好評の電話代行サービス「オフィスのでんわばん」に自動音声案内IVRオプションを追加

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～自動振分け機能で緊急などの案件別に直接受電の選択が可能に～

株式会社バルテック（本社：東京都新宿区）は、電話代行サービス「オフィスのでんわばん」の自動音声案内 IVRオプションを本日より開始、同じ電話番号でも重要案件や緊急案件のみを代行に任せずに直接受電できるようになりました。 電話がかかってきた際に音声案内を流し、「新規のお客様は 1番を、既存のお客様は 2番を…」など発信者が番号を押し、内容によって「オフィスのでんわばん」に振り分け・転送や、直接受電するなど、選択できるようになります。 これにより、無駄な取次ぎや長時間待機を回避し、業務の効率化が図れるようになります。

■具体的な利用例

【弁護士・税理士事務所】
自社で対応： 既存クライアントからの案件相談、緊急の連絡。
電話代行へ転送： 新規の問い合わせ受付、書類送付の依頼、営業電話の遮断。
無駄な取次ぎや長時間待機を回避し、業務の効率化へ

【コールセンター・カスタマーサポート】
自社で対応： 「ご注文については1番、故障は2番…」と用件別に振り分け
電話代行へ転送： 営業時間外の一次受付
オペレーターの対応時間短縮、用件に合った担当者へ直行する事で顧客満足度向上

【不動産・管理会社】
自社で対応：入居者トラブル（設備故障・緊急）
電話代行へ転送：営業用問い合わせや一般問い合わせ
緊急対応の見逃し防止や営業電話とサポート電話の混線回避

【金融・保険・証券】
自社で対応：契約内容照会／事故受付／住所変更などの振り分け
電話代行へ転送：本人確認前の一次案内
FAQ的な案内は自動化し、人対応を高度業務。セキュリティを保ちつつ効率化へ

【官公庁・自治体・公共サービス】
自社で対応：法令解釈や別判断、裁量が必要な案件
電話代行へ転送：個人情報を深く扱わずに済む、各種制度・手続きの「一般案内」
時期による電話回線のパンク防止や定型的・件数が多い・個別判断が不要な案件での職員の負担減少

【中小企業・代表電話が1本の会社】
自社で対応：電話の中で判断・交渉・決定が発生する案件、現場トラブル、システム停止・重大障害など
電話代行へ転送：営業電話・売り込みの対応、簡単な問い合わせ
取り次ぎミス・対応漏れを防止し、 少人数でも「きちんとした会社」の印象

■IVRとは？

自動音声応答 (Interactive Voice Response）の略で、電話をかけたときに流れる自動音声案内システムのことです。

電話がかかってきたときに、人の代わりに自動音声で案内し、相手を適切な先につなぐ仕組みのことです。「自動音声案内」「自動受付」とも呼ばれます。

電話がかかってきた際に音声案内を流し、「新規のお客様は 1番を、既存のお客様は 2番を…」など、発信者が番号を押すことで応対先（部署やグループ）に自動的に振り分けるシステムです。

■ 電話代行「オフィスのでんわばん」とは

「オフィスのでんわばん」は、単なる“一次対応”にとどまらない、一歩進んだ電話代行サービスです。

従来の電話代行サービスは、電話内容をメールで通知するのみの「一次対応型」が主流です。しかし当社の「オフィスのでんわばん」では、内線への転送や、あらかじめ共有された情報に基づいたご案内対応まで行うことが可能。

顧客対応の品質を保ちつつ、業務効率化や人手不足の課題解決にもつながります。

サービス詳細：https://www.mot-net.com/mottel/secretary_service

【電話代行「オフィスのでんわばん」の特徴】

・柔軟な対応体制
一次対応のメール報告だけでなく、事前情報による回答対応や内線への直接取次ぎも可能。業種・業務に合わせたきめ細やかな対応が可能です。

・無駄なコストの削減
一般的な電話代行は、代行業者へ外線転送が必要で、その際に転送料金が発生します。一方「オフィスのでんわばん」では転送料金不要。無駄なコストを削減できます。

・使うほど料金がお得に

営業電話などの不要な着信をブロックすることで着信数を削減。使えば使うほど、コストが抑えられます。

■ クラウド電話「MOT/TEL（モッテル）」と連携

「MOT/TEL（モッテル）」は、インターネット回線を利用したクラウド型電話サービスです。スマートフォンで会社番号を使った発着信が可能で、テレワークや拠点間連携にも適しています。

「オフィスのでんわばん」と組み合わせることで、受電後の折り返し連絡もスマホから会社番号で発信可能。個人番号を使う必要がなく、セキュリティ面でも安心です。

サービス詳細：https://www.mot-net.com/mottel

■会社概要

□株式会社バルテック
事業内容：ICT機器及びソフトウェアの開発・製造・管理
設立：　1993年3月23日
所在地：〒163-1103　東京都新宿区西新宿6-22-1　新宿スクエアタワー3階
URL：https://www.webjapan.co.jp/
提供サービス：
クラウド電話「MOT/TEL（モッテル）」
電話代行サービス「オフィスのでんわばん」
AIカメラシステム「VASS」
ウェアラブルカメラ「MOTウェアラブルカメラ」