登録した予定をGoogleカレンダーへ自動反映　人事・総務システム「MOT/HG」がスケジュール管理業務を効率化

〜スケジュールの二重入力を不要にし、入力ミスや共有漏れを防止〜

株式会社バルテック（本社：東京都新宿区）は、クラウドPBX「MOT/TEL（モッテル）」をご契約いただくと無料で利用できる、人事・総務向けシステム「MOT/HG（モット・エイチジー）」をバージョンアップし、 「MOT/HG（モット・エイチジー）」に登録したスケジュールを Google カレンダー※に自動登録する機能を追加しました。
本機能により、MOT/HGとGoogleカレンダーへの二重入力が不要となり、スケジュール管理の効率化や入力ミス・共有漏れの防止を実現、予定管理の環境を変えずにシステムの機能を生かすことができます。

※Googleカレンダーは Google LLC の商標です

■ 新機能の概要

・MOT/HGに登録したスケジュールを Googleカレンダーに自動登録する機能の追加
「MOT/HG（モット・エイチジー）」のカレンダーに登録したスケジュールを Google カレンダーにも自動登録できる機能の実装をしました。
MOT/HG に登録したスケジュールを Google カレンダーでもご確認いただけます。

■Googleカレンダーとの連携が有効な理由

1．人事・総務の担当者が利用する場合
人事の業務履歴や監査上のログとしてシステム内に「誰がいつ面接をしたか」「いつ社会保険の手続きを行ったか」といった記録を残す必要がありますが、Googleカレンダーでの管理では、「人事システム上の業務完了ログ」にはなりません。
人事管理システムである「MOT/HG（モット・エイチジー）」と連携させる事で普段の使い慣れたツールで、人事としてのログも残すことが可能です。

2. クラウドPBX「MOT/TEL（モッテル）」 との連動
MOT/HGのカレンダーに行動予定を入力すると、連動しているクラウド電話「MOT/TEL（モッテル）」が「会議中」「訪問中」「打ち合わせ中」などを判断、その時間帯の電話着信（内線・外線・非通知）を自動で着信拒否などの制御ができます。
Googleカレンダーだけでの予定管理だと「MOT/TEL（モッテル）」が判断できませんが、連携させると、MOT/HGへの入力だけで、使い慣れたGoogleカレンダーでの予定管理をしながらも「MOT/TEL（モッテル）」と連動して電話着信の制御も可能となります。

3.「人事特有の定型タスク」を自動生成するから
MOT/HGは人事・総務向けのシステムとして、入社日を登録すると、それに紐づくタスク（備品発注、書類送付など）がMOT/HG内のカレンダーに自動で生成される機能があります。
今回の連携により、システムが自動で作ったタスクが、自分のGoogleカレンダーにも連携されるようになります。使い慣れたGoogleカレンダーを利用しながらMOT/HG内の人事総務の定形タスクの生成も活用できます。

■機能追加のメリット

1. スケジュール管理の二重入力が不要
MOT/HGへ登録するだけで Google カレンダーにも反映されるため、「MOT/HG」と「Google カレンダー」を別々に入力する手間がなくなります。

2．「登録漏れ」が減る
二重入力運用では、「入力ミス」「登録漏れ」「修正漏れ」が起こります。
自動同期なら「情報の元」が一本化されるため、予定の食い違いが起きにくくなります。

予定管理を1回の入力で完結させ、全員が同じ最新情報を見られる事で業務効率向上につながります。

※MOT/HG カレンダーから Google カレンダーには
・MOT/Phone アプリ起動時
・1 日 1 回の自動更新(AM2:00~AM5:00)
・設定している場合、[スケジュール]メニューの選択時
のタイミングでの更新となります。

[MOT/HG のカレンダー画面]

[Google カレンダー画面]

■ 人事・総務向けシステム 「MOT/HG」とは

「MOT/HG（モット エイチジー）」は、 株式会社バルテック が提供する、人事・総務向けシステム です。
  採用から退職までのプロセスを一元管理できるほか、社労士との連携機能も備え、管理業務のペーパーレス化・効率化を支援します。 特に、同社のクラウド電話サービス MOT/TEL と連動することで、社員の内線番号発行・変更などの手続きも一部統合されており、人事・総務業務と通信インフラ管理の統合的運用を実現します。
主な機能として、応募管理、面接日程調整、入社・退社・異動手続き、慶弔申請、各種申請・承認フロー、社労士への労務手続依頼、内線表・人事表の作成、社員情報の履歴管理、資産・車両・不動産管理といった多様な人事・総務業務をカバーします。

また、MOT/TELをご契約いただくと、すべてのプランにMOT/HGが 無料で付属 しており、追加費用なしで活用可能です。

人事総務向けシステム「MOT/HG」については
https://www.mot-net.com/mottel/mothg

■クラウド電話「MOT/TEL（モッテル）」とは

クラウド電話「MOT/TEL（モッテル）」は、インターネット経由で電話機能を提供するクラウド型の電話サービスです。
  社員同士の内線や会社番号を使った外線も利用できます。従来の会社電話（ビジネスフォン）機能+テレワーク中の電話環境も構築、法人携帯も固定電話も不要になり、電話環境の構築費用の削減にもつながります。
企業の業務効率化と顧客対応の質向上をサポートするサービスとして利用されており、迷惑電話対策から社員の電話応対管理まで、幅広いニーズに応えています。

クラウド電話「MOT/TEL（モッテル）」について詳しくは
https://www.mot-net.com/mottel

■会社概要

□株式会社バルテック
事業内容：ICT機器及びソフトウェアの開発・製造・管理
設立：　1993年3月23日
所在地：〒163-1103　東京都新宿区西新宿6-22-1　新宿スクエアタワー3階
URL：https://www.webjapan.co.jp/
提供サービス：
クラウド電話「MOT/TEL（モッテル）」
電話代行サービス「オフィスのでんわばん」
AIカメラシステム「VASS」
ウェアラブルカメラ「MOTウェアラブルカメラ」