メールとチャット 便利なのはどっち?|IP-PBXならMOT/PBX

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メールとチャット 便利なのはどっち?

メールとチャット 便利なのはどっち?


ビジネスを営む上で欠かせない存在のメール。
しかし、ここ最近で急激に利用者数が増えてきているチャット(個人利用用)。このページでは、どちらが便利なのかご説明いたします。


➀メールとチャットの現状

一般社団法人日本ビジネスメール協会が行った「ビジネスメール実態調査 2015(平成 27年)」によると、以下の手段でコミュニケーションを取っているようです。
メールとチャット 便利なのはどっち?
やはり、メールや電話などの昔から存在するコミュニケーション手段の割合が高いです。

しかし、注目していただきたいのはfacebook以下の新しいコミュニケーションツールです。
Facebookではメッセンジャーアプリが搭載され、facebook上の知り合いなどにチャットのやり取りをすることができます。LINEもご存じのとおり、チャットアプリとして日本ではシェア1位です。
Skypeも無料通話などもありますが、チャット機能もあります。
この3つに共通しているのはチャット機能なのです。

ビジネスにおいてもチャットが利用され始めているようです。
ではメールとチャットはビジネスにおいてどちらが便利なのか次項から見ていきます。


➁メール メリット・デメリット

昔からビジネスで利用されているメールのメリットとデメリットをそれぞれ見ていきます。

■メリット ・長文やまとまった文章でも問題ない
・情報の検索が行いやすい
・年配の方も今まで利用してきたため抵抗が少ない
・形式的な文章の配布に向いている

■デメリット ・急な案件や急ぎで連絡がほしい時には向かない
・短文でメールを送りあうと大量のメール数になってしまい、大事なメールが埋もれてしまう可能性がある
・CCやBCCなどの指定が面倒
・「お疲れ様です。」や「お世話になっております。」のような定型文を入れなくてはならず、返信に時間がかかる
・誤送信したメールを削除できない
・読まれているか通常把握できない
・営業メールなどの不要なメールが多い

かしこまった連絡には向きますが、急な要件や短文での連絡には向きません。
ちなみに、「ビジネスメール実態調査 2015(平成 27年)」によると、メール作成にかかる時間の統計でTOP5は以下の通りです。
メールとチャット 便利なのはどっち?
1通のメールに10分もかけている割合が3割以上もいることに驚きです。
みなさん、結構メールの返信や作成に苦労しているようです。
平均送信数のTOP3は、
1~4通が28.62%
5~9通が25.95%
10~14通が21.03%になります。
10分かかる方が6通送ったら1時間、14通で2時間20分の計算になりますので改善の余地がありそうです。


➂チャット メリット・デメリット

メールとチャット 便利なのはどっち?
ではチャットのメリットとデメリットを見ていきます。

■メリット ・リアルタイムで情報の共有がしやすい
・スタンプ1つで伝えることも可能
・進捗の確認などもスピーディーに行える
・迷惑チャットが少ない
・メッセージの削除・編集が可能
・既読・未読がわかる
・短文での連絡が可能。不要な定型文なし

■デメリット ・流れが速く見落とすことがある
・年配の方は使いこなせない可能性がある
・失礼だと感じる方もいる
・セキュリティに不安があり、情報漏えいリスクがある

チャットではメールより迅速な対応が可能なため、急な案件には向きそうです。
ちなみに、お客様への連絡で失礼だと思う1位は「LINE」(50.87%)となっています。


➃まとめ

メールは昔からある方法のため、書く文章もかしこまった形式になってしまっています。そのため、本文の内容には関係ない文章を入れなくてはならず返信に時間がかかります。
また、営業メールなどの不要なメールも多く重要なメールを見落としがちです。

編集や削除ができないため不便ですが、その分記録として残すという目的であれば意味のあるものになります。

一方、チャットの利点は手軽さ・早さです。メールでは聞きにくいこともチャットでは聞けたりします。グループを作成して部署ごとやプロジェクト単位での意思疎通がしやすく、急な案件の連絡にも向きます。
しかし、削除や編集が可能なので正式な文章を残したりすることには向きません。

表にすると以下のようになります。
メール チャット
手軽さ ×
情報の共有 ×
年配の利用 ×
記録を残す ×
取引先への連絡 ×
ベンチャー企業のように若い社員が多く、手軽さや情報の迅速な共有が必要な会社ならチャットがおすすめです。
逆に、年配の多い企業はメールをベースに考えたほうが良さそうです。ただ、若手が集まる部署ではチャットを利用したり、部分的に導入も可能なので考えて見てください。
また、チャットで取引先やお客様への連絡は避けた方が良さそうです。

次回は個人用チャットとビジネス用チャットの比較をしていきます。また、当ブログのようにお客様に役立つ情報を随時配信していますのでメルマガ登録もお待ちしています。


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