スマホ内線化は多様な働き方を可能にする便利な機能だった?【後編】

業務の効率化

スマホ内線化は多様な働き方を可能にする便利な機能だった?【後編】

多様な働き方を可能にするスマホ内線化後編
残業を減らしたい・・、在宅勤務を行いたい・・などの労働環境の課題は様々です。
前回の記事「スマホ内線化は多様な働き方を可能にする便利な機能だった?【前編】」にて具体的な課題に対して弊社のMOTを利用したスマホ内線化を行うと「こう変わる!」という事例を多数ご紹介しましたが、ご紹介しきれなかった事例もまだまだありますので【後編】としてご紹介致します。
ちなみにスマホの内線化の機能はこちらのページも合わせてご参照ください。




1.法人携帯を配布しているが費用が高い・・

法人携帯
法人携帯は通話料や端末代などの費用を会社で一括して管理出来たり、ビジネスプランとして個人利用より安いプランがあったりするので経理面のメリットがあります。
また、社員同士が同一のキャリアになることで無料通話が可能になり、経費削減も出来ます。
しかし、携帯自体を配布しているわけなので初期費用もかかりますし、継続的にすべての社用携帯の料金を支払う必要があります。
1台1台は安くても、社員が多ければ高額な負担になります。

また、社員がほぼ100%携帯電話を持っているのにわざわざ配布なんてもったいないですよね。


スマホ内線化
MOTでは社員がお持ちのスマホを内線化することが出来ます。社員がお持ちのスマホを内線化することにより、端末代金が節約できます。
そして基本料などの料金は元々個人で支払っているものなので会社として負担は不要です。通話料を使った分だけ支払います。
また、通話料などの請求は全ての社員の通話料金が一括して会社に請求されるため個人が使った金額を申請して会社が支払うという面倒な手続きが削減されます。
個人で利用した通話分と会社利用分は専用アプリを利用することで完全分離出来ます。専用アプリからの通話は会社へ請求、個人の電話は個人あてに請求となります。また専用アプリからの発信はログが取れるので個人的な利用を防ぐことが出来ます。


2.外出中に取引先の連絡先がわからなくなった・・

ビジネスホン・携帯電話
名刺交換をした人すべての連絡先をわざわざ携帯電話の電話帳に全て登録している人はいませんよね?
また、名刺を全て持ち歩いている方も少ないでしょう。そのため、急遽連絡をしなくてはいけなくなった場合「連絡先がわからない・・」なんてことにもなりかねません。


スマホ内線化・WEB電話帳
スマホを内線化すると会社の電話帳をみんなで共有することが可能です。今までビジネスホンだけにしか反映されなかった電話帳が、外出先でもスマホで閲覧可能になり急遽連絡をする際でもWEB電話帳に連絡先が登録されているのでスムーズに連絡を取ることが出来ます。
また、登録も名刺を写真で撮るだけで簡単にデータ化されますので面倒な登録作業も簡素化可能です。


3.キャリアが違うスマホとも無料通話がしたい・・

法人携帯
法人携帯は同一のキャリアに統一することで社員同士の通話を無料にしています。そのため、法人携帯を営業にだけ配っている場合や事務所の電話機との通話は通話料がかかってしまいます。事務所の電話機とは同一キャリアにした場合、無料通話が出来ますがキャリアの違うスマホ等との通話は料金が発生してしまいます。

スマホ内線化
スマホを内線化すると社員がお持ちの内線化したスマホ同士やスマホと事務所の電話機間などを内線通話(無料通話)にすることが出来ます。
たとえ、社員がお持ちのスマホがそれぞれ別キャリアでも内線化を行うことによって内線通話が可能です。
また、内線化により、保留・転送も可能にもなります。


4.固定電話のせいでデスクが狭い・・

固定電話・ビジネスホン
固定電話やビジネスホンを利用している企業は多いですね。そのため、広くないデスクに大きい固定電話が置かれるため、非常にデスクの利用できる範囲が狭くなってしまいます。

スマホ内線・ソフトフォン
MOTだと固定電話を利用しなくても会社の電話を受発信することが出来ます。スマホを内線化、もしくはパソコンにソフトをインストールしてUSBタイプの受話器を取り付けることで利用が可能です。
スマホは皆様もご存知の通り小さいですし、USBタイプの受話器(USBフォン)もスマホの半分ほどの大きさです。そのため、デスクを広く利用することが可能です。
また、デスクが広くなるばかりでなく電話線がスマホとUSBフォンは不要なので配線をスッキリさせることも可能です。


5.異動や配置換えの度に工事が必要で費用がかかる・・

ビジネスホン
通常のビジネスホンは専用の電話線によって接続されています。そのため、異動やレイアウト変更に伴う席移動の際は、工事人を呼んで工事を行わなければいけません。
その為、費用が発生してしまいます。
レイアウト変更を毎年行ったり、部署が変更されるたびに行われるのでその度に費用が発生することになります。


MOT
MOTだとスマホやPCを会社の電話機として利用することが出来ます。そのため、電話の専用線を0にすることも出来ます。(全てスマホ利用の場合)
PCを電話機として利用するソフトフォンでもパソコンの配線と同様のLAN配線になるため抜き差しだけで移動が可能です。そのため、レイアウト変更などの費用は0円になります。
また、社員が増減した場合も管理画面から内線登録と端末側に設定を入れたアプリやソフトをインストールすればすぐに利用することが出来ます。


6.お客様への電話対応をもっと早くしたい・・

ビジネスホンと携帯の併用
ビジネスホンと携帯の併用だとお客様から事務所に着信があった際、担当が外出中だと折り返し対応になりますよね?折り返しだとレスポンスが遅くなったり、対応漏れでクレームに繋がったりするケースが出てきます。
また担当者が不明や、すべてのお問い合わせを一カ所で受けていると内容によって対応しきれないなどの問題があります。


MOT
MOTだとスマホを内線化することが出来るため事務所にかかってきた着信をそのまま切らずに保留・転送をスマホにすることが出来ます。そのため折り返しよりスムーズなお客様対応が可能になります。
また、事務所に着信した際にお客様情報を自動でパソコンに表示させること(CTI機能)が出来るので前回担当者や自社担当を把握出来ます。そして今までの対応した履歴を見ながら対応できるので新卒や電話対応が苦手な社員でも簡単に電話対応が可能です。

また、自動音声案内機能(IVR)を利用すると着信があった場合、自動で音声案内が流せます。「お電話ありがとうございます。音声案内に従ってご希望の番号を押してください。製品に関する新規のお問い合わせは1を。ご利用中の製品の使い方は2を。ご契約内容の確認は3を。その他のお問い合わせは9を押してください。」のようなアナウンスを流しお客様のお問い合わせ内容ごとに適任の場所へ着信させることが出来ます。


この様にMOTのスマホの内線化を利用や、付随するソフトフォンやCTIやIVRを利用することで様々な課題やお悩みを解決することが出来ます。
お気軽にお問い合わせ下さい。
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