社用携帯の支給状況、コロナ禍での変化

クラウドpbx

Q:社用携帯は支給すべき?メリット・デメリットとスマホ2台持ちを解消するアプリ

A:
社用携帯は支給すべき?メリット・デメリットとスマホ2台持ちを解消するアプリ

テレワークの普及とともに、社用携帯を支給する企業も増加しました。当記事では、社用携帯のメリット・デメリットや、管理者が導入時に注意すべきポイントを解説。社員個人のスマホにダウンロードするだけで、ビジネスフォンの機能を果たすアプリもご紹介します。


コンテンツの目次
  1. 社用携帯の支給状況、コロナ禍での変化
  2. 導入のメリット
  3. デメリット
  4. 個人スマホを内線化するアプリ「MOT/TEL」

1. 社用携帯の支給状況、コロナ禍での変化

スマートフォンなどデバイスを支給する企業が増加

従来、オフィスの固定電話で行っていた電話対応や取引先との連絡。コロナ禍でテレワークが浸透するにつれ、「在宅勤務者への取次ぎ業務が面倒」「出社している人に電話対応業務の負担がかかる」などの課題が生じました。

これらの課題を解決するために、多くの企業ではオフィス以外の場所でも電話業務ができるよう社用携帯を支給。日本情報システム・ユーザー協会(JUAS)の調査では、「スマートフォンなどのデバイスを支給しているか」という質問に対し、2019年度は4.5%であった「特定の条件を満たした従業員のみ」という回答が42.3%に増加しました。
コロナ前には営業など社外での連絡が必要な部署にのみ支給されていた携帯が、コロナ禍を経て必要な従業員に支給されるようになり、働き方が大きく変化したことが分かります。

「スマートフォンなどデバイスの支給状況」調査結果

2. 社用携帯導入のメリット

導入のメリット

メリット① 情報漏えいを防止できる

プライベート端末を業務利用する場合、個人の契約内容によってはセキュリティサービスに加入していないため情報漏えいの危険性があります。また、プライベートで利用したアプリ・サイトからウイルスに感染する可能性もあります。
一方、法人契約をする場合にはセキュリティサービスも豊富であり、端末は会社管理のもとセキュリティ対策を施すことが可能です。安心して社用携帯を支給できる環境を整えることができます。

メリット② 生産性を向上させる

顧客や取引先との連絡手段がオフィスの固定電話に限定されている場合、担当者の外出時や在宅勤務時には連絡が取れなくなってしまいます。メッセージを残すことで意思の疎通はできるものの、業務効率が悪い上に電話対応を行っている社員の業務時間を無駄に消費してしまいます。 外出や在宅勤務者が多い部署など、必要な部署から小さく導入することで、生産性の向上を実感することができます。

メリット③ 経理業務の負担を軽減

社用携帯であれば、通信費・通話料を一括管理することが可能です。プライベート端末を業務利用した場合の計算・申請が不要であるため、事務処理作業を効率的に行うことができます。
また、社員の急な退職で携帯に保存されている情報にアクセスできない・把握できないなどの問題が無くなるため、事務業務にかける時間も削減することが可能です。

メリット④ 仕事とプライベートの切り替えができる

仕事中にプライベート端末を使ったり、休日に業務連絡を返したりすることがなくなり、公私の切り替えがしやすくなります。
さらに、いつでも連絡が取れるよう個人の携帯番号を取引先に伝える社員もいますが、個人情報の保護やトラブルに巻き込まれる可能性を考えると最善の方法ではありません。業務用としてプライベートとは別の電話番号を持っておくことで、取引先に安心して連絡先を伝えられるようになります。

メリット⑤ 従業員による通信費・通話料の負担がなくなり満足度アップ

プライベート端末を業務利用している社員のなかには、「通信費や通話料を自己負担している」「申請の手間がかかる」などの不満を抱える従業員も。業務用とプライベート用を分けて使用することで、こうした不満を解消することができます。

3. 導入のデメリット

導入のデメリット

デメリット① プライベート利用による情報漏えいのリスクがある

社用携帯をプライベートでも利用する社員がいた場合、アプリやサイトからウイルスに感染、情報漏えいにつながる危険性があります。使える機能やルールを事前に決め、社員に浸透させる必要があります。

デメリット② 2台持ちの管理が面倒、紛失・盗難の危険性がある

プライベート端末との2台持ちになる場合、管理が面倒になるというデメリットがあります。きちんと管理されないと紛失や盗難の可能性も高まり、機密情報・個人情報が悪用されてしまう可能性もあります。

デメリット③ 導入コストがかかる

社員一人ひとりに社用携帯を支給する場合、通信料・通話料をはじめ多くのコストがかかります。紛失・故障など緊急時にはさらにコストが発生するケースもあるため、様々なシチュエーションを踏まえたうえで予算を組む必要があります。

4. 導入時の注意点

導入時に注意すべき点

セキュリティ対策を徹底する

会社の機密情報や個人情報など、重要な情報にアクセス可能な社用携帯。紛失や盗難に備え、パスコードロックやアプリごとのパスワード設定などセキュリティ対策が必要です。遠隔で端末を操作、情報を削除できるアプリも利用されているため、事前の対策・緊急時の対応ともに備えておきましょう。

