Q: 会社への電話をスマホで対応-株式会社マグリット 様
会社への電話をスマホで対応
株式会社マグリット
エクスペリエンスプロデューサー 上野 由賀里 様
ホームページ http://www.magritte.co.jp/
今回の導入事例ポイント
- 営業時間に縛られずに会社への電話を受けられる。
- どこにいても会社の電話をとれる。
- スマホで会社の番号を使ってお客様に連絡可能。
掲載日：2016年9月2日
事業内容について
岡山県に本社を設けて全国各地に結婚式場を構えています。海外のウエディングやパーティ文化を広める活動を行っております。海外のパーティのように「もっと素敵に」「もっとおしゃれに」コミュニケーションが出来る場をご提供しています。結婚式の実施率が5割を切りそうになり結婚式を行わないという方々も増えつつある現代においても「こんなウエディングだったら絶対に私も経験したい」「こんなパーティなら私も開いてみたい」とパーティに参加された全てのお客様に感じて頂けるような経験をご提供しております。2020年には東京オリンピックを控えている日本において、先進的に海外のパーティ文化を広めて世界のパーティプランナーが日本でパーティを開いていけるような流れを作っていきたいと思っております。
導入前の課題
日常の生活、そして結婚の準備、お客様からご連絡頂ける時間はお仕事を終えた後になってしまう事がどうしても多くなり、必然的に当社の営業時間外でのお電話になってしまいます。ただでさえ大変な結婚の準備、私どももお客様から折り返しの電話があるかもしれない、お客様の大切なイベントですからすぐに対応したいという思いがあります。その為常に誰かが事務所の電話機の近くに居なければ対応できないという状況でした。「お客様へのより良い対応」「スタッフの負担軽減」この二つをより良い形で解決出来る方法は無いものかと考えておりました。今では社員との業務連絡はスマートフォンが当たり前の時代なので会社にかかってきた電話もスマートフォンで取れたら便利だと思っていました。
また、どうしてもお客様に会社の電話番号から発信しなければいけないときもあります。その時は会社の電話機からかけなければいけませんでした。あと、社員全員が会社携帯を持っているわけではないので携帯で業務連絡を取る際にはどうしても個人携帯の通話料がかかってしまうという課題もありました。
結婚準備で多忙なお客様にご負担をかけたくない
お客様からのお問い合わせのお電話にどこにいても対応できるようになりました。固定電話機の近くに誰かが居なくても電話に出られる人が出れば良いので社員それぞれが動きまわりながらでも電話に対応できています。接客業は極端に言うと24時間お客様に寄り添って居なければいけない業種だと思います。そのためMOT/Phoneを利用していることで如何にお客様とコンタクトが取りやすい環境にあるかを実感しています。
パーティやウエディングのプランニングや準備はチームを組んで進めることがほとんどなので、社員間の連絡が多くなります。MOT/Phoneを使うことでインカムをして連絡をとる程ではないけれど、動きまわる際に簡単に社員間で連絡がとれる。そういった意味ではスマホを内線化して連絡がとれる機能もコストの削減にもなりますし、チームの連絡を円滑にしていると思います。同じようにお客様からの電話もスマホ内線で対応できるので取り次ぎの作業もスムーズになりました。
また、スマートフォンから会社の番号で電話をかけられるので、例え外出中に緊急の連絡をお客様に入れなくてはいけない状況になったとしても対応することが出来るようになりました。お客様からしても090や080などの番号から連絡が来るより03などの会社の番号から電話がかかってくる方が安心して電話をとれると思います。業務で個人の携帯を使わざるを得ない時があります。しかし、MOT/Phoneを利用すれば電話代は全て会社に請求されるので把握も簡単になり、会社携帯の支給にかかる費用を軽減できます。
営業時間や場所に縛られることがあった以前の環境とは違って、いつでもどこでも電話に対応でき、レスポンスが早くなることでお客様に寄り添うといった理想の形に近づけていると感じています。通話の音質も良くて、機能面を見ても今の時代にあった形のシステムだと思っています。
+αで良かったこと
実はMOT/Phoneを導入した理由の一つして、営業担当の方がとても熱心に対応してくれたというところがあります。接客業、サービス業の職業柄やはり人を見て判断するという部分がありました。顔と顔を合わせての対話、もしくは直接話しをする通話といったアナログコミュニケーションがチャットやメールで減ってきていますが、最後の決めてとなるのは原点である人と人とのアナログコミュニケーションだと思っています。
弊社に寄り添った形でMOT/Phoneの導入を提案してくれたVALTEC（バルテック）の営業担当の方には大変良くして頂きました。導入に関する疑問や質問があってもすぐに対応して頂き、会社として忙しい時期とMOT/Phoneの導入が重なってしまったのですが最初から最後まで本当に丁寧に対応して頂きました。
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