法人向け電話・通信費を削減するには?

経費削減

法人向け電話・通信費を削減するには?

電話料金を安くしたい
電話料金(通信費)を安くしたいとお考えの企業は昔も今も変わらず多くいらっしゃいます。経費の削減は永遠の命題なのかもしれませんね。またそれ程、電話料金・通信費に無駄があると感じているからかもしれません。
そこで今回は電話料金・通信費の削減を実現する機能・サービスについてご紹介致します。
上手く活用すれば現在の50%以上もコストカットが出来るかもしれません。




1.電話料金・通信費の種類

電話料金・通信費を削減したい場合、内訳毎に安くなる施策(製品・サービス)を行います。
電話料金・通信費には以下のような内訳になります。
・固定費
・通話料
・電話設備
・その他

具体的に1つ1つ見て行きます。


2.固定費の削減方法

固定費の中にも種類がいくつかあります。
・ネット回線
・電話回線
・プロバイダー
・社用携帯の料金
が挙げられます。

2.1.回線費用
ネット回線や電話回線・プロバイダーを合計すると一般的に6,900円~7,900円かかります。
しかし、弊社のNTTひかりコラボ商品であるMOT光だとネット回線・電話回線・プロバイダー合わせて5,900円です。
東日本・西日本で料金が若干違います。また、ネット回線のみやプロバイダーのみも承っておりますので、詳しくはお問い合わせ下さい。
MOT光
2.2. 社用携帯の料金
社用携帯も固定で通信費がかかります。同じ通信キャリアにすることで社員同士が無料通話を出来るなどメリットもありますが、固定の費用がかかってしまうことには変わりありません。
MOTのスマホ内線化(BYOD)を利用すれば社用携帯はもう不要です。社員同士の通話は無料、事務所の電話機との通話も無料です。また、社用携帯では出来なかった携帯電話への取次も可能になるので、迅速な対応も実現します。
料金に関して通話料は会社番号(専用アプリ経由)のものは会社へ請求されるのでわざわざ申請して精算や社員に一律の通信費を支払うことも不要です。

3.通話料

通話料を下げる場合いくつか方法があります。
・通話料金の安い回線を利用する
・社員間や拠点間が無料通話になるサービスを利用する
・転送料金がかからないサービスを利用する
・電話の回数自体を削減するサービスを利用する
が挙げられます。

3.1.通話料金の安い回線を利用する
まず、通話料金を安い回線に変更するのは基本ですね。MOT光であれば固定電話に3分8円(全国一律)で電話が出来ます。
おとくラインを利用すると通話料自体は安くても月額基本費用が2,350円程かかります。ひかり電話500円と比べると割高です。
ISDNやアナログだと通話料金3分8.5円や基本費用が高いです。さらに県外への通話だと3分40円とかなりの高額になります。

MOT光は最安のひかり電話を利用するので電話番号を変えずに通話料金を下げることが可能です。

3.2. ・社員間や拠点間が無料通話になるサービスを利用する
次に、社員間や拠点間の通話ですが、非常に多く日常的に通話がありますよね。この通話が無料になれば経費の削減幅も大きいですよね。
MOTでは拠点間や社員間の通話を無料通話(内線通話)で行うことが出来ます。
頻繁に連絡の取り合う拠点間や社員間が無料通話になることで経費削減の効果も大きいです。
また、運用面でも保留・転送が拠点間でも社員間でも行えるのでお客様をお待たせしない体制づくりにも貢献出来ます。
拠点間通話無料
3.3. 転送料金がかからないサービスを利用する
中小企業や起業したばかりの方などに多く利用されている電話転送サービス。事務所にいなくても携帯で会社にかかってきた電話を取ることが出来ます。電話の取りこぼしを防止出来ますし迅速な対応が出来るようになります。
しかし、電話転送サービスは基本料金に加え、通話した分だけ料金が発生します。例え、営業電話であっても勧誘であってもこちらも負担しなければいけないのです。
それではあまりにも無駄が多いので、転送料金が無料になるサービスを利用しましょう。
MOTではスマホの内線化により、事務所にかかってきた電話をスマホに飛ばして取ることが出来ます。また、そこにかかる通話料は0円なので無料の転送サービスとなります。
更に、通常の電話転送サービスだと1人にしか同時に着信出来ませんが、MOTなら複数人同時に着信することが可能です。複数人同時に着信することで電話の取りこぼしを限りなく0に近づけることが出来ます。お客様からのお問い合わせを取りこぼさずに1件お仕事になるだけでも違うでしょう。また、転送料金も無料なので経費を削減しながら売上UPも可能です。
転送無料
3.4. 電話の回数自体を削減するサービスを利用する
電話はその場で話せて細かいニュアンスなども伝えられるコミュニケーション手段です。
しかし電話だとお互いの時間があいている時間でなくては出来ないですし、こちらの時間も相手の時間も拘束してしまうコミュニケーション手段です。
確かに電話で話さないといけないこともあります。弊社が電話機を販売してきた会社だからこそ、電話というコミュニケーション手段の重要性は認識しております。
しかし、時代も変わりメールやチャットといったコミュニケーション手段が広まってきたのでその時その時のベストな手段を利用することがコスト削減・業務の効率化に繋がります。
基本的にお互いの時間を拘束せず簡単・迅速に連絡が取れる手段はチャットです。メールのように定型文(挨拶文)も必要ありません。伝えたい用件だけ伝えればいいので打つ文字数も少なくなります。また既読機能のおかげで見たかどうかの確認なども不要になります。 チャットの便利さはよくわかっているけどセキュリティが不安という方向けにビジネスチャットがあります。MOTでもビジネスチャットが利用できます。社員しか登録できないので社外の人へ情報の流出(誤送信)もありません。乗っ取りなども会社毎の個別管理により起こりません。チャット内容も暗号化されるので安心してチャットを導入することが出来ます。

