ビジネスフォンの増設・移設について

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ビジネスフォンの増設・移設について

ビジネスフォンの増設・移設について
今年も4月がやってきました。新入社員の入社で社員が増える企業も多いのではないでしょうか?
新しく社員が増えることは、社内に活気が、溢れ良い効果がありますよね。

しかし、社員の増員により様々な準備が必要になります。その一つにビジネスフォンがあるのではないでしょうか?

今回は、電話機の増設や移設についてお話をし、経費削減・業務の効率化にもつながるスマートフォンのアプリについてもご紹介致します。




1.社員の増員に伴い必要となってくるもの

社員の増加に伴い、オフィスでは様々な物が必要になります。ビジネスフォンや机・椅子、名刺、必要に応じて、携帯電話を支給している企業様も多いかと思います。一人増えるだけでも企業にとってはかなりの費用と労力が掛かります。

増やした机や椅子は、置く場所を考えなければなりません。事務所のレイアウト変更を行わねばならず、机や椅子の移動には労力が伴います。
更に、電話機の移設や配線の引き直し、パソコンの再設定やLANケーブルの引き直しなど、やらなければならない作業は膨大です。配線の引き直しなどは、素人には難しい場合も多く、業者に依頼する場合も多いので、出費も伴います。

このようにIT化が進んだ現在でも、社員の増加に伴う準備には、多大な労力と費用が掛かっているのが現状だと言えるでしょう。


2.そもそもビジネスフォンの増設は必要か?問題点はどこに?

そもそも社員の増設に伴い、ビジネスフォンを増設・移設する必要はあるのでしょうか?
まずは、ビジネスフォンが必要な理由を考えたいと思います。

1) 社内連絡を取るのに必要
2) お客様や関係者からの電話を受けるのに必要
3) お客様や関係者へ電話を掛けるのに必要

このような理由でビジネスフォンを置いている場合が多いかと思います。

次にデメリットを考えたいと思います。

1) ビジネスフォンを新たに購入する必要がある
2) 配線工事や設定工事を行う必要がある
3) ビジネスフォンを設置するのに机の上の一定の場所を取る

ビジネスフォンを置く理由は社内外へ連絡を取る為に、費用を掛けてビジネスフォンを置いているようです。しかし、現在携帯電話やスマホの普及率も上がり社会人だと1人1台持っているのが当たり前ですよね。その携帯電話やスマホを使わずビジネスフォンを置く理由は、プライベートな番号を利用するのは会社としての対応としても良くない、個人としてもプライベートな番号は使いたくないという理由もあります。 また、内線通話(無料通話)が社内の電話と携帯電話・スマホが出来ない為、経費削減のためにという理由もあります。
しかし、デメリットでもあるようにビジネスフォン事態が高額であったり、工事や設定も高額な費用面のデメリットがあります。


では、次に、如何に簡単にビジネスフォンの増設・移設を行える方法がないかについてご説明していきます。


3.ビジネスフォンの増設・移設を簡単に行う方法

皆さんは、スマートフォンをビジネスフォンの子機として利用できることをご存知でしょうか?
各社員が所有している個人のスマートフォンに専用アプリを入れることで、ビジネスフォンとして利用することができるのです。

その為、今までのように机の上に、ビジネスフォンを設置し、配線工事をしたりする必要がないのです!
社員が増えた際には、スマートフォンにアプリをインストールし、内線番号の設定を行うだけですので、ビジネスフォンの機器代・工事費・設定費などを掛けずに済むのです。
スマートフォンの移動だけで済むわけです!!とても簡単で安上がりだと思いませんか?

更に、スマートフォンを利用することにより、外出先でも、事務所に掛かってきた電話をスマートフォンで受けたり、スマートフォンからプライベート番号を使わず、事務所の電話番号でお客様へ電話を掛けたりすることも出来るのです!

電話を沢山掛ける方や、受ける方は従来のビジネスフォンを利用することも選択肢の一つかと思います。
しかし、外出の多い営業マンの方や、あまりビジネスフォンを必要としない内勤の方などは、個人のスマートフォンにアプリを入れて利用するという方法も選択肢の一つとして考えたほうが良いでしょう。

また、増設移設時に必ず候補として出る「中古ビジネスフォン」の導入についてもご紹介している記事もありますので合わせてご覧ください。
「0円ビジネスホン・中古ビジネスホンは危険!最適な電話の選び方」

これから、新入社員が増える企業様、今後、増員を予定している企業様は是非一度ビジネスフォンのリニューアルや見直しをご検討することをお勧めいたします。また、弊社ではオフィスレイアウトからビジネスフォン・名刺などトータルで承ることも可能です。窓口を統一することで対応も楽になりますので、お気軽にお問い合わせ下さい。また、当ブログのようにお客様に役立つ情報を随時配信していますのでメルマガ登録もお待ちしています。




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