Q: 有給休暇の自動付与・時効による自動消滅機能で面倒な手動計算が不要に
労働基準法の改正により年次有給休暇の取得義務化（5日）が2019年4月に開始され、年次有給休暇の管理が一層重要になりました。年次有給休暇は、継続勤務年数や週所定労働日数により付与される日数が異なります。また、付与された年次有給休暇は未消化の場合、翌年に繰り越しや時効による消滅など管理する項目が多く手作業での計算は手間がかかります。
そこで本記事では年次有給休暇の自動付与・繰り越し・時効による自動消滅に対応した勤怠管理「MOT勤怠管理システム」についてご紹介致します。
1.MOT勤怠管理システムとは？
MOT勤怠管理システムとは、スマホやパソコンから出退勤の打刻や残業・有給・時間休・時差勤務などの申請・承認ができる勤怠管理システムです。
スマホからの打刻では、出退勤の打刻時間だけでなく打刻した場所のGPS情報も一緒に記録することができる為、直行直帰の不正防止にも効果のあるサービスです。
では、次にこのMOT勤怠管理システムを使った年次有給休暇の自動付与・繰り越し・時効による自動消滅機能を見ていきましょう。
2.年次有給休暇の自動付与機能
MOT勤怠管理システムでは、年次有給休暇の自動付与機能が利用可能です。「年次有給休暇の自動付与」機能は、勤務年数（入社日より判断）と付与日数に応じて、スタッフ毎に年次有給休暇の自動付与・繰り越し・時効による自動消滅が行える機能です。
付与された年次有給休暇の付与日数や繰り越しされた年次有給休暇の日数などはスタッフ毎にMOT勤怠管理システムの休暇データ一覧にて確認が可能です。
3.年次有給休暇の自動付与機能の詳細
年次有給休暇の自動付与
年次有給休暇の自動付与では、
- ■ 出勤率が8割を超えていた場合にのみ年次有給休暇の自動付与処理を実行
- ■ 出勤率に関わらず年次有給休暇の自動付与処理を実行
のどちらかを選択することができます。
付与される日は下記のパターンから選択された「基準日」を基に計算されます。
| 付与パターン | 内容 |
|---|---|
| スタッフの入社日基準 | 「入社日」を基準として半年後、1年後の「基準日」を設定します。 |
| 月1回の基準日 | 毎月、特定の日を基準として半年後、1年後の「基準日」を設定します。 |
| 年1回の基準日 | 毎年、特定の月日を基準として半年後、1年後の「基準日」を設定します。 |
| 年2回の基準日 | 年2回の特定の月日を基準として1回目の付与、1年後の「基準日」を設定します。 |
上記4パターンを2021年11月24日に入社した場合において、年次有給休暇の自動付与がいつ行われるのか見ていきましょう。
スタッフの入社日基準
| 初年度の付与日 | 2022年5月24日（入社日から6か月後） |
|---|---|
| 翌年度の付与日 | 2023年5月24日（以降、毎年5月24日） |
月1回の基準日
月1回の基準日を「毎月1日」とした場合。
| 初年度の付与日 | 2022年5月1日 |
|---|---|
| 翌年度の付与日 | 2023年5月1日（以降、毎年5月1日） |
入社日から6か月後（2022/05/24）が到来する月の「月1回の基準日」（毎月1日）が付与日となります。ただし、到来する月の「月1回の基準日」が、入社日から6 か月を越える場合は、到来月の前月が付与日となります。
例：「月1回の基準日」が31日の場合、付与予定の2022年5月31日は2021年11月24日入社日から6 か月を越えているので前月の2022年4月31日が付与日です。
年1回の基準日
年1回の基準日を「毎年4月1日」とした場合。
| 初年度の付与日 | 2022年5月24日（入社日から6か月後） |
|---|---|
| 翌年度の付与日 | 2023年4月1日（以降、毎年4月1日） |
年2回の基準日
年2回の基準日を「毎年4月1日」と「毎年10月1日」とした場合。
初年度の付与日
2022年4月1日
翌年度の付与日
2023年4月1日（以降、毎年4月1日）
入社日によって基準（1）・（2）が自動で適用されます。仮に入社日が2021年5月24日の場合は「毎年10月1日」が適用され、初年度：2021年10月1日・翌年度：2022年10月1日となります。
また、年2回の基準日パターン以外は入社から6か月の年次有給休暇自動付与ではなく入社日に付与、もしくは入社日に1部付与して残りを6か月後に付与するなど柔軟に変更が可能です。
4.年次有給休暇の自動繰り越し・時効による自動消滅
年次有給休暇の自動繰り越し
年次有給休暇の付与から1年経過後に「前年度有休繰越」へ移行します。本年に付与された年次有給休暇と前年度の年次有給休暇が区別して表示されます。
年次有給休暇の時効による自動消滅
年次有給休暇の付与から2年経過後に「消滅」の処理が行われます。
年次有給休暇は、発生の日から２年間で時効により消滅します（労働基準法第115条）。
厚生労働省「リーフレットシリーズ労基法39条」
MOT勤怠管理システムで年次有給休暇の自動付与機能を利用することで、年次有給休暇の付与・繰り越し・時効による消滅を自動で行うことができます。
5.まとめ
社労士など業種ごとに利用されている固有のソフトがありますが、そのソフト側で年次有給休暇の自動付与や自動消滅に対応していない場合、毎回手動で管理する必要があります。手動での管理では手間がかかる他、付与日数や消滅日数の間違いなどが発生するリスクがあります。
年次有給休暇の自動付与・自動消滅機能が利用できる勤怠管理システムなら年次有給休暇の管理業務の簡素化や人為的ミスの防止などに効果があります。年次有給休暇の付与や消滅を手動で行っている場合は、作業の自動化ができる勤怠管理システムを検討してみてはいかがでしょうか？
年次有給休暇の自動付与・自動消滅機能が使える勤怠管理の詳細はこちら
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