4.電話設備

回線の固定費とは別に固定で費用がかかるものがもう一つあります。それが電話機などの電話設備にかかっている費用です。
リースやレンタルであれば毎月かかっていますし、購入したとしても何年か毎に入れ替えを行っているでしょう。この電話設備にかかる費用は非常に無駄が多いです。
リースであっても購入であってもビジネスホン(固定電話機)は高額な製品です。また、電話機自体は昔から今までそれ程機能も変わっていません。それにもかかわらず定期的に入れ替えをしたりしている方が非常に多く見受けられます。

MOTであればスマホの内線化を行うことでビジネスホン(固定電話)は不要です。今までビジネスホンで行っていた電話の受けかけは全てスマホで利用することが出来ます。転送・保留やグループ着信なども可能なため、現状の電話環境をそのままスマホへ移行出来ます。固定電話が不要な分、コストが下がります。また、固定電話では実現が出来なかったデスク上以外の離れた場所や外出先でも利用することが出来ます。
さらに保守契約を頂いたお客様は無料でバージョンアップを行い今後追加される新機能も利用することが出来るのでいつでも最新の状態で利用することが出来ます。
例えば、ペーパーレスFAX(受信したFAXを自動でデータ化、PDFをそのままFAX送信)やビジネスチャット等が今まで追加されました。
そのため、最後の電話設備投資にすることも可能です。

5.その他の経費削減

電話関連で他にも経費削減する方法があります。以下の3つについて詳しく見て行きます。
・無駄な電話取次の削減
・間違い電話や営業電話の対応
・様々な番号を利用した電話体系

上記の3つはある機能によって改善されます。

取次
まず取次に関して社員数の多い・少ないに限らず電話の取次ぎは日常的に行われています。折り返しにせずにそのまま対応が出来るため取次機能はもちろん便利なのですが、無駄な取次を行っていることも多いです。
この無駄な取次に効果的な機能が、自動音声応答・IVR機能です。このIVR機能とは「お電話ありがとうございます。音声案内に従ってご希望の番号を押してください。製品に関する新規のお問い合わせは1を。ご利用中の製品の使い方は2を。ご契約内容の確認は3を。その他のお問い合わせは9を押してください。」のようなアナウンスを流す機能です。
IVR
このアナウンスと共に番号毎に設定されたグループへ着信されます。
例えば上記の例だと、1は営業へ、2はサポートへ、3は法務部へのような設定が出来ます。そうすると最初からお客様のご質問にお答えできる担当が電話に出ることが出来るため、取次回数が削減されます。

間違い電話・営業電話
間違い電話や営業電話も先程の自動音声応答・IVR機能によって削減されます。
この機能と間違い電話とかは関係ないんじゃないの?と思われる方もいらっしゃるでしょう。しかし意外とこの自動音声応答が効くのです。 間違い電話の人がこのアナウンスを聞いているうちに間違えてかけたことに気が付きます。そのため事務所などに着信する前に切る為、社員の負担は削減されます。
また、営業電話も同様に自動音声がアナウンスされているうちに切る為、着信数が削減されます。

様々な番号を利用した電話体系
取次を少なくしようとそれぞれに番号を取得して運営している会社も多いでしょう。部署やグループへ直電になるので便利ですが、番号を管理する総務などの負担は大きいです。またグループの解体や担当が変わるなどの際、HPやチラシの記載番号を変えなければならず管理が大変です。
ですが、この悩みも自動音声応答・IVR機能にて解消されます。
自動音声応答・IVR機能は1つの番号で運営出来る点もメリットの一つです。今まで部署毎に分かれていたものを1つの番号で利用出来るので、管理は簡素化されます。
社員への連絡は一人ひとりスマホやビジネスホンに内線番号が付与されていますので、その番号にて直接連絡が出来ます。
この様な便利な機能が利用できるサービスはMOTです。
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