Q: 【士業】MOT/TELお客様インタビュー：弁護士法人コスモポリタン法律事務所 弁護士 髙橋喜一 様
コスモポリタン法律事務所について
弁護士4名・事務員が8名前後の法律事務所です。
主に関東近郊の中小企業と一部上場企業のお客様の顧問業務を主に取り扱っています。設立して7年が経ちました。
普段の業務は主に色々な企業様からの相談対応や打ち合わせに参加したり、訴訟の手前段階のコンサルティングを行っています。
地方のお客様も多く打ち合わせや・会議のために北海道から沖縄まで時々訪問したりしています。
また旅が好きなので世界中を旅しながら、旅先で仕事を行うこともあります。
0：00モッテル導入の経緯
MOT/TELを導入する前
元々オフィス向けのビジネスホンを事務所に導入しており、事務所に出勤してる職員が電話を取って電話の内容を社内チャットで外出している弁護士たちに報告する、そのような運用をしてました。
しかし、このビジネスホンを使用した運用で問題となったのが昼休みの事務所に誰もいない時間等に電話に気づかないことや折り返す場合に事務所にいない・（事務所のある）東京にいないので個人の携帯からかけ直すと自分の個人の携帯電話番号が相手に知られてしまうことや海外へ滞在時に国内の相手先に電話をかけるのが不便という問題がありました。
他には事務所のビジネスホンで電話の発着信を行うと自動的に録音されるようなシステムを導入していましたが、個人のスマホから電話をかけた場合には当然 録音されませんので何か証拠を残さなきゃいけない時の電話としては大変不便だなと思って何か良い改善策はないかな新しいシステムを探し始めたのがきっかけです。
電話の多い法律事務所
法律事務所ですので日々の着信には仕事とは関係ないセールスの電話、いま着信を受けない方が良い敵方の電話、あるいは絶対に対応しなければいけないような大切なお客様からの電話だったりすることもあります。色々な電話がかかってきますそのため発信者の情報を表示してくれるCTIのような機能を希望してるということはありました。
モッテルは誰からの着信なのか、その着信を最後にとった職員は誰なのか、こういったものが入電時に自動表示/ポップアップします。これがとても便利です。
また、外出先からでも事務所の番号からの発着信もできますし、録音・CTIの機能も欲しかったので、こういったサービスが全て入ってるサービスがないかなと思って探していたところモッテルにたどり着きました。
クラウドPBXは色々な会社が出してるんですけども私の要望を全部満たしているのがモッテルしかなかったので、これ一択で導入を決めました。
2：24 導入の決め手
クラウドPBXの懸念
私は弁護士になる前にIBM等々でネットワークエンジニアの仕事をしていました。もちろんクラウドPBXというサービスが世の中にあることは知っていました。しかし、導入に向けて技術的なハードルとか導入コストの問題、またはIP電話ならではの特色であるネットワーク状況によって音質が悪化する懸念などがあったため、二の足を踏んでいまして導入はせずに様子見をしていました。
ビジネスホンの限界
しかし、事務所のお客様の数が増えるにしたがって日々かかってくる電話の量が増えてきまして旧来型のレガシィな電話システムいわゆるビジネスホンでは対応にやがて限界が来るだろうと思うようになり2、3年ぐらい前からクラウドPBXの導入を検討し始めました。
実際色々な会社からクラウドPBXが出ていますが肝心な機能が利用できないものが多いです。例えば録音機能がないとか既存の電話番号を変えなければいけない等です。そのため導入に二の足を踏んでいました。この私の持っていた懸念を全部払拭してくれたのがモッテルでした。
3：44 一番重視した機能
録音機能
機能として一番重視したのは法律事務所なので電話が録音できる点でした。敵方の交渉などを録音して証拠に残しておく必要性が商売柄非常に多いです。他方で全部録音されてしまうと困る事情がありました。例えば裁判所との電話は録音してはいけないことになってますので録音される電話番号と録音されない電話番号を常を分けて管理したいといったことも実現可能※でした。
録音したデータがWEBの管理画面から簡単にダウンロードできるという操作性の良さも決め手になりました。
4：20 活用方法
今弊社での活用状況は、ほとんど全員がパソコンのソフトホンでモッテルを使っています 今はテレワーク半分・内勤が半分くらいですけれども内勤の人もみんな同じタイプのノートパソコンを家でも会社でも使っていました。web会議用のヘッドセットをモッテルで皆が使っている形です。
4：44 ソフトフォン
事務所内ではソフトホンの利用が定着していますので携帯電話で電話を取ることはないですが、外出している時は確かにスマホとパソコン両方にモッテルをインストールしておくと事務所に電話がかかってきたことが分かるのでこの気づきのために入れたりもしています。後から管理画面で確認すれば誰からの着信なのか、どの職員が対応したのかもわかるようになっています。
5：07 MOT/FAX
FAXが受信されると自動的にPDF化して、指定したメールアドレスで受信するようにしています。これがMOT/FAXの機能ですね。そのメールを受信したら私の職場ではRPAのシステムを使って自動的にDropboxの所定のフォルダに保存するようにしています。その為、FAXが届いた順にファイルエクスプローラーの中で確認することができるようになっています。
5：35 導入効果
効果として一番高かったのはCTI機能がです。発信者の情報が自動的にポップアップしますので取らなくていい電話を取らずに済むようになっている点が非常に大きいですね。
あとは外出先、例えば出張とか旅行の際に個人の端末から事務所の番号で発信することができて、かつその通話をしっかり録音することができる点も効果を感じています。
いつ誰がどこに発信したのかも全て記録されるので管理という意味でも役に立っています。色々な意味で導入効果は高かったかなという風に思っています。
6：15 導入後の感想
電話番号がかわらない
一番やって良かったなと思う点は、電話番号が変わらなかった点です。既存のシステムからの入れ替えの時もスムーズに移行できたので結果的に良かったかなと思っています。やって良かったなと思う点はいろいろありますがその中でも特に電話番号が変わらなかったことが良かったです。既存のシステムからの入れ替えの時もスムーズに移行できました。工事も2、3時間くらいで終わるものでしたので業務を止めることもなく非常に良かったかなと思っています。
電話代行サービスとの相性が良い
導入してから1年以上経ちましたけれども本当に導入してよかったかなと思っていまして、最近モッテルは電話代行サービスとの相性が良いかなという風にすごく感じています。なぜかと言うとモッテルはCTIの機能がありますので電話が鳴ると情報がポップアップして出てきます。そのポップアップした情報見て取る電話なのか取らない電話なのかを判断できる猶予が与えられるわけです。私の職場では10秒間電話を取らないとコールセンターに転送されるようにしています10秒以内にとれば自分で通話ができるわけです。その為、必要な着信だけ対応して不要な電話はコールセンターに対応してもらうという切り分けをしています。この切り分けによって電話の環境が劇的に改善しまして電話にまつわるストレスから解放されたと思っています。本当にこのストレスの軽減というのは数値に表せないものがありまして今後も使い続けて行こうかなと思っています。
※MOT/PBXは番号毎の録音機能を実装しておりません。
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