電話対応が大変な不動産業を助けるCTIシステム

不動産業

電話対応が大変な不動産業を助けるCTIシステム

仕事が遅い人には理由があった!残業時間の削減方法
不動産業で働いている方や経営している方は普段の電話対応に苦労していませんか?不動産業の方は仲介業者や入居者からのお電話が多くベテラン社員ならまだ対応できても新入社員やアルバイトのスタッフでは対応が満足にできず、入居者様からのクレームに繋がってしまったりしてしまいます。
そこで今回は、新入社員でもアルバイトスタッフでも誰でも簡単に電話対応が出来るCTIをご紹介致します。


1.不動産業は電話対応が多い

不動産業の方は電話対応が多いです。冒頭でもご紹介した通り、仲介業者からの電話や入居者様からのお問い合わせなど多岐にわたります。
また、お問い合わせ頂いたお客様へ物件のご案内などこちらからお電話する場合も非常に多く電話を利用した業務時間も長くなります。

お電話の内容は以下の内容が多いようです。
・仲介業者
空室の確認や部屋に関する情報の詳細を聞かれることがよくあります。物件が既に契約済みの場合、案内するだけ無駄な時間になってしまうので、お客様が来店し、ご紹介する際には担当者が確認をします。また、内覧の方法、鍵の取得方法、なども質問されます。

・入居者様
既に入居していらっしゃるお客様からのお問い合わせも非常に多いです。
私自身も経験がありますが、水回りのトラブルは入居したての頃は非常に多く何度も不動産屋へ連絡しました。対応が遅く、文句の連絡もしました。私のような入居者は多いのではないでしょうか?

他にお問い合わせで多い内容は、鍵を失くして入れない等のトラブルです。いずれもお客様は非常に困っていて、すぐに対応しないとクレームに繋がります。

上記の様な内容を新人スタッフや新入社員が電話対応するのはハードルが高いです。


2.電話対応が簡単になるCTI

上記の様な電話の際、お客様がどの物件に住んでいるのか、自社の担当は誰なのか等の情報をまずお聞きし、その担当へ取次いだり、別の管理している顧客台帳などと照らし合わせて情報を調べてから対応するなど非常に手間がかかります。

その作業を省くことが出来るシステムがCTIです。
CTIとは着信があった場合に自動で顧客情報を検索し、ポップアップして画面上に表示してくれる機能です。その為、自社担当やどの物件にお住みなのか、修理履歴、今までのやり取りの情報などを検索なしで見ながら対応が可能になります。
仕事が遅い人には理由があった!残業時間の削減方法
事前に情報がわかるので新人スタッフは「担当へ取次ぐ」か「担当から折り返します」と伝えればよくなり、業務が短時間化します。 お客様をお待たせする時間が減るので満足度の向上、新規の契約率の向上などが見込めます。


3.MOTのCTI

CTIは様々な企業が提供をしています。弊社でも取り扱っています。弊社では「MOT」と呼ばれるIP-PBX(主装置)の機能の一つとしてご利用頂けます。その為、他社のCTIシステムのようにCTIだけのシステムではありません。
パソコンがビジネスフォンの代わりになるソフトフォンサービスやスマートフォンで外でも会社の電話が利用できるスマホ内線、FAXを自動でデータ化し外出中でも閲覧できるインターネットFAXなど様々な機能があります。不動産業では電話転送サービスの料金が高かったり、FAXが毎日大量に送られてきたりしているのでMOTの機能は大変好評です。

無料のデモなども行っていますので、お気軽にご連絡下さい。


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