拠点間の通話が無料になる!

業務の効率化

拠点間の通話が無料になる!

拠点間の通話が無料になる!
営業支店や倉庫などの拠点をお持ちの企業も多く、今後拠点を増やしたいとお考えの企業も多いですね。拠点を作れば活動範囲が広がったり、成長スピードが上がったりしますね。 しかし、その分経費は増えます。特に本社事務所と支店間の連絡で通話料がかかっている企業が少なくありません。 拠点間の通話で料金が取られているのはわかっているけど、どうしたらいいのかわからない・・という企業に拠点間の通話が無料になるサービスのご紹介です。



1.拠点をお持ちの企業の課題

事業拡大によって拠点を増やすことは雇用創出など社会にとっても良いことです。しかし、拠点を増やしてみると事務所1つだけで運営している時には感じなかった課題も出てきます。

・同じグループや同じ企業なのに電話をすると通話料が発生する
・電話の取次が拠点間で上手くいかない
・電話番号が増えたりするので管理の手間が増える
・コールセンターを導入したいがコストがかかる
の様な課題・お悩みをよくお聞きします。

・同じグループや同じ企業なのに電話をすると通話料が発生する
同じ事務所内の電話機同士なら内線通話で無料なのに、別拠点の事務所に電話をかけると通話料が発生してしまう。同じグループや企業同士の通話なのに通話料が発生してしまうなんて無駄な気がする・・・

・電話の取次が拠点間で上手くいかない
通話料が発生してしまう外線通話でしか話せないので保留転送などの電話取次が出来ない。そのため、別拠点の担当へ電話を回す場合は、折り返し対応になってしまっている。
折り返すために担当へわざわざメールや電話をしなければいけないので手間がかかる。
本業の傍らで電話を取っているので作業が中断してしまう。

・電話番号が増えたりするので管理の手間が増える
本社の電話番号(代表番号・部署の番号・FAX番号)に加え、拠点の番号もそれぞれ増えるので管理の手間が増える。
着信設定なども拠点分設定しなければいけないので大変。

・コールセンターを導入したいがコストがかかる
管理の手間や取次の不便さを解消するためにコールセンター(コンタクトセンター)を導入したいが、専用の電話システムは高額でなかなか手が出せない。

この様に拠点間の電話環境についての課題や悩みをお持ちの企業は多くいらっしゃいます。


2.拠点間の電話を無料に出来るMOT(もっと)

上記のように拠点間の電話環境に対する課題や悩みは多いです。この課題を解決する電話サービスがあります。それは「MOT」です。
拠点間無料通話
MOTはコミュニケーションツールです。企業のコミュニケーションを円滑にし、業務の効率化を図れます。また無駄な通信費の削減によりコストカットも可能です。

では、具体的に上記の課題をどのように解決してくれるのか見ていきましょう。
・同じグループや同じ企業なのに電話をすると通話料が発生する
→MOTを導入すると拠点同士の通話を内線通話として行うことが出来ます。内線通話なので通話料はかからず無料通話になります。
拠点間のやり取りが多ければ多いほど経費削減効果は大きくなります。
また、内線番号がそれぞれの電話機へ付与されますので番号を押す手間も軽減されます。

・電話の取次が拠点間で上手くいかない
→拠点間を内線通話で繋ぐことが出来るので(内線化)保留・転送などの電話の取次も行えるようになります。
本社にかかってきたお電話を拠点の担当へそのまま取り次げるようになり、わざわざメーラーを開いたりする必要がありません。
また、電話を切らずにそのまま担当が通話することが出来るので、迅速な対応が可能になり顧客満足度の向上にも効果があります。
拠点間の取次ぎ

・電話番号が増えたりするので管理の手間が増える
→MOTでは自動音声応答(IVR)も利用することが出来ます。この自動音声応答(IVR)とは、「お電話ありがとうございます。音声案内に従ってご希望の番号を押してください。製品に関する新規のお問い合わせは1を。ご利用中の製品の使い方は2を。ご契約内容の確認は3を。その他のお問い合わせは9を押してください。」のようなアナウンスを流し番号毎に着信先を設定できる機能です。
この自動音声応答を利用すると、1番号で複数の拠点の電話を管理できます。
例えば、「お電話ありがとうございます。音声案内に従ってご希望の番号を押してください。東京事務所にお問い合わせの方は1を。大阪事務所にお問い合わせの方は2を。北海道事務所にお問い合わせの方は3を。その他のお問い合わせは9を押してください。」のようにアナウンスを流すことで番号の管理を1つで済みます。
複数階層のアナウンスも可能なので、事務所を選択してもらった後に、「お電話ありがとうございます。音声案内に従ってご希望の番号を押してください。製品に関する新規のお問い合わせは1を。ご利用中の製品の使い方は2を。ご契約内容の確認は3を。その他のお問い合わせは9を押してください。」のような内容を選択してもらうことも可能です。
1つの番号で運用が可能なので、HPやチラシで案内する番号を統一が可能です。また、よくある「そのお問い合わせはこの番号ではなく、別の番号へおかけなおしください。」のような無駄な電話対応が削減されるので業務の効率化も図れます。

