支店開設で注意したいビジネスフォンや必要書類 - クラウドPBX モッテル

支店開設で注意したいビジネスフォンや必要書類

ビジネスホン

Q: 支店開設で注意したいビジネスフォンや必要書類

A:
支店開設で注意したいビジネスフォンや必要書類

企業の拡大により支店の開設をこれから検討している企業では注意しなければならないポイントが多数あります。そこで今回は支店を開設する際の注意点を解説していきます。

コンテンツの目次
  1. 支店開設には必要な届出が多数ある
  2. 事務所に関する届け出
  3. レイアウトや業務に必要な設備の検討
  4. スマホで会社の電話を利用出来るMOT
  5. 拠点間の内線化
  6. ビジネスフォンとの比較で優位点は豊富

1.支店開設には必要な届出が多数ある

起業の際に経験している方なら容易に想像できると思いますが、新しく何かを始める際は提出しなければならない書類や届出が多数あります。一部をご紹介致します。

届出先必要書類期限
法務局株式会社支店設置登記申請書本店所在地では設置した日から2週間以内、支店所在地では同3週間以内
税務署給与支払事務所等の開設届出書開設の日から1か月以内
都道府県税事務所法人設置届出書都道府県条例で定められた期限
市町村法人設置届出書市町村で定める期限
年金事務所健康保険・厚生年金保険新規適用届支店を設置した日から5日以内

この他にも労働基準監督署などへ提出する書類などもありますので専門家に事前に聞いておきましょう。


2.事務所に関する届け出

上記でご紹介した以外にも事務所の届け出が必要な物があります。例えば消防法により、オフィスには消火設備・警報設備・避難設備の設置が義務付けられています。消火設備には消火器や消火栓、スプリンクラーなどが該当し、一定期間ごとに点検を行い報告義務があるので詳しくは消防署などへの問い合わせしてみましょう。


3.レイアウトや業務に必要な設備の検討

レイアウトを検討する際、オフィスの仕切り(パーテーション)を追加する場合は届け出が必要になるので注意してください。 支店のレイアウトや必要な設備に関して検討する場合、「どのような働き方をしたいか」を考えて決定していくと良いでしょう。 例えば支店に所属予定の社員が少人数の場合、営業活動などの外出が多くなると予想されます。このような際にデスク上でしか利用出来ないビジネスフォンは必要でしょうか?あまり利用頻度が高くなくても支店の番号を受信・発信出来る固定電話は必要では?とお思いの方も多いですが、今はビジネスフォンを利用しなくてもスマートフォン(iPhone・android)で会社の電話を受信・発信出来るサービスが登場しています。


4.スマホで会社の電話を利用出来るMOT

弊社の「MOT」ではビジネスフォンを設置しなくてもスマートフォンにアプリをインストール・設定するだけで会社の電話を受信・発信することが可能です。その為、ビジネスフォンでは出来なかった外出先での会社番号の受信・発信も可能となります。

また、その地域の情報収集・販売の傾向などを調査するテスト支店的な意味合いや工事現場の為の短期支店など様々な目的が存在します。テスト支店や移動が必ずある短期支店にビジネスフォンの新規導入はリスクが高いでしょう。しかし、弊社のMOTでは月額4980円~利用出来るクラウドタイプも提供しています。契約期間もないのでもし1ヶ月で閉鎖ということがあってもリースなどで払い続けたりする必要もありません。
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5.拠点間の内線化

MOTでは本社と支店を繋ぎ、拠点間で内線・保留転送・着信などが可能です。通常のビジネスフォンで拠点間通話を行う場合専用線を用意したりVPNを組んだり面倒ですがMOTであれば簡単に拠点間を内線化することが出来ます。 拠点間を内線化することでメリットは拠点間・社員間の通話が無料になる経費面と支店の社員が全員お客様先などで電話に出られない場合本社の社員が代わりに受けたり出来る運用面と両方あります。


6.ビジネスフォンとの比較で優位点は豊富

スマートフォンの内線化と拠点間の内線化以外にもMOTとビジネスフォンを比較するとMOTの優位点が多数あります。

MOTビジネスフォン
利用端末スマホ・PC・固定電話・CL固定電話・CLのみ
屋外での使用可能不可
増設スマホ・PCで簡単に可能端末の購入や主装置の入替が必要
海外での使用可能不可
インターネットFAX可能不可
電話転送料金可能不可
複数端末への同時転送可能不可
バージョンアップ無料買い替え
CTI可能別途機器が必要
通話録音可能別途機器が必要
共通電話帳可能不可
フリーアドレス可能不可
テレワーク可能不可
在宅勤務可能不可
社内チャット可能不可
iPad受付可能不可

新規でビジネスフォンの導入を検討中の方は一度「MOT」も比較してみてください。


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