業時間ではあらかじめ設定した残業時間を超えると本人と上長などにチャット形式でお知らせが来ます。上司が管理しなくてもMOT/Cloud勤怠管理が残業時間の管理を行ってくれます。
自然災害などの緊急対応が長期化した場合でもしっかり労務管理が可能になります。
クラウド勤怠管理『MOT/Cloud勤怠管理』詳細ページはこちら  


4.緊急時のBCP対策を効果的にするためには

自然災害は他人事ではなく近い将来必ず来ると言われています。首都圏直下型地震では30年以内にM7クラスの地震が発生する確率は70%、南海トラフ地震も30年以内にM8からM9クラスの大規模地震が発生する確率70%と非常に高い数字となっています。

内閣府の地震発生確率

参照:内閣府

その近い将来起きる自然災害発生時のBCP対策は必ずと言って良い程必要でしょう。しかし、計画しただけでは実際の緊急時に高い効果を得られません。なぜならば自然災害などの緊急時に急にいつもと違うやり方で業務を行うことは難しいからです。普段行っていないやり方だと例えばログインの仕方は?どこをどうすればよいのか?何が必要なのか?と言ったようにわからないことだらけになってしまいます。事前にいくら綿密に計画しても普段使われていなければ覚えることもなく忘れてしまいます。
緊急時でも高い効果を得たいのであれば普段からテレワーク・在宅勤務などを行い実際のサービスを使うことです。普段使っているサービスが緊急時もそのまま使えれば現場の混乱は最小限に留めることが出来ます。したがってBCP対策とは緊急時のみならず普段の働き方を考えることでもあるのです。
この機会にBCP対策について検討してみてはいかがでしょうか?



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