スマートフォンを内線化してビジネスフォンに|IP-PBXならMOT/PBX

スマートフォン内線化(FMC)
~iPhone、スマホがビジネスフォン子機になる~

スマートフォン(iPhone・android)が内線電話機になる

スマホ内線イメージ図

スマートフォンの内線化とは?

スマホが会社の電話として利用でき、内線通話や取次、会社番号発信などが外出中などでも行えるようになる機能です。

少子高齢化の日本において労働人口の減少は簡単には止まりません。そのため、労働人口減少を補う方法として生産性を上げたり、働いていない主婦層などを働きやすい環境に変える事が求められています。また、経費削減や売上UPなど課題は多く、解決できていないのも事実。
その課題の打開策を模索していた方々の悩みを一気に解決するサービスとして登場したのがスマートフォンの内線化です。



スマートフォンの内線化で利用出来る3つの基礎機能

一般的なスマホ内線化は以下のような機能が利用できます。

内線通話

事務所にある電話機や社員のスマホ・拠点や支店の電話機などとの通話は通常外線(有料)扱いになりますが、内線化を行うと内線通話(無料通話)が行えるようになります。

スマホ内線イメージ図2

取次が自由自在

事務所にある固定電話と同様の機能が利用できるので、保留転送やパーク保留での運用などが可能になります。

取次イメージ図

会社番号発着信が可能

スマホからの発信は通常、090や080などの番号です。しかし、内線化を行えばスマホから外出中でも会社番号での発信が可能になります。またボイスワープなどの転送サービスを利用しなくても無料で会社の電話をスマホで受けることが出来ます。

会社番号発信イメージ図

スマホ内線化を導入すると得られるメリット

固定電話が不要

スマートフォンが会社の電話(ビジネスフォン・ビジネスホン)のように利用できるので、わざわざ固定電話を購入する必要がありません。その為、端末代金代が節約になり、ビジネスホンの入れ替えなどでコストダウンが可能です。

固定電話不要イメージ図

デスクが広くなる

固定電話とPC、資料などをデスクに置いて業務を行っている方が大半です。固定電話は意外と幅を取るので今まではデスクの利用可能範囲が狭まっていましたが、固定電話でなくスマホで会社の電話を発着信することが出来るので、デスクを悠々と利用することが出来ます。

パソコン電話でデスク広がるイメージ図

専用の配線不要

今までは固定電話の専用線とPCのLANケーブルなど複数の線が絡み合っていましたが、固定電話が不要になるので、専用線も不要に。配線がスッキリします。

固定電話不要だから電話線も不要イメージ図

増設・席替えが0円

固定電話や専用線がないため増設・異動の際、工事が不要です。その為、今までかかっていた工事費が0円で削減されます。
社員が増員した際も、その社員のスマホを利用することで、端末代も0円で増設が可能です。

増設・席替えが0円イメージ図

迅速な増設・席替えが可能

増設や席替えの際、通常の固定電話だと工事会社に依頼して日程調整ののち工事となり完了まで時間がかかります。しかし、内線化の場合ソフトウェアで動いているためリモートで内線番号の付与が可能。そのため、思い立ったその日のうちに0円で増設・席替えが行えます。

在宅でも事務所と同じ環境で電話が出来る

自宅でも会社番号でスマホから発信や受信が行えるため、電話業務を在宅勤務でも行えるようになります。テレアポやテレマのような電話を使った営業活動も自宅にいながら行えるので時間の有効活用が可能です。

在宅勤務イメージ図

デメリットはないの?

一般的なスマホ内線化サービスはデメリットもあります。(次の デメリットが解消された内線化アプリ「MOT/Phone」でデメリットのない内線化アプリもご紹介しています。)


電波の届かない場所に行くと電話をかけられない・うけられない

外出中に利用する場合は携帯電話の電波を利用して会社の電話の発着信を行うので3Gや4G(LTE)などの電波が届かない場所は電話の受発信が出来ません。


利用方法など新たに覚えなければいけない

今までの固定電話などの使い方に慣れた社員にとって新しいサービスと言うのはなかなかとっつきにくいものです。ましてやスマホを利用した最先端のサービスとなると、聞いただけで難しそう・・と感じる方も多いはず。使い方を熟知するまで時間がかかることがある点はデメリット言えます。


