オフィスレイアウトの具体的なチェック項目|IP-PBXならMOT/PBX

業務の効率化

オフィスレイアウトの具体的なチェック項目

 オフィスレイアウトの具体的なチェック項目
前回の記事にて、オフィスレイアウトによって社員のモチベーション・やる気が変わることを有名企業のオフィスレイアウトを例としてご紹介しました。
→「オフィスレイアウトでやる気UP」はこちら

有名企業のようなオフィスは働きやすく憧れるけど中小企業ではなかなか実現が難しい・・とお思いになった方も多いでしょう。そのため今回は、より具体的に中小企業のオフィスレイアウトで実現できる身近なチェック項目をご紹介致します。




1.自社の現状を把握する

業務の効率化を図るためのオフィスレイアウトを考える際、まず現状の把握が必要です。現在、どのような仕事を社員はしているのでしょうか。
営業会社であれば、オフィスではミーティングや情報共有などのコミュニケーションによるチームの仕事がメインかもしれません。一方、システム会社はシステムエンジニアが多く、コミュニケーションをほとんど取らない個人の仕事がメインかもしれません。
この二つを同じオフィスの同じレイアウトで業務効率は上がるでしょうか?最適なオフィスレイアウトは働く人によって変わるのです。そのため、現状の把握は非常に重要です。


2.目的を明確にする

オフィスレイアウトを考えるタイミングは様々です。移転のため、業務効率化のため、増員の為などが挙げられますが、重要なのは目的です。個人で仕事をするシステムエンジニアなどの業種にコミュニケーションが活発になるようなオフィスレイアウトは合いません。逆に営業などチームで仕事をする業種に集中出来るようにパーティションに囲まれたデスクはコミュニケーションがとりずらいため不向きです。
この様に、目的に合ったオフィスレイアウトにするためにも、目的をしっかり頭に入れてください。

また、社外向けの目的もオフィスレイアウトは関わっています。オフィスというのは、その企業の顔です。例えば最先端のIT機器を扱う会社のエントランスや受付が昔ながらのオフィスレイアウトだったら、その企業に依頼するでしょうか?おそらく大半の人が躊躇するでしょう。さらに、ブランドイメージをオフィスレイアウトに反映させることは社員のモチベーションにつながるだけでなく、新たに入社する人材にも影響し、適切な人材確保を促します。
この様にオフィスレイアウトは社員の働く目的だけでなく、社外向けの目的も考慮する必要があります。

具体的な施策として、小さなオフィスではひと目で全体を見渡せるオフィスより、パーティションなどで区切られ見渡せないオフィスの方がビジネスイメージが上がるといわれています。


3.必要スペースを調べる

目的や働き方が把握出来たので、具体的なオフィスレイアウトを決めたいところですが、もう一つ調べることがあります。それは、必要スペースです。
社員一人当たりのオフィス面積は7~9平方メートルが最適であると言われています。そして執務スペースは最低でも6平方メートル、天井は2.6平方メートル必要とされています。

パーティションは座ったままだと110cmで見渡せ、120cmで立てば見通しが良いオフィスになります。


4.オフィスレイアウトを決める際にチェックすること

必要なスペースを調べ終わったら、実際にレイアウトを決めていきます。レイアウトが決まったら、以下のチェック項目に注意してください。

・広いスペースと狭いスペースでしっかり使い分けがされているか
人は見通しが良すぎる場所だと業務に集中出来ない傾向にあります。そのため、エントランス等以外ではある程度の区切りをつけてあげましょう。

・動線がしっかり確保されているか
動線は狭過ぎたり、広過ぎてもいけません。また、動線の本数も少なくし、選択肢を減らしましょう。移動時間が削減されれば本業の業務を営む時間が増えます。
さらに、動線の障害物もしっかりチェックしましょう。オフィスレイアウトの変更や移転などの予定がない方も、この動線の障害物チェックだけでも簡単なので行ってみてください。

・地震対策がなされているか
地震大国の日本において、地震対策は必須の項目です。まず、オフィス家具はしっかり固定しておきましょう。さらに避難通路の近くに倒れやすい物や障害となりえる物がないか確認しておきます。


5.オフィスレイアウトに合ったシステム導入

オフィスレイアウトを変更し、業務の効率化を図ろうとしても、オフィスレイアウトに合ったシステムを導入しないと上手く活用出来ません。オフィスレイアウトに合ったシステム導入をすることで飛躍的に活用されます。
例えば、個人の業務に集中しやすいようなオフィスレイアウトにした場合、コミュニケーションが取りにくいレイアウトになっていることが多いです。そのため、何もシステムを導入しないと会社や部の意思疎通が非常に難しくなります。そのような際にオススメなのが、ビジネスチャットです。席にいながら会社や部の社員全員と迅速な意思疎通が行えます。個人向けでは心配なセキュリティもビジネス用のものなら安心です。

一方、営業などであれば、電話をして直接聞きたいことも多いでしょう。そのような際には、スマホから内線で連絡をしたり、逆にオフィスから内線をしたりすることが有効でしょう。
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また、オフィスレイアウトは専門家に頼んでしまうのも手です。オフィスレイアウトと一言で言っても考慮する点はこの記事で記載した点だけでも大量にあります。これを本業の合間に行うのは難しく、その道のプロに頼むのが安心でしょう。
→限られた空間を活かす「オフィス空間デザイン」
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