・コールセンターを導入したいがコストがかかる
→電話対応を向上させるため、コールセンター(コンタクトセンター)を導入しようとすると専用の電話システムが必要になり、高額な導入費用がかかります。
しかし、MOTなら安価にコールセンターの構築が可能です。無駄に機能を豊富にして高額になっている一般的なコールセンター向けの電話システムとは違い、MOTでは必要な機能に絞りご提供することで少人数でも利用できるよう安価になっています。また、置き型(購入型)なので、一般的な月額で利用するサービスよりトータルでコストダウンも図れます。

このようにMOTでは拠点間の電話環境を改善することが出来ます。


3.電話環境を更に改善する機能

MOTでは、上記のような機能に加えて業務の効率化や経費の削減を行える機能も利用することが出来ます。
・着信時に顧客情報の自動表示(CTI)
MOTなら誰が電話をかけてきているのか分かるよう、着信時に自動でお客様の情報をパソコンの画面に表示(CTI)させることが出来ます。
表示される情報はお名前や今までの対応、自社の担当などです。この情報を見ながら対応することが出来ますので、電話対応が苦手な社員でも簡単に対応することが出来ます。
また、今お使いの顧客管理ソフトと連携して表示させることも出来ますので、詳しくはお問い合わせ下さい。
着信時の自動顧客情報の表示
・通話録音
通話録音もMOTなら利用することが可能です。全通話が自動で録音されるので手動型と違い、録音のし忘れはありません。
録音データを利用すれば対応向上のための生きた教材として利用できます。
通話録音
・スマホ、PC、タブレットが会社の電話に
一般的な固定電話(ビジネスホン)に加え、スマートフォンやパソコン・タブレットを内線化することが可能です。内線化することで、スマホ・PC・タブレットで会社の電話と同じ機能が利用できますので、高額な固定電話を削減することが出来ます。
また、スマホ・タブレットなら外出先・自宅、PCなら自宅や出張先のホテルなどでも会社番号を利用した電話の受発信できます。時間の有効活用や在宅勤務などの自由な働き方を導入することが出来ます。
スマホ・PC・タブレットの内線化
・WEB電話帳
MOTでは個人のスマホやPCを業務に利用(BYOD)することが出来ます。
しかし、このBYODはお客様情報の流出・漏えいなどのリスクがあります。このリスク対策としてお客様の情報はそれぞれの端末に保存せず、会社の電話帳としてクラウドへ保存することで、もしスマホを紛失した際でも端末自体に情報は保存されていないので情報の流出・漏えいの危険はありません。
また、会社電話帳(WEB電話帳)で一元管理することで急にお客様へ連絡しなくては行けなくなった際でも連絡先がわからないという心配もありません。
WEB電話帳
・在宅勤務に最適の電話システム
MOTでは外出先や自宅でも事務所にいる際と同じ環境で会社の電話の発着信が可能です。
在宅勤務でも会社番号発信が可能
そのため、在宅勤務の方にも個人の番号を使わずに業務を行ってもらうことが出来ます。労働人口の減少で、社員の確保などが難しくなる時代です。そのため、在宅勤務などの勤務体系の変革はどんどん進んでいきます。
この様な変化に対応できるようにMOTではバージョンアップを随時行い、対応していきます。

上記のように拠点間の通話を無料にするだけでなく、在宅勤務者でも会社番号の業務を行えるようにしたり、スマホやPCを内線端末として利用できるようになったり、業務の効率化と経費の削減に大きく貢献します。
MOTでは無料のデモンストレーションなども行っていますのでお気軽にご連絡下さい。また、当ブログのようにお客様に役立つ情報を随時配信していますのでメルマガ登録もお待ちしています。




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