着信が休みの日も鳴る

いつでもどこでもスマホで会社の電話を取れるようになると便利な一方で、いつでも対応しなければいけない状況を作ってしまっている場合もあります。


キャリアが限定される

運営会社によってはFMCサービス(スマホ内線化と類似するサービス)として提供していることもあります。このFMCサービスは使える携帯・スマホが1キャリアのみになります。キャリアを1つに絞るためには社用携帯が良いのですが、費用がかかるのでデメリットとして挙げておきます。


デメリットが解消された内線化アプリ「MOT/Phone」(モットフォン)

今までにない内線化アプリ「MOT/Phone」イメージ図
デメリットをしっかりカバーしたスマホ内線

オフィス24のMOT/Phoneという専用の無料アプリ※をインストールして利用しますが、このアプリ内のボタンなどは現在お使いの固定電話と非常に似せてあります。また現在利用されている固定電話・ビジネスホンで利用できる機能もそのまま利用できます。そのため、今と同じ運用のままスマホ内線が導入可能。ボタン配置などもシンプルなため、使い方を覚えるのも非常に簡単です。

オンオフの切り分けも外線着信拒否設定が端末から自由に出来るので退社時に切り替えなどを行えばオンオフが簡単に切り替え可能。

※ご利用にはMOT/PBXが必要です。

オンオフの切り替えが簡単イメージ図
さらに留守番電話機能や着信先設定で休みの日は専用窓口に着信させるなど様々な運用が可能でオンオフは完全に切り分けが出来ます。

着信先設定イメージ図

MOT/Phoneのプラス機能

内線化による電話業務の効率化だけでなくコミュニケーションをもっと容易になる機能も利用可能です。

ビジネスチャット

現在のコミュニケーションの手段は電話とメールから電話とチャットに代わりつつあります。そのような中でMOT/Phoneにはビジネスチャットも利用できます。LINEにはないセキュリティと安全性を持ち、かつチャットの良さである手軽さは損なわずにご利用いただけます。

ビジネスチャットイメージ図

インターネットFAX

日本のビジネスにおいてFAXは未だに健在。しかし、FAX機は高額な利用料を払わないといけなかったり、営業FAXに紙やインク、カウンター料金を支払っていたりするなど無駄な経費も多いです。そこでMOT/Phoneならお客様から来たFAXを自動でPDF化し、チャットで共有も可能。また、送信にも対応しスマホ・PCからデータを送信するとお客様には通常のFAX(紙)で出てきます。

インターネットFAXイメージ図


クラウドサービスと連携することでさらに便利な機能も利用可能

名刺管理

通常、名刺はファイルに入れたり束ねて置いていたり管理が難しいですよね。しかし、MOT/Phoneなら写真で撮るだけで簡単にデータ化できるので管理が楽に。またそのデータを共有や電話帳に移すことで外出時などでも簡単に情報を閲覧できます。

名刺管理イメージ図

出退勤

出退勤管理は紙や電話で行うことが多く、非常に面倒な作業の一つ。しかし、MOT営業部社内のWi-Fiの配下に入ると自動出勤として時刻を記録する機能や手動で打刻も可能。GPSを利用して場所と時刻を記録できるのでお客様先に直行した社員や出張・支店の社員の管理なども容易になります。
月毎の集計も行えるので出退勤管理の時短効果が見込めます。

出退勤イメージ図

内線化機能についてよくある質問

社用のスマホを用意しないといけないのですか?

必要ありません。BYODとして個人が利用している端末にアプリを入れて内線化を行えます。

ボイスワープなどの転送サービスとは違うの?

違います。
具体的には
・転送料金無料
・複数人同時着信可
・着信元の判別可(ケータイ宛てなのか会社から転送された電話なのか)
・会社番号発信が可能
・内線通話(無料通話)が可能
な点など様々な相違点がございます。

使わなくなったスマホは使えませんか?

利用できます。社内のWi-Fiがあれば使わなくなったスマホを会社の電話機(コードレス電話機)として利用できます。 使わなくなったスマホだけでも会社の電話を運用できます。

どんなキャリアのスマホでも利用できますか?

可能です。docomo・au・Softbankなどが利用できます。


 

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