歯科医院・歯科クリニック向けIVRテンプレート｜予約・休診案内などの電話対応例
最終更新日：2026年9月25日
執筆者：デジタルマーケティングチーム
歯科医院では、診療中も患者様から予約や予約変更、キャンセルなどの電話がかかってきます。
しかし、診療や患者様への対応をしながら電話に出ることは、受付スタッフにとって負担になりやすい業務です。
また、診療時間外や休診日にかかってきた電話に対して、「診療時間を案内したい」「Web予約を案内したい」と考える歯科医院もあるでしょう。こうした電話対応に活用できるのが、IVR（自動音声応答）です。
IVRでは、電話を受けた際に自動音声で案内を流し、発信者が押した番号に応じて、担当者や部署などへ電話を振り分けられます。
例えば、
「ご予約についてのお問い合わせは1番を、予約変更・キャンセルは2番を押してください」
と案内し、患者様が選択した内容に応じて電話の接続先を変更できます。本記事では、歯科医院・歯科クリニックで活用しやすいIVRのテンプレートを、実際に読み上げられる音声原稿とコールフローの形で紹介します。
また、Web予約を利用している歯科医院向けに、SMSで予約フォームのURLを案内する活用方法も紹介します。
- コンテンツの目次
歯科医院でIVRを活用するメリット
歯科医院では、電話の内容によって必要な対応が異なります。例えば、次のような電話があります。
- ・新規の予約
- ・予約変更
- ・予約キャンセル
- ・診療に関する問い合わせ
- ・診療時間の確認
- ・休診日の確認
- ・その他の問い合わせ
- ・営業電話・迷惑電話
これらをすべて受付スタッフが最初から対応するのではなく、IVRを使って電話の目的ごとに振り分けることができます。
電話の用件を最初に振り分けられる
例えば、
「ご予約は1番、予約変更・キャンセルは2番、その他のお問い合わせは3番を押してください」
と案内します。患者様が選択した番号に応じて、あらかじめ設定した担当者や部署へ電話をつなぎます。
診療時間外の案内を自動化できる
診療時間外には、
「現在、診療時間外となっております。診療時間は○時から○時です。」
などの案内を自動で流すことができます。受付スタッフが電話に出て、毎回同じ案内をする必要がありません。
Web予約への導線を作れる
Web予約を利用している場合は、電話をかけてきた患者様にSMSで予約フォームのURLを送る方法もあります。例えば、
「Webからのご予約をご希望の方は1番を押してください。予約フォームのURLをSMSでお送りします。」
と案内します。電話とWebを組み合わせることで、患者様に予約方法を選んでもらうことができます。
営業電話・迷惑電話の削減
歯科医院では、患者様からの予約や問い合わせだけでなく、営業・勧誘などの電話がかかってくることもあります。こうした電話に受付スタッフが都度対応すると、本来対応したい患者様からの電話に集中しにくくなる場合があります。 IVRを使って電話の用件を振り分け、営業・勧誘に関する電話をスタッフへ直接つながない運用を検討することもできます。SMSでWEBのお問い合わせフォームを送信することで担当者が直接電話対応をする回数を削減できます。
歯科医院向けIVRテンプレート集
ここからは、歯科医院で使えるIVRの具体的なテンプレートを紹介します。医院名や診療時間などを書き換えるだけで利用できるよう、音声案内の文例を掲載しています。
1．診療時間内の基本案内
まずは、予約や問い合わせを目的別に振り分ける基本的なパターンです。
音声テンプレート
お電話ありがとうございます。○○歯科クリニックです。
ご予約についてのお問い合わせは1番を、予約の変更・キャンセルについては2番を、その他のお問い合わせは3番を押してください。
コールフロー
患者様が最初に用件を選択することで、電話を受けたスタッフが内容を確認してから担当者へ取り次ぐ業務を減らせます。
2．診療時間外の案内
診療時間外にかかってきた電話に対して、自動音声で診療時間を案内するパターンです。
音声テンプレート
お電話ありがとうございます。○○歯科クリニックです。
現在、診療時間外となっております。
当院の診療時間は、平日○時から○時、土曜日は○時から○時です。
ご予約やお問い合わせについては、診療時間内にお電話ください。
コールフロー
着信
↓
診療時間を判定
↓
診療時間外
↓
診療時間を自動案内
↓
終了診療時間外に毎回スタッフが電話に出なくても、基本的な情報を案内できます。
3．休診日の案内
休診日にかかってきた電話へ自動で案内するパターンです。
音声テンプレート
お電話ありがとうございます。○○歯科クリニックです。
本日は休診日となっております。
次回の診療日は○月○日です。
ご予約やお問い合わせにつきましては、診療時間内にお電話ください。
活用できる場面
- ・日曜日
- ・祝日
- ・年末年始
- ・夏季休診
- ・臨時休診
など、医院の営業スケジュールに合わせた案内を設定できます。
株式会社バルテック デジタルマーケティングチーム (執筆)
休診日の案内では、「休診です」とだけ伝えるより、次にいつ電話すればよいのかまで案内することをおすすめします。 例えば「次回の診療日は○月○日です。お問い合わせは○時以降にお電話ください」とすることで、患者様が次の行動を判断しやすくなります。IVRは単なる自動応答ではなく、電話をかけてきた方の次の行動を案内する仕組みとして設計することがポイントです。
4．新規予約の電話を担当者へつなぐ
新規予約の電話を受付担当者へ振り分けるパターンです。
音声テンプレート
ご予約についてのお問い合わせは1番を押してください。
その他のお問い合わせは2番を押してください。
コールフロー
予約に関する電話とその他の電話を分けることで、用件に応じた担当者へつなげられます。
5．予約変更・キャンセルの電話を振り分ける
予約変更やキャンセルの電話が多い場合は、予約関連の電話をまとめて案内する方法があります。
音声テンプレート
予約の変更・キャンセルについてのお問い合わせは1番を、これから受診される方のご予約については2番を、その他のお問い合わせは3番を押してください。
コールフロー
着信
↓
音声ガイダンス
↓
1番：予約変更・キャンセル
↓
受付担当者
2番：新規予約
↓
予約担当者
3番：その他
↓
受付担当者6．Web予約フォームをSMSで案内する
Web予約を利用している歯科医院では、電話からWeb予約へ誘導する方法もあります。MOT/IVRでは、電話をかけてきた方に対してSMSでURLなどを送信する運用が可能です。
音声テンプレート
Webからのご予約をご希望の方は1番を押してください。
予約フォームのURLをSMSでお送りします。
お電話でのご予約をご希望の方は2番を押してください。
コールフロー
電話で予約フォームのURLを読み上げるのではなく、SMSでURLを送信することで、患者様自身でWeb予約ページを開いてもらえます。
株式会社バルテック デジタルマーケティングチーム (執筆)
Web予約を導入している歯科医院では、電話とWebを別々の受付チャネルとして考えるのではなく、電話をWeb予約への入口として利用する方法もあります。
特に「Web予約はこちらです」とURLを口頭で伝えるのは、電話をかけている患者様にとって手間がかかります。IVRとSMSを組み合わせれば、「1番を押す」という簡単な操作から予約フォームへ誘導できます。なお、SMSの送信先は発信者の電話番号など、サービスの仕様・利用条件に依存するため、実際の導入時には確認が必要です。
7．初診・再診で電話を振り分ける
初診患者と再診患者で対応方法が異なる場合に使えるテンプレートです。
音声テンプレート
初めて当院を受診される方は1番を、すでに当院を受診されたことがある方は2番を押してください。
コールフロー
着信
↓
初診・再診を選択
↓
1番：初診
↓
新規予約担当者
2番：再診
↓
受付担当者医院の受付方法に合わせて、選択後の接続先を設定します。
8．診療に関する問い合わせを振り分ける
予約以外の問い合わせを別の担当者へつなぐ場合のテンプレートです。
音声テンプレート
ご予約についてのお問い合わせは1番を、診療についてのお問い合わせは2番を、その他のお問い合わせは3番を押してください。
コールフロー
9．電話が混雑している場合の案内
電話が集中している時間帯には、Web予約など別の受付方法へ案内する方法もあります。
音声テンプレート
お電話ありがとうございます。現在、お電話が混み合っております。
Webからのご予約をご希望の方は1番を押してください。予約フォームのURLをSMSでお送りします。
お電話でのお問い合わせをご希望の方は、そのままお待ちいただくか、時間を置いておかけ直しください。
コールフロー
着信
↓
混雑時の案内
↓
1番：Web予約
↓
SMSで予約フォーム送信
その他
↓
電話対応10．留守番電話を利用する
担当者が電話に出られない場合に、留守番電話へ切り替える方法です。
音声テンプレート
お電話ありがとうございます。○○歯科クリニックです。
ただいま電話が混み合っているため、担当者が電話に出ることができません。
お名前とお電話番号、ご用件をお話しください。
内容を確認のうえ、担当者よりご連絡いたします。
実際に折り返し対応を行う場合は、医院の対応時間や折り返しのルールに合わせて案内してください。
11．営業電話・迷惑電話をスタッフにつながない
IVRを使って電話の用件を振り分け、営業・勧誘に関する電話をスタッフへ直接つながない運用を検討することもできます。
音声テンプレート
お電話ありがとうございます。○○歯科クリニックです。
ご予約についてのお問い合わせは1番を、予約の変更・キャンセルは2番を、その他のお問い合わせは3番を押してください。
なお、営業・勧誘のお電話は担当者へおつなぎしておりません。
株式会社バルテック デジタルマーケティングチーム (執筆)
歯科医院の電話対応では、すべての電話を同じように受付する必要はありません。
特に、予約や診療に関する電話と、それ以外の電話では、対応する優先度や担当者が異なる場合があります。IVRを導入する際は、「どの電話をスタッフへ直接つなぐのか」「どの電話を別の方法で受け付けるのか」をあらかじめ整理しておくことが重要です。
営業電話への対応を見直す場合も、単純に電話を拒否するのではなく、患者様からの重要な電話を優先できるコールフローを設計するという視点で検討するとよいでしょう。具体的にはその他の場合にSMSでWEBのお問い合わせフォームのURLをお送りするなどが挙げられます。
歯科医院のIVRコールフローを作るときのポイント
IVRを導入するときは、機能を増やすことよりも、患者様が迷わず目的の場所へ進めるコールフローを作ることが重要です。
1．最初の選択肢を増やしすぎない
例えば、
- ・1番：予約
- ・2番：予約変更
- ・3番：キャンセル
- ・4番：診療内容
- ・5番：その他
- ・6番：アクセス
- ・7番：採用
と選択肢を増やしすぎると、患者様が自分の用件に合う番号を判断しづらくなる可能性があります。まずは電話件数の多い用件から整理することをおすすめします。
2．患者様が分かりやすい言葉を使う
IVRの案内では、医院側が使う専門用語ではなく、患者様が自分の用件を判断できる表現を使います。例えば、
「診療関連のお問い合わせ」
よりも、
「診療についてのお問い合わせ」
のように、具体的な言葉にする方法があります。
3．診療時間内と診療時間外を分ける
診療時間内と診療時間外では、必要な案内が異なります。診療時間内は担当者へ電話をつなぎ、診療時間外は診療時間を案内するなど、時間帯に応じてコールフローを分けることを検討しましょう。
4．Web予約を利用しているならSMSを活用する
Web予約を導入している場合は、予約フォームのURLをSMSで案内する方法があります。「Web予約は1番」と案内し、選択されたらSMSでURLを送信することで、電話からWeb予約への導線を作れます。
5．外部電話番号への転送も検討する
担当者が院内にいない場合など、医院の運用によっては外部電話番号への転送を利用することもできます。ただし、転送先や通話料金などの条件は契約内容によって異なるため、導入前に確認しましょう。
株式会社バルテック デジタルマーケティングチーム (執筆)
IVRを設計するときにありがちな失敗は、「できることを全部音声案内に入れてしまう」ことです。IVRは選択肢を増やすほど便利になるわけではありません。「患者様から多い電話は何か」「その電話は誰が対応するのか」「Webへ案内できるものは何か」を整理し、必要な分岐だけを作ることが重要です。電話システムを長く扱ってきた当社では、IVRを単なる「自動音声」としてではなく、電話受付の導線設計そのものとして考えることをおすすめしています。
歯科医院の電話対応にMOT/IVR
MOT/IVRは、電話の着信時に自動音声で案内を流し、発信者が選択した番号に応じて担当者・部署などへ電話を振り分けられるIVRサービスです。歯科医院では、例えば次のような使い方ができます。
予約電話を担当者へつなぐ
「ご予約についてのお問い合わせは1番を押してください。」
↓
予約担当者へ接続
予約変更・キャンセルを振り分ける
「予約の変更・キャンセルについては2番を押してください。」
↓
受付担当者へ接続
Web予約へ誘導する
「Webからのご予約をご希望の方は1番を押してください。」
↓
SMSで予約フォームのURLを送信
診療時間外に案内する
「現在、診療時間外となっております。」
↓
診療時間を自動案内
このように、歯科医院の電話対応に合わせて、電話を受けた後の流れを設計できます。MOTシリーズは累計33,000社以上の導入実績があり、バルテックはクラウド電話や電話業務に関するサービスを提供してきました。
MOT/IVRの料金は月額2,980円～
MOT/IVRは、月額2,980円～で利用できます。歯科医院の電話対応に合わせて、次のような機能を活用できます。
| 機能活用例 | 活用方法 |
|---|---|
| 音声ガイダンス | 予約・問い合わせなどの用件を案内 |
| 番号選択 | 患者様の目的に応じて電話を振り分け |
| 担当者・部署への転送 | 予約担当・受付などへ接続 |
| 休日・休診日の自動案内 | 休診日や診療時間を案内 |
| SMS送信 | 予約フォームなどのURLを案内 |
| 留守番電話 | 電話に出られない場合に用件を受付 |
| 音声録音 | 通話内容を録音 |
| 外部電話番号への転送 | 指定した外部電話番号へ接続 |
「まずは電話受付の一部から自動化したい」という歯科医院でも、自院の電話対応に合わせた使い方を検討できます。
株式会社バルテック デジタルマーケティングチーム (執筆)
IVRを検討する際は、料金だけでなく、「自院で実際に使いたい電話フローを作れるか」を確認することが大切です。特に歯科医院の場合は、予約・予約変更・休診案内・Web予約など、医院によって電話対応の内容が異なります。「月額が安いから」という理由だけで決めるのではなく、現在の電話対応を書き出して、どこまでIVRで置き換えられるのかを確認してから導入を検討するとよいでしょう。
歯科医院向けIVRに関するよくある質問
Q. 歯科医院でもIVRを利用できますか？
はい。IVRは、電話を受けた際に自動音声で案内し、発信者が選択した番号に応じて電話を振り分ける仕組みです。歯科医院では、予約・予約変更・キャンセル・その他の問い合わせなどの振り分けに活用できます。
Q. IVRだけで予約受付を完結できますか？
MOT/IVRでは、予約に関する電話を担当者へつなぐことができます。また、Web予約フォームを利用している場合は、IVRで番号を選択してもらい、SMSで予約フォームのURLを案内する使い方もできます。
Q. 診療時間外の電話にも対応できますか？
はい。診療時間外に自動音声で診療時間などを案内する運用を検討できます。医院の営業時間・休診日などに合わせて、実際の運用に適した案内内容を設定してください。
Q. 休診日の電話を自動案内できますか？
休診日の案内を自動音声で流す運用が可能です。例えば、
「本日は休診日となっております。次回の診療日は○月○日です。」
といった案内を設定できます。
Q. 予約フォームをSMSで送信できますか？
MOT/IVRでは、電話をかけてきた方にSMSでURLなどを案内する使い方ができます。Web予約を利用している歯科医院では、電話から予約フォームへ誘導する方法の一つとして活用できます。
Q. IVRで担当者や受付へ電話をつなげられますか？
はい。発信者が選択した番号に応じて、設定した担当者や部署などへ電話を振り分けることができます。
Q. 外部の電話番号にも転送できますか？
外部電話番号への転送にも対応しています。院内の電話だけでは対応しにくい場合など、医院の運用に応じて転送先を検討できます。
Q. MOT/IVRはいくらから利用できますか？
MOT/IVRは月額2,980円～で利用できます。実際の料金や利用条件は、契約内容や利用する機能などによって異なる場合があります。詳細はお問い合わせください。
まとめ｜歯科医院の電話対応に合わせてIVRを活用
歯科医院では、予約・予約変更・キャンセル・診療時間の確認など、さまざまな電話対応が発生します。IVRを利用すると、電話を受けた際に自動音声で案内し、患者様が選択した番号に応じて担当者や部署へ電話を振り分けることができます。また、診療時間外・休診日の案内を自動化したり、Web予約フォームのURLをSMSで案内したりすることも可能です。IVRを導入する際は、
- ・どのような電話が多いのか
- ・どの電話を担当者へつなぐのか
- ・Web予約へ案内できる電話はないか
- ・診療時間外に何を案内するのか
- ・受付スタッフが対応する必要がある電話は何か
を整理することから始めてみましょう。 MOT/IVRなら月額2,980円～。歯科医院の電話対応に合わせたIVRの活用方法を詳しく知りたい方は、資料をご覧ください。
自社開発のクラウドPBX「MOT/TEL（モッテル）」の立ち上げ期よりプロジェクトに参画。営業・マーケティングの両側面から、累計33,000社以上の導入実績を持つプロダクトの成長を支える。
オンプレミスからクラウドへの移行期における通信インフラの変遷を熟知しており、通信品質やセキュリティ、スマホ内線化の技術的要件に関する深い造詣を持つ。単なるスペック紹介に留まらない、ベンダー視点での「失敗しないPBX選び」を提唱している。
カテゴリ： IVR・電話自動応答 関連キーワード： IVR
株式会社バルテック デジタルマーケティングチーム (執筆)
科医院の電話対応では、「電話を減らす」ことだけを目的にするのではなく、電話をかけてきた患者様をどこへ案内するのが適切かを整理することが重要だと考えています。
例えば、予約担当者につなぐ電話と、Web予約へ案内できる電話では必要な対応が異なります。IVRを導入する前に、実際にどのような電話が多いのかを整理すると、自院に合ったコールフローを設計しやすくなります。