スマホ内線化は多様な働き方を可能にする便利な機能だった?【前編】

業務の効率化

スマホ内線化は多様な働き方を可能にする便利な機能だった?【前編】

多様な働き方を可能にするスマホ内線化
残業を減らしたい・・、在宅勤務を行いたい・・などワークスタイルの変革や労働環境の改善は今や企業において当たり前に考えられています。
そこで今回はビジネスホンや固定電話を利用している方の具体的な悩み毎に弊社MOTを利用したスマホ内線化を導入した場合の変化とメリットをご紹介します。 ちなみにスマホの内線化の機能はこちらのページも合わせてご参照ください。




1.外出している社員への電話取次が不可で対応に時間がかかる・・

ビジネスホン
事務所にかかってきた電話をとると、外出中の人宛ての入電だった。電話取次は出来ないので、折り返しをお客様に伝えてメールや電話にて担当へ連絡する。
一度お客様のお電話を切ってしまうので、対応するまでに時間がかかったり折り返し連絡しても出てくれなかったり問題が起こります。
また、携帯電話に連絡した場合は外線扱いになり通話料が発生します。


スマホ内線化
スマホが内線電話機として場所・時間を問わずに利用できるので、お客様から事務所にかかってきたお電話を切らずにそのまま外出中の社員へ電話を取り次ぐことが出来ます。
そのため、対応までの時間短縮による顧客満足度の向上や折り返し忘れなどの防止、折り返しても気が付いてくれないなどのお悩みを解決します。


2.携帯番号からお客様に折り返ししても出てくれない・・

ビジネスホン
通常、事務所にかかってきた電話が外出中の社員宛ての場合や転送を利用していたが出られなかった場合、携帯からお客様へ折り返しをしますが、携帯番号でかけるとなかなか出てもらえない場合があります。
個人に対して商売を行っている場合特に多いのですが、携帯に知らない番号から着信があっても出ないというお客様も多いですよね。


スマホ内線化
スマホを内線化すると会社番号で発信することも可能になります。そのため、お客様がかけてきた番号で発信できるのでお客様も気が付きやすく電話に出てもらいやすくなります。
一度の電話で出ていただけると何度も電話をするような無駄な時間が削減されます。
お客様にとっても自分がかけた会社番号であれば不審な番号からの着信ではないので安心してでられるなどイメージUPにも繋がります。


3.社員同士の通話なのに通話料が発生する・・

ビジネスホン
通常ビジネスホンの場合、事務所の電話機から社員のスマホなどに電話をかけた場合、外線(有料)扱いになります。頻繁に連絡の取り合う社員同士の通話なのに、通話料が発生することは無駄な経費が発生しているということになります。

スマホ内線化
スマホを内線化すると、事務所の固定電話と社員のスマホや社員のスマホ同士などの通話が無料になります。
また、拠点間や拠点の社員とも内線通話で無料になります。
そのため、経費が削減されるだけでなく、費用を気にせずコミュニケーションが取れるので活発なコミュニケーションが行われるという効果もあります。


4.デスクの上でしか電話が取れない・・

ビジネスホン
1人に1台固定電話が配られ、電話が出来るようになっていると思いますが、基本的にデスク上でしか電話が出来ません。コードレス電話機があればデスク上以外でも電話が出来ますが、通常の置き型電話機と比べ2倍近くの価格になるため全員には配ることが出来ません。
その為、電話を取るためだけにデスクに戻ってきたり、デスクから離れることができなかったり不便です。また倉庫や現物を見ながらの電話などデスク以外の場所での電話も多く携帯を使っているという方も多いです。


スマホ内線化
スマホがコードレス電話機(子機)として利用することが出来るため、場所を問わずに会社の電話を受ける・かける、内線が利用できます。 そして社員がお持ちのスマホを利用できるため端末代金も不要で利用できます。
経費を削減しながら、デスク以外の場所(倉庫など)でも利用できるので迅速な対応とわざわざデスクに戻るような無駄を削減することで業務の効率化を行えます。


5.事務所が電話線とパソコンの線などの配線のせいで汚い・・

ビジネスホン
自分のデスクの周りを見わたしてみてください。 パソコンのLANケーブル、電源ケーブル、固定電話の線などで配線が絡まっていませんか?
配線が絡まるとそこに埃が溜まったりするのでアレルギーの原因となったり、コンセントの近い位置ではショートの原因になるなど危険も伴います。


スマホ内線化
スマホが会社の電話機として利用できるので、固定電話に使っていた配線が1つ減ります。そして社内Wi-Fiを利用すればパソコンのLANケーブルも必要なくなり電源ケーブルのみの運用が可能です。配線が綺麗になれば掃除もしやすくなり、アレルギーやショートなどの事故を防ぐことが出来ます。
また配線がスッキリすればオフィスが綺麗になり、社員のモチベーションにも繋がります。


6.転送料金が高いのでどうにかしたい・・

ビジネスホン
少人数で営業している企業や営業会社で全員が社外に行くことの多い企業の場合、事務所にかかってきた電話を特定の社員がもつ携帯へ転送しているケースが非常に多いです。
事務所に誰もいなくても電話に出られるので非常に便利なサービスである一方、転送を利用した分だけ通話料が発生し月に高額な費用を支払うこともあります。例え、営業電話であっても通話料がかかってしまうため無駄も多くなってしまいます。