データのバックアップを取る習慣を身につける

社用携帯には、企業や取引先にとって重要なデータが日々蓄積されます。万が一携帯を紛失・故障しデータを失った場合には、情報の復旧にかなりの時間を要することになります。
日頃からバックアップを取る習慣を身につけることが一番ですが、面倒な場合には「毎週金曜の20時」などスケジュールを組み自動でバックアップを取ってくれるサービスもあるため活用してみましょう。

利用ルールを定める

「業務以外の使用禁止」「アプリダウンロードは管理者が行う」などの利用ルールに加え、端末を紛失・破損した場合や退職時の対応を事前に定めておきましょう。端末を私的利用されてしまうと、指定以外のアプリをダウンロードされる恐れがあります。安全でないアプリやページからウイルスに感染、社用携帯内の情報が漏えいする恐れもあるため、厳重なルールを定め社内に浸透させる必要があります。

5. 個人スマホを内線化するアプリ「MOT/TEL」

MOT/TELアプリのダウンロードにより、スマホやパソコン・タブレットを内線化。従来ビジネスフォンで行っていた外線通話・内線通話・転送・グループ着信などの機能をスマートフォンでご利用いただけます。

スマホを内線化するクラウド電話アプリ

社員同士の内線費用が無料

スマートフォンアプリを利用した内線電話の費用は全て無料です。全国の拠点や在宅勤務、出張中でも無料で通話することができます。24時間利用可能であるため、夜間や早朝勤務でも一切費用はかかりません。

個人スマホから会社番号での発着信が可能

プライベート端末にアプリをダウンロードするだけで、会社番号での発着信が可能です。在宅勤務や外出時、プライベート番号からの発信でお客様に不信感を与えることがありません。また、社内で受けた電話を転送可能であるため、出社して折り返す手間を省きます。

社用携帯・通信手当が不要、外線通話の通信費は会社に一括請求

アプリから外線通話を利用した場合、料金は会社に一括請求されます。社員が通信料を負担したり、通話履歴から利用状況を証明したりする手間が無くなり、より心地よく働ける環境を整備することができます。
社用携帯を貸し出す費用も2台の端末を管理する苦労もなくなり、会社・社員双方にとってメリットが大きいのではないでしょうか。仕事とプライベートの切り替えもしっかりと行うことができます。

格安スマホ

安心・安全のセキュリティ

万が一スマートフォンを紛失した場合でも、リモートでMOT/Phoneの電話機能を利用不可にすることができます。クラウドへのアクセスも管理者権限で遮断でき、クラウドに登録された情報を安全に守ることができます。
※端末内に登録された履歴、電話帳などの情報については、お客様自身で端末にロックをかけていただく必要があります。

電話番号はそのまま利用可能。オフィス移転でも番号は変わりません

電話番号の新規取得はもちろん、03や06など市外局番の既存番号の継続利用が可能です。従来のビジネスフォンでは、移転にともない電話番号が変わる可能性がありましたが、クラウドPBXでは移転しても番号は変わりません。番号変更にともなうお客様・取引先への周知が不要になり、移転先の選択肢が増えるメリットがあります。

ビジネスチャットを利用可能、情報流出を防止

登録している社員だけが利用できる安全なビジネスチャットを、スマートフォン・Windowsパソコンでご利用いただけます。画像や動画、位置情報などを送受信することができるので、直行の際や訪問時の報告ツールとしても活用できます。
プライベート利用も可能なメッセージアプリを使用している場合、誤送信など情報漏えいのリスクがあります。社員専用のアプリで安全に利用することが可能です。

詳細:ビジネスチャット機能について 社用携帯費用

契約期間の縛りがない

クラウドPBXを利用する際、最低契約期間などの縛りには注意が必要です。お試し利用のつもりで契約したものの解約できない期間があるなど、ルールを設けているケースもあるため事前に確認しましょう。
MOT/TELでは最低契約期間などの縛りがなく、1か月からのお試し利用も可能です。使いやすさを試すことで、社員の声を参考によりよい選択肢を見つけることができます。

スマホ2台の管理が不要

社用携帯を紛失したり、持ち歩くのを忘れてしまったりする原因として、プライベート端末と2台の管理が面倒という理由が挙げられます。せっかく支給しても連絡が通じないのであれば、管理の手間にかかるコストがメリットを上回ってしまいます。
アプリダウンロードで使えるMOT/TELであれば、スマホ2台を管理する必要はありません。その上、iPhone/Androidなど個人が使い慣れた端末を使用できるため業務効率も向上します。

MOT/TELについて詳しく知りたい方はこちら

6. まとめ

社用携帯の導入について、メリット・デメリットと導入時に注意すべきことを解説しました。社用携帯のプライベート利用やスマホの2台持ちといった現状の課題を解消するクラウド電話アプリ「MOT/TEL」を、ぜひご活用ください。

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