FAX一斉送信

FAX一斉送信

本項は、弊社MOT/PBXをご導入の方がご利用いただける機能です。
「FAX一斉送信」とは、複数の宛先に対して、FAXを一斉送信できる機能です。
複数の相手に一度でFAXを送れるため、送信作業の手間や時間を大幅に削減できます。

1.FAX送信グループ作成の手順

FAX送信グループの作成、および作成したグループを一覧で表示することができます。
送信グループを作成しておくと、FAX送信時に送信先としてグループを選択でき、送信先を1件ごと選択する手間を省くことができます。

FAX送信グループの作成

1. 1.メニュー「FAX一斉送信」＞「FAX送信グループ作成」を選択して[グループ追加]をクリックします。

   

2. 2.グループの作成方法は、3通りございます。

   1. ①手入力で1件ごと作成
   2. ②CSV取り込みで作成
   3. ③MOT/PBXの顧客情報から選択して作成

   ※３通りの作成方法は、1グループを作成する際に併用して利用することができます。

①手入力で1件ごと作成する

1. （1）ユーザー名：登録する送信先のユーザー名を入力します。
2. （2）FAX番号：登録する送信先ユーザーのFAX番号を入力します。
3. （3）[リストへ追加]：（1）と（2）を入力後、クリックします。
   クリック後、「送信先選択中一覧」に送信先（ユーザー名・FAX番号）が追加されます。

   

4. （4）「送信先選択中一覧」に追加後は、「ユーザー名」と「FAX番号」に入力した内容を消して、次に登録する情報を入力し「送信先選択中一覧」に追加していきます（（1）～（3）の手順を繰り返し）。
   ※1グループにつき、100ユーザーまで登録できます。

   

5. （5）「送信先選択中一覧」に、登録する送信先を登録し終わったら、「グループ名」を入力します（最大4～20文字まで）。

   

6. （6）[保存]をクリックします。

   

   
   [ＯＫ]をクリックします。

   

   
   以下のメッセージが表示されたら、グループの作成は完了です。

   

②CSV取り込みで作成する

1. （1）[CSVエクスポート]：クリックし、インポート用のCSVフォーマットをダウンロードします。

   

2. （2）ダウンロードしたインポート用のCSVフォーマットに、グループ登録する送信先情報を入力し、保存します（1グループにつき、100ユーザーまで登録可）。

   

   CSVフォーマットの項目

   列	項目名	説明
   A列	name	登録する送信先のユーザー名を入力します。
   B列	tel	登録する送信先ユーザーのFAX番号を入力します。 ※入力した数値の先頭0が消えないよう、B列を選択し、「セルの書式設定」を開き、「表示形式」を「文字列」に設定しておきます。

3. （3）[CSVインポート]：クリックして、インポートするCSVを選択します。

   

   
   インポートするCSVを選択します。

   

   
   CSVインポートが実行され、以下のメッセージを表示します。[ＯＫ]をクリックします

   

4. （4）CSVインポート実行後、「送信先選択中一覧」にインポートした送信先が表示されます。

   

5. （5）「グループ名」を入力し、[保存]をクリックします（最大4～20文字まで）。

   

   
   　[ＯＫ]をクリックします。

   

   
   以下のメッセージが表示されたら、グループの作成は完了です。

   

③MOT/PBXの顧客情報を利用して作成する

「FAX電話帳一覧」には、PBXユーザ画面の「顧客情報」＞「顧客一覧」（※1）にある情報から、ユーザ名称・FAX番号を取得して表示します。
その情報を利用して、グループを作成します。

1. （1）FAX電話帳一覧：グループに追加する情報を選択します。

   

2. （2）>>：クリックして画面左の「送信先選択中一覧」に移動します。

   

3. （3）（1）～（2）の手順を繰り返し、「送信先選択中一覧」に追加していきます（1グループにつき、100ユーザーまで登録可）。
   グループに登録する送信先を「送信先選択中一覧」に追加し終わったら、「グループ名」を入力します（最大4～20文字まで）。

   

4. （4）[保存]をクリックします。

   

   
   以下のメッセージが表示されたら、グループの作成は完了です。

   

FAX送信グループの編集・削除

1.メニュー「FAX一斉送信」＞「FAX送信グループ作成」を選択してグループ一覧を表示し、編集・削除対象グループの編集をクリックします。

＜編集＞
　編集後、[更新]をクリックします。
　各編集の方法は以下をご参照ください。

1. （1）送信先を追加する場合は、３通りのいずれかの方法で「送信先選択中一覧」に追加します。
2. （2）「送信先選択中一覧」から送信先を指定して外す場合は、「送信先選択中一覧」で削除対象の送信先を選択してをクリックし、「FAX電話帳一覧」欄に移動します。
   ※「FAX電話帳一覧」欄に移動したものは、グループから外れます。
3. （3）「送信先選択中一覧」からすべての送信先を外す場合は[全てクリア]をクリックして全てをクリアにし、「送信先選択中一覧」に送信先を追加し直してください。

＜削除＞
　作成したグループ自体を削除する場合は、[削除]をクリックします。

2.FAX送信の手順

「FAX送信」機能は、複数の宛先に対して一斉にFAX送信することができます。

1. 1.メニュー「FAX一斉送信」のFAX送信を選択し、FAX送信画面を表示します。

   

2. 2.FAX送信画面で、FAX送信する情報（送信元番号、送信先番号、送信ファイルなど）をセットします。

   ＜FAX送信の画面説明＞
   

   

   以下の手順で、FAXの送信情報をセットし、送信を行ってください。

3. 3.「送信元番号」で、どの番号から送信するか、送信元の番号を選択します。

   

4. 4.以下4通りの方法で送信先を追加し、「送信先選択中一覧」欄に送信先をセットします。

   1. ①送信先グループを選択し、送信先を追加
   2. ②手入力で送信先を1件ごと追加
   3. ③CSVインポートで送信先を追加
   4. ④MOT/PBXの顧客情報から送信先を追加

   ※4通りの選択方法を併用して送信先を追加することができます。

   ※1送信につき、最大100ユーザーまで送信先を選択できます。

   

   ※「送信先選択中一覧」に登録した送信先の送信順は、登録順ではなくFAX番号の昇順です。
   　例）0441111111、0300000001、0355555555の場合、0300000001→0355555555→0441111111の順番で送信されます。
   ただし、場合によっては登録した通りの順番で送信されない場合がございます。

   ①送信先グループを選択し、送信先を追加する

   「送信先グループを選択」項目で送信先のグループを選択します。
   ※「FAX送信グループ作成」で作成したグループが選択肢に表示
   グループを選択すると、該当グループに登録済の送信先が「送信先選択中一覧」に表示されます。

   

   ②手入力で送信先を1件ごと追加する

   1. （1）「ユーザー名」に送信先名（25文字まで）、「FAX番号」に送信先FAX番号を入力します。
   2. （2） [リストへ追加]ボタンをクリックし、（1）で入力したユーザー名・FAX番号を送信先として「送信先選択中一覧」に追加します。
   3. （3）「送信先選択中一覧」に追加後は、「ユーザー名」「FAX番号」に入力した内容を消して（1）～（2）の手順を繰り返し、次に登録する情報を入力、「送信先選択中一覧」に追加していきます。

      

   ③CSVインポートで送信先を追加する

   1. （1）[CSVエクスポート]をクリックし、インポート用のCSVフォーマットをダウンロードします。

      

   2. （2）ダウンロードしたインポート用のCSVフォーマットに、送信先情報を入力し、保存します。
      

      

      CSVフォーマットの項目

      列	項目名	説明
      A列	name	登録する送信先のユーザー名を入力します。
      B列	tel	登録する送信先ユーザーのFAX番号を入力します。 ※入力した数値の先頭0が消えないよう、B列を選択し、「セルの書式設定」を開き、「表示形式」を「文字列」に設定しておきます。

   3. （3）[CSVインポート]をクリックしてインポートするCSVを選択すると、取り込みした送信先の情報が「送信先選択中一覧」に追加されます。

      

   ④MOT/PBXの顧客情報から送信先を追加する

   ※「FAX電話帳一覧」には、PBXユーザ画面の「顧客情報」＞「顧客一覧」の情報から、ユーザ名称・FAX番号を取得して表示します。

   1. （1）「FAX電話帳一覧」から、送信先に追加する顧客情報を選択します。

      

   2. （2）　<<をクリックして、「送信先選択中一覧」に追加します

      

5. 5.次に、「送信メモ」を入力します（任意）。

   　「送信メモ」に入力した内容は、「送信履歴」の一覧で表示します。
   送信した履歴がわかりやすいよう、必要に応じてメモを入力してください。

   

6. 6.次に、FAX送信画面下部にて、送付状・送信ファイルをセットします（送付状は任意です）。

   

   1. （1）「送付状」、「送信ファイル」欄の「+ファイル選択 または ファイルドロップ」をクリックし、送信するファイルを選択します。
      ※それぞれ1ファイルのみ選択可能です（1ファイルに複数ページは可）。
      ※送付状をつけない場合は、「送付状」側の設定は不要です。

      

      アップロードするファイルの条件

      	ファイル形式	最大ページ数	最大サイズ
      送付状	PDF	3ページ	10MB
      送信ファイル	PDF	20ページ	10MB

   2. （2）選択したファイルを、プレビュー表示します。
      複数ページある場合は、下部ので、ページ送りができます。
      ※ファイルサイズがオーバーしている場合、プレビューに表示されません。
      ファイルサイズを見直してください。

      

7. 7.FAX送信の設定が済んだら、[送信]または[保存]ボタンをクリックします。

   ・[送信] ボタン：「送信先選択中一覧」の送信先に対して、FAXの送信処理を開始します。
   ・[保存] ボタン：送信先・送信ファイルをセットした状態で一旦保存します。
   保存したデータのFAX送信処理は、「送信履歴」画面から行ってください。
   ※詳細は、「送信履歴」＞「保存データのFAX送信」ページをご参照ください。

   

3.FAX送信履歴の確認手順

FAX送信の履歴を確認することができます。
また、「FAX送信」画面で保存したデータの確認、および送信を行うことができます。
※送信履歴のデータ保存期間は40日間です。
40日以上経過したデータは、送信履歴画面から自動で削除されます。

4.FAX一斉送信の基本設定手順

FAX一斉送信機能をご利用いただくための基本設定です。運用後は変更せずにご利用ください。

1. 1.メニュー「FAX一斉送信」のFAX一斉送信基本設定を選択し、FAX一斉送信基本設定の画面を表示します。

   

2. 2.各項目を設定後、[保存]ボタンをクリックします。

   ※「最大同時送信数」「送信可能時間」「曜日祝日」項目：ご利用ユーザ様の環境に応じて設定します。
   上記3項目以外の項目：初期値でご利用ください。