また、1台にしか転送が同時には出来ない為、その方が商談中・移動中などだとせっかく転送サービスを利用してもお客様のお電話を取りこぼしてしまうことがあります。


スマホ内線化
スマホを内線化すると内線化したスマホが全て会社の電話を無料で着信させることが出来ます。転送先が1人だけではない為、電話の取りこぼしが限りなく0に近づきます。誰かが電話に出ると他のスマホへの着信も止まりますので事務所にいる際の電話と同じ環境で受電出来ます。
転送料金も無料になるので経費削減にも繋がります。


7.短期の利用やテスト支店なので電話設備にお金をかけたくない・・

ビジネスホン
業務拡大で支店をテストで出す場合や、業績が良くなければ短期で撤退することを念頭に入れた拠点開設などは高額な設備投資が出来ません。しかし、いくら予算がないからと言って携帯電話で対応させるのはイメージダウンや社員のモチベーションにも影響があり出来ないと悩む方も多いはず。

スマホ内線化
スマホ内線なら支店に専用の電話線を引くことなく電話環境を整えることが出来ます。外出中でも会社番号を使った電話の受発信が可能な技術で支店でも利用できます。
本社番号にひかり電話であれば100円で追加番号が取得できるので、支店の専用番号を安価に構築が可能。
電話線も支店へ引くことも不要なので工事費と月額の費用を削減することが出来ます。


8.仕事用携帯と個人用携帯の2台持ちはめんどうだな・・

社用携帯配布
社用携帯は通話料や端末代などの費用を会社で一括して管理出来たり、ビジネスプランとして個人利用より安いプランがあったりするので経理面のメリットがあります。
また、社員同士が同一のキャリアになることで無料通話が可能になり、経費削減も出来ます。

しかし、個人が所有するスマホや携帯もあるので2台持ちになってしまいます。電話帳の管理や充電を2台分しなくてはいけないなどのデメリットもあります。
また、単純に2台持つことが嫌という方もいます。


スマホ内線化
個人が所有するスマホを内線化することで、1台で個人用+会社用の機能が利用できます。
2台持ちから解放されるので電話帳の管理が楽になったり、荷物が減ることが社員のメリットです。

経営者や経理からすると社用携帯を配る必要がないので経費削減に繋がります。
スマホから会社番号で発信することもMOTであれば可能になっていて、会社番号での発着信について料金は会社へ一括請求されます。そのため、一人一人に通信費を払う必要も、個別に申請・精算をする必要もありません。 通話に関してはログが取れるので私用での通話は出来ません。公私混ざることなく対応が可能です。


9.転送なのか個人の携帯宛ての着信なのか電話に出るまで判別できない・・

転送
転送サービスを利用していると会社から転送された電話なのか個人の携帯宛に着信が来ているのか、電話に出るまで判別できません。
そのため、「お電話ありがとうございます。株式会社○○です。」と出るのか「名字○○です。」と出るのか迷うことになります。
また、複数の会社を経営している方の場合もどちらの会社名で出ればいいのか判別出来ない為一番大事な第一声をしっかり伝えることが出来ません。


スマホ内線
MOTのスマホ内線であれば会社の電話はMOT/Phoneという専用アプリで発着信を行うため、アプリか通常の電話なのかを見れば簡単な判別が出来ます。
そしてお客様の番号が表示されるだけでなく、お客様がかけた番号(着信番号)も表示されるため、複数の会社を運営されている場合でも一瞬で判別できます。会社内で部署毎の番号を作成した場合でも同様のことが行えます。

会社名などをしっかり伝えられるので印象も良くなります。


10.転送だと1人にしか着信できず結局取りこぼしがある・・

転送
通常の転送サービスだと同時に1人にしか転送が出来ません。1人だけなので、その方が電車で移動中だった・・商談中だった・・と言うような状況だと出ることが出来ないことも多いです。
転送は元々外出中でもお客様のお電話を取りこぼしたくないという思いから始めていると思います。しかし、通常の転送サービスだと1人にしか転送出来ないので結局取りこぼしが出てしまう・・と悩んでいる方も少なくないでしょう。


スマホ転送
MOTだと通常の転送とは違い、複数人同時に転送することが可能です。1人でも取れる状態の方がいれば電話を取れますので、取りこぼしは大幅に削減されます。
また、取った電話が別の担当宛てだった場合、事務所の固定電話のように保留・転送が可能です。
さらに、通常発生する転送料金(固定費+転送を利用した時間分)がMOTなら無料。MOTを導入しても転送料金がそれ以上の場合、経費の面だけでも十分導入する価値があります。

長くなりましたので次回の後編で、
・法人携帯を配布しているが費用が高い・・
・外出中に取引先の連絡先がわからなくなった・・
・キャリアが違うスマホとも無料通話がしたい・・
・固定電話のせいでデスクが狭い・・
・異動や配置換えの度に工事が必要で費用がかかる・・
・お客様への電話対応をもっと早くしたい・・

などのお悩みを解決した例を紹介していきます。
また、当サイトの様なお客様に役立つ情報を随時配信していますのでメルマガ登録もお待ちしています。


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