Q: 【介護】社会福祉法人 ことぶき会様 MOT/PBX導入事例
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事務員の外線対応負担減と介護現場の効果的な情報管理を実現
社会福祉法人 ことぶき会
理事長 伊藤 寿志 様
住所：宮城県東松島市小野字中の関6-2
設立：2006年11月
ホームページ http://kotobukikai.jp/
導入製品：MOT/PBX
今回の導入事例ポイント
スマホで外線電話対応
手を止める事なく情報共有できるチャット機能
掲載日：2022年3月1日
お客様のご紹介（事業内容、沿革など）
地域福祉を実践し、職員の幸せを通して社会への貢献を目指している社会福祉法人様です。経営理念は【のんびーり ともにたのしく】。 社会福祉法人 ことぶき会様は、特定ケアハウス・デイサービス・グループホーム・居宅介護支援事業所・東松島市西部地域包括支援センターを運営されています。
ご導入に至るまでの経緯・抱えていた課題
事務員の離職に伴う外線電話対応負担
事務員2名が同時期に退職する事となり、事務職採用を検討していましたが希望する人材と巡り合う事が出来ず悩んでいました。その中で事務職の仕事の1つ、外線電話対応だけでもクリアしたいと考え「スマホを使ったビジネスフォンサービス」の導入を検討し始めました。
また、ビジネスフォン導入と平行しながら現場職員の情報共有の為にインカムの導入も検討されていました。まず、外線電話対応としてバルテックのMOT/PBX（スマホアプリMOT/Phone）を導入し、その後に現場職員の情報共有の為にインカムサービスを導入しようと考えていました。
MOTを知ったきっかけ
SNSでMOTの広告を何度かご覧になり、ご連絡頂きました。
ご導入の決め手
事務員個人のスマホ端末の業務利用でスムーズなICTツール活用事務員の負担を軽減できると考え、導入に至りました。MOT/PBX（MOT/Phone）は契約しているキャリアやスマホ端末のメーカーなどを問わず利用することがでるので、ことぶき会様は介護職員がお持ちの端末と施設貸与スマホの2種類で1ヵ月運用を開始し、その後、職員が好きな方を選択できるようにしました。
導入当時は新型コロナウイルスの感染拡大前で自身の端末を業務利用するBYODの概念がなかったですが、使い方を1から覚える施設貸与スマホよりも使い慣れた自身のスマホ端末を業務でも利用する方が良い事は容易に想像できました。実際に今ではほとんどの職員がBYODでMOT/PBXを含めたICTツールを利用しています。ただし、業務で利用する情報量が多く個人と業務の線引きが難しい管理職、生活相談員にはSIM入のデバイスを貸与しています。
導入後の変化
外線電話対応の為にMOT/PBX（MOT/Phone）を導入しましたが、チャット機能（MOT/Cha-モッチャ-）も付属していたので同時に利用を始めました。MOT/Chaは写真送信だけでなくグループチャット・スタンプも使えるので職員間のコミュニケーションツールとしても効果的でした。
チャットは送る側、受け取る側が自分の都合の良いタイミングで情報を送信あるいは受信できます。介護現場では、入浴介助・オムツ交換・食事介助を行います。そんな時でも一旦手を止める事なく情報共有できる事がとても便利です。インカムでは相手のタイミングが合わない事もあると思います。その為、導入を予定していたインカムを見送りMOT/PBXだけで運用しています。
MOT/PBXの導入により、事務員の外線対応負担減と介護現場の効果的な情報管理を実現する事が出来ました。
使用されたご感想
MOT/PBXを導入する3か月くらい前に介護記録システムをICT化しておりました。その下地もあったので、MOT/PBXをスムーズに導入でき、半年ほどで運用などが安定しました。
残念な点は新しい事をすると、反対意見が生まれます。施設の情報管理をICT化した年は数名の退職者が出ました。ICT化する事で今まで見えなかった物が見えたり、うまく行かない事に対してMOT/PBXを導入しない方が良かったと言う意見もありました。しかし、その1年後くらいに新型コロナウイルスの感染拡大が始まりました。当初は新型コロナウイルスの正体がわからず、利用者様・家族様・職員同士も距離を置く様になりましたが、介護記録のICT化とMOT/PBXのお陰で利用者様と家族様の関係が良好なままwithコロナを自然に実践する事になりました。
MOT/PBXで職員間の情報共有を行い、利用者様家族にはICT介護記録で写真や情報を共有し続けています。ICT化を進めて、本当に良かったと思います。
テレワーク・働き方改革への取組みについて
職種・役職毎にICTツールを使い分けそれぞれの職員が使いやすいアプリを活用
テレワークについては、オンライン会議ツールを令和元年から導入していたのでスムーズにオンライン会議やウエビナーにも参加出来ています。私は、自宅でウエビナーに参加しながらMOT/PBX（MOT/Phone）で外線電話や施設玄関にみえるお客様の対応をする事もあります。MOT/Phoneは外線番号表示・外線対応した職員も可視化されているのでICT化前の「言った言わない、聞いた聞いていない」が無くなりました。
施設のICT化を検討する為、平成29年から30年にかけて全国のICTに長けている介護保険施設の視察に回りました。ICT関連の研修に参加し、その施設の責任者の方を追いかけて現場を視察。その結果見えたのが、考えていた程現場でICTツールを使いこなせておらず、時々使っている状況でした。
そこで当法人独自でICT環境をカスタムする事を考え、当時、介護保険システム代理店とメーカー様にお越し頂き、グループウエア・SNS・介護保険システムのカスタム管理をお願いしたいと相談しました。結果、メーカー様から自社扱い製品以外の対応は責任を持てないと断られました。
そこで、これまで活用していたクラウドサービスを併用し、介護記録システム・MOT/PBXの順で導入しました。その後は職種毎、役職毎にICTツールを使い分けそれぞれの職員が使いやすいアプリをそれぞれ活用しています。
コロナ禍での社会活動は暫く続くと思います。高齢者の残された人生には限りがあります。面会禁止、あるいは情報の非公開は誰でも簡単に出来ます。エンドステージの生活支援は家族様との伴走があるからこそ出来る事です。MOT/PBXが1つでも多くの介護保険施設・事業所に広がり、幸せな生活を送る高齢者が増える事を願っております。
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