FAX一斉送信

FAX一斉送信

FAXの一斉送信は、複数の宛先に同じ内容のFAXを同時に送信する機能です。同報送信機能とも呼ばれます。
複数の相手に一度でFAXを送れるため、送信作業の手間や時間を大幅に削減できます。
「MOT/PBX」と「MOT/DX Server」をご導入の方がご利用いただけます。

MOT-FAXの一斉送信の特徴

• 再送機能でしっかり送信

  

  相手先がFAX受信中でも、時間をあけて再度リダイヤルします。

• 複数チャネルで素早く送信

  

  複数回線で同時送信できるため、送信完了までの時間を短縮できます。

• FAX送信結果が一目で分かる

  

  送信メモも記録できるため、あとで一斉送信したリストを見返すことができます。

FAX一斉送信の業種別利用例

• 不動産業

  • 空室情報の一斉配信
  • 賃料・条件変更のお知らせ

• 自治体・官公庁

  • 防災情報・避難指示、緊急通達の一斉送信
  • 医療機関・福祉施設への感染症情報の周知

• 学校・教育機関

  • 緊急連絡・災害対応の通知
  • 行事・会議・研修の案内通知

• 介護業

  • 通所スケジュールの連絡
  • ケアマネ・病院との情報共有

• 食品加工業

  • 原材料仕入先への発注依頼・在庫確認
  • 取引先への価格変更・新商品情報の通知

• 建設業

  • 複数現場の工程表を関係業者に一斉共有
  • 資材業者への発注依頼・価格照会

MOT FAX一斉送信の基本設定

FAX一斉送信機能をご利用いただくための基本設定です。

1. 1.メニュー「FAX一斉送信」のFAX一斉送信基本設定を選択し、FAX一斉送信基本設定の画面を表示します。

   

2. 2.各項目を設定後、[保存]ボタンをクリックします。

   ※「最大同時送信数」「送信可能時間」「曜日祝日」項目：ご利用ユーザ様の環境に応じて設定します。
   上記3項目以外の項目：初期値でご利用ください。

   

MOT FAX一斉送信の手順

「FAX送信」機能は、複数の宛先に対して一斉にFAX送信することができます。

1. 1.メニュー「FAX一斉送信」のFAX送信を選択し、FAX送信画面を表示します。

   

2. 2.FAX送信画面で、FAX送信する情報（送信元番号、送信先番号、送信ファイルなど）をセットします。

   ＜FAX送信の画面説明＞
   

   

   以下の手順で、FAXの送信情報をセットし、送信を行ってください。

3. 3.「送信元番号」で、どの番号から送信するか、送信元の番号を選択します。

   

4. 4.以下4通りの方法で送信先を追加し、「送信先選択中一覧」欄に送信先をセットします。

   1. ①送信先グループを選択し、送信先を追加
   2. ②手入力で送信先を1件ごと追加
   3. ③CSVインポートで送信先を追加
   4. ④MOT/PBXの顧客情報から送信先を追加

   ※4通りの選択方法を併用して送信先を追加することができます。

   ※1送信につき、最大100ユーザーまで送信先を選択できます。

   

   ※「送信先選択中一覧」に登録した送信先の送信順は、登録順ではなくFAX番号の昇順です。
   　例）0441111111、0300000001、0355555555の場合、0300000001→0355555555→0441111111の順番で送信されます。
   ただし、場合によっては登録した通りの順番で送信されない場合がございます。

   ①送信先グループを選択し、送信先を追加する

   「送信先グループを選択」項目で送信先のグループを選択します。
   ※「FAX送信グループ作成」で作成したグループが選択肢に表示
   グループを選択すると、該当グループに登録済の送信先が「送信先選択中一覧」に表示されます。

   

   ②手入力で送信先を1件ごと追加する

   1. （1）「ユーザー名」に送信先名（25文字まで）、「FAX番号」に送信先FAX番号を入力します。
   2. （2） [リストへ追加]ボタンをクリックし、（1）で入力したユーザー名・FAX番号を送信先として「送信先選択中一覧」に追加します。
   3. （3）「送信先選択中一覧」に追加後は、「ユーザー名」「FAX番号」に入力した内容を消して（1）～（2）の手順を繰り返し、次に登録する情報を入力、「送信先選択中一覧」に追加していきます。

      

   ③CSVインポートで送信先を追加する

   1. （1）[CSVエクスポート]をクリックし、インポート用のCSVフォーマットをダウンロードします。

      

   2. （2）ダウンロードしたインポート用のCSVフォーマットに、送信先情報を入力し、保存します。
      

      

      CSVフォーマットの項目

      列	項目名	説明
      A列	name	登録する送信先のユーザー名を入力します。
      B列	tel	登録する送信先ユーザーのFAX番号を入力します。 ※入力した数値の先頭0が消えないよう、B列を選択し、「セルの書式設定」を開き、「表示形式」を「文字列」に設定しておきます。

   3. （3）[CSVインポート]をクリックしてインポートするCSVを選択すると、取り込みした送信先の情報が「送信先選択中一覧」に追加されます。

      

   ④MOT/PBXの顧客情報から送信先を追加する

   ※「FAX電話帳一覧」には、PBXユーザ画面の「顧客情報」＞「顧客一覧」の情報から、ユーザ名称・FAX番号を取得して表示します。

   1. （1）「FAX電話帳一覧」から、送信先に追加する顧客情報を選択します。

      

   2. （2）　<<をクリックして、「送信先選択中一覧」に追加します

      

5. 5.次に、「送信メモ」を入力します（任意）。

   　「送信メモ」に入力した内容は、「送信履歴」の一覧で表示します。
   送信した履歴がわかりやすいよう、必要に応じてメモを入力してください。

   

6. 6.次に、FAX送信画面下部にて、送付状・送信ファイルをセットします（送付状は任意です）。

   

   1. （1）「送付状」、「送信ファイル」欄の「+ファイル選択 または ファイルドロップ」をクリックし、送信するファイルを選択します。
      ※それぞれ1ファイルのみ選択可能です（1ファイルに複数ページは可）。
      ※送付状をつけない場合は、「送付状」側の設定は不要です。

      

      アップロードするファイルの条件

      	ファイル形式	最大ページ数	最大サイズ
      送付状	PDF	3ページ	10MB
      送信ファイル	PDF	20ページ	10MB

   2. （2）選択したファイルを、プレビュー表示します。
      複数ページある場合は、下部ので、ページ送りができます。
      ※ファイルサイズがオーバーしている場合、プレビューに表示されません。
      ファイルサイズを見直してください。

      

7. 7.FAX送信の設定が済んだら、[送信]または[保存]ボタンをクリックします。

   ・[送信] ボタン：「送信先選択中一覧」の送信先に対して、FAXの送信処理を開始します。
   ・[保存] ボタン：送信先・送信ファイルをセットした状態で一旦保存します。
   保存したデータのFAX送信処理は、「送信履歴」画面から行ってください。
   ※詳細は、「送信履歴」＞「保存データのFAX送信」ページをご参照ください。

   

MOT FAX一斉送信履歴の確認手順

FAX送信の履歴を確認することができます。
また、「FAX送信」画面で保存したデータの確認、および送信を行うことができます。
※送信履歴のデータ保存期間は40日間です。
40日以上経過したデータは、送信履歴画面から自動で削